# Créer, transmettre et suivre les factures et les avoirs Comprendre les documents commerciaux, créer une facture ou un avoir, gérer les montants déjà payés et exporter les pièces. Langue : fr Mis à jour : 2026-09-07 Source : https://app.bookelio.app/docs/fr/factures-et-avoirs ## Le rôle des documents dans Bookelio La page Documents regroupe les factures, les notes de crédit — également appelées avoirs — et les documents entrants. Une facture décrit une vente. Un avoir matérialise une correction commerciale. Les encaissements et les remboursements restent suivis séparément dans les [demandes de paiement](/docs/fr/paiements). Ce guide explique le fonctionnement du logiciel, pas le choix du traitement fiscal ou comptable. Faites valider vos taux, justifications d’exonération, règles de numérotation et procédures de correction par la personne responsable de votre comptabilité. ## Préparer les informations nécessaires Avant une première facture, complétez les [paramètres de l’entreprise](/docs/fr/parametres) : raison sociale, identifiant fiscal, adresse, coordonnées et comptes bancaires utiles. Ajoutez votre logo si vous souhaitez le faire apparaître sur les PDF. Vérifiez également l’identité de facturation du client, son pays et son éventuel numéro de TVA. Le document est créé à partir des informations fournies au moment de sa génération. Modifier ensuite une fiche client ou un tarif ne doit pas être considéré comme une correction d’une facture déjà émise. Relisez donc les données avant de valider. ## Créer une facture directement 1. Dans Documents, choisissez Nouveau document et l’onglet Factures. 2. Sélectionnez le client, ou créez-le depuis le formulaire si nécessaire. 3. Vérifiez les coordonnées du vendeur et de l’acheteur. 4. Renseignez la date d’émission. Vous pouvez fournir un numéro de document si votre procédure l’exige ; sinon, laissez Bookelio le générer. 5. Renseignez l’échéance. Une facture de montant supérieur à zéro exige des conditions de paiement, y compris lorsque vous renseignez un montant déjà payé. 6. Ajoutez les lignes : description, quantité, unité, prix unitaire hors TVA, taux et catégorie de TVA. Complétez les justifications d’exonération lorsque le cas le nécessite. 7. Ajoutez éventuellement la référence acheteur et le montant déjà payé. 8. Relisez les totaux puis créez le document. La sélection d’un client peut déclencher une vérification de son éligibilité à l’autoliquidation. L’indication affichée est une aide au paramétrage ; elle ne remplace pas la vérification de la nature de votre opération. Ne choisissez pas un taux nul uniquement pour faire disparaître une erreur de validation. Bookelio contrôle le document structuré lors de sa création. Une erreur peut concerner des informations manquantes, une incohérence de taxe ou de total, ou un service de validation indisponible. Conservez le message exact et corrigez la cause identifiée. ## Créer une facture depuis une demande de paiement Si la vente possède déjà une demande de paiement, ouvrez son détail. L’action de création de facture apparaît lorsqu’aucune facture non supprimée n’est encore liée à cette demande. La confirmation permet de préciser un numéro, une date d’émission et une échéance. Les lignes proviennent de la demande et la facture en reprend la langue. La boîte de dialogue pose aussi une question distincte : faut-il ajouter une opération de paiement terminé ? Choisissez non si le règlement est déjà enregistré ou si vous créez une facture encore à payer. Choisissez oui uniquement lorsque vous devez effectivement enregistrer le paiement correspondant. Cette option ajoute un paiement externe ; elle ne prélève pas le client. Vérifiez particulièrement ce choix sur une demande comportant déjà un acompte afin de ne pas compter deux fois les sommes reçues. ## Utiliser le montant déjà payé Lors de la création directe d’une facture, le champ Montant déjà payé peut enregistrer un règlement reçu auparavant. Ce montant ne peut pas dépasser le total de la facture. Un montant positif crée un paiement externe terminé sur la demande liée. Le document PDF et sa version structurée distinguent le prépaiement du montant restant dû. Exemple : une facture de 300 € avec 100 € déjà reçus doit présenter 200 € à payer. Si le montant dû atteint zéro, le PDF affiche l’indication de paiement correspondante. Pour une facture existante encore impayée, l’action Marquer comme payée est proposée lorsque sa demande liée possède un solde positif. Elle sert à enregistrer un règlement réellement reçu, pas à déclencher un paiement bancaire. ## Créer une note de crédit 1. Ouvrez Nouveau document et choisissez Notes de crédit. 2. Sélectionnez le client concerné. 3. Renseignez les informations du document et les lignes de la correction. 4. Indiquez la référence de la facture d’origine dans le champ prévu lorsqu’elle est pertinente. 5. Contrôlez les montants et les taxes avant de créer l’avoir. La note de crédit dispose de son propre type de document : ne transformez pas arbitrairement toutes les quantités en nombres négatifs. Respectez le sens et les valeurs attendus par le formulaire et votre procédure comptable. Créer un avoir ne transfère pas automatiquement de l’argent au client. Si une somme doit être restituée, traitez aussi le [remboursement du paiement](/docs/fr/paiements). De même, une annulation de formation ou de réservation et la correction des documents constituent des opérations distinctes à vérifier ensemble. ## Consulter, transmettre et exporter Chaque ligne de document propose l’aperçu PDF. Le menu d’actions permet le téléchargement PDF, le téléchargement XML lorsqu’une version structurée existe, l’envoi par e-mail lorsque les conditions sont réunies et l’envoi [Peppol](/docs/fr/peppol). Le PDF est destiné à la lecture humaine. Le XML UBL contient les données structurées utilisées pour les échanges électroniques. Un téléchargement n’envoie rien au client ; l’envoi par e-mail et l’envoi Peppol sont deux actions différentes. Une facture envoyée n’est pas pour autant payée. Filtrez les documents sortants par période et client. Le tri prend en charge notamment le numéro, la date d’émission, l’échéance et le total. L’export rassemble les documents correspondant aux filtres dans une archive ZIP, avec les PDF, les XML ou les deux selon l’option choisie. ## Automatisation et limites importantes Dans Paramètres de facturation, trois réglages sont indépendants : génération après paiement des réservations de créneaux, génération après paiement des formations et génération lors de l’appel du solde d’une formation. Les factures générées après paiement sont envoyées par e-mail et, lorsque possible, par Peppol. Le rappel de solde conserve son lien vers l’interface de paiement. Ces fonctions nécessitent des services d’e-mail et de stockage opérationnels. Le tableau de bord ne propose pas la suppression des factures. Ne cherchez pas à faire disparaître une pièce pour corriger une vente. En cas d’erreur, identifiez la correction appropriée avec votre responsable et examinez les pièces liées depuis la demande de paiement.