# Prendre en main Bookelio Comprendre les espaces de Bookelio, préparer son organisation et choisir le bon parcours pour gérer ses clients, réservations, formations et paiements. Langue : fr Mis à jour : 2026-10-16 Source : https://app.bookelio.app/docs/fr/premiers-pas ## À quoi sert Bookelio ? Bookelio réunit la préparation de votre offre, la gestion des clients, les réservations, les formations et le suivi commercial. Le tableau de bord est destiné à votre équipe. La boutique publique présente les services et les formations aux visiteurs et leur permet de s'inscrire ou de réserver selon votre configuration. Toutes les organisations n'utilisent pas tous les modules. Une équipe de soins peut surtout travailler avec les services et le calendrier ; un organisme de formation avec les dates, participants et attestations ; une structure proposant des cours collectifs avec les séances, listes d'attente et crédits. Cette documentation décrit Bookelio, et non les écrans particuliers d'un site partenaire. Un site connecté peut présenter votre catalogue autrement ou imposer une connexion supplémentaire. Pour le parcours public standard, consultez [la boutique en ligne](/docs/fr/boutique-en-ligne). ## Comprendre les éléments que vous allez manipuler Quelques distinctions évitent des erreurs dès le démarrage : | Élément | Ce qu'il représente | Exemple fictif | | -------------------- | ---------------------------------------------------------------- | ----------------------------------- | | Organisation | L'espace de travail de votre entreprise ou association | Atelier Horizon | | Membre | Une personne de votre équipe disposant d'un accès | Un gestionnaire ou un animateur | | Client | La personne ou l'entreprise à laquelle votre prestation est liée | Une personne qui réserve une séance | | Emplacement et salle | L'adresse puis la ressource utilisée à cette adresse | Centre principal, salle A | | Service | Une prestation réservable sur un créneau | Une séance de 60 minutes | | Réservation | L'occupation d'un créneau par un client | Mardi à 10 h dans la salle A | | Formation et date | Un contenu de formation et l'une de ses éditions | Initiation, édition du 12 octobre | | Demande de paiement | Le montant à régler et son suivi | Une prestation à encaisser | | Document | Une facture ou un avoir | La facture liée à la prestation | Un client n'est pas un membre de votre équipe. Une réservation approuvée ne constitue pas une preuve de paiement. Une demande de paiement n'est pas automatiquement une facture. Conservez ces distinctions lorsque vous consultez les statuts ou traitez une réclamation. ## Se connecter et choisir son organisation ### Prérequis Vous devez disposer d'un compte autorisé à accéder à une organisation. Selon l'installation, la création publique de comptes ou d'organisations peut être désactivée. Si vous ne voyez pas d'option d'inscription, demandez l'accès au responsable de votre organisation plutôt que de chercher à créer un espace parallèle. Si votre session est déjà active, ouvrir la page de connexion ou d'inscription vous renvoie directement au tableau de bord : il n'est pas nécessaire de vous authentifier une seconde fois. 1. Connectez-vous avec votre compte personnel. 2. Vérifiez l'organisation affichée dans le sélecteur en haut du menu latéral. 3. Si vous appartenez à plusieurs organisations, sélectionnez celle dans laquelle vous devez travailler. 4. Contrôlez le nom de l'organisation avant de créer des clients, modifier des tarifs ou envoyer des e-mails. Enregistrez vos modifications avant de changer d’organisation. Le tableau de bord se recharge dans l’organisation choisie. La vue d’ensemble attend sa configuration, ses modules et vos droits avant de charger les indicateurs ; si cette vérification échoue, utilisez **Réessayer**. Un module indisponible ne charge pas ses indicateurs. Les données et les droits dépendent de l'organisation sélectionnée. Retrouver une fiche dans un autre espace ne signifie pas qu'elle sera disponible dans celui que vous utilisez actuellement. ## Se repérer dans le menu Le menu latéral regroupe les outils par usage : - **Planning** : services, réservations, cours collectifs, packs et crédits, formations. - **Ventes** : clients, documents, demandes de paiement, paiements, stock et cartes cadeau. - **Communication** : demandes de contact, listes de diffusion, composition et historique des e-mails. - **Contenu** : formulaires, articles et catégories du blog. - **Paramètres** : coordonnées de l'entreprise, emplacements, membres, droits et intégrations. Dépliez le groupe correspondant pour accéder à une rubrique. La recherche globale reste disponible dans l'en-tête ; les recherches métier se trouvent aussi dans les pages correspondantes. Pour alléger le menu, activez l'icône **Personnaliser le menu**, identifiée par son infobulle, sur la ligne de votre compte en bas du menu latéral, à droite de votre nom et de votre adresse e-mail. Dans la fenêtre, décochez les rubriques à masquer ou utilisez la case d'une section pour agir sur ses rubriques actuellement disponibles. Les cases cochées désignent les rubriques affichées. Choisissez **Enregistrer** pour appliquer vos choix, **Annuler** pour les abandonner ou **Tout afficher** avant d'enregistrer pour réafficher les rubriques masquées en conservant l'ordre des sections. Dans cette même fenêtre, le rang affiché et les commandes **Monter** et **Descendre** permettent de réordonner les sections métier. Une section temporairement indisponible conserve son rang pour son retour ; les nouvelles sections sans rang apparaissent après les sections classées. **Ordre par défaut**, suivi d'**Enregistrer**, rétablit l'ordre initial et efface aussi les rangs des sections momentanément absentes. Les liens **Vue d'ensemble**, **Paramètres** et **Documentation** conservent leur emplacement. La visibilité et l'ordre sont enregistrés dans votre profil personnel et vous suivent sur vos appareils et dans vos organisations. Les liens épinglés suivent aussi la visibilité, sans perdre leur épingle. Pour la visibilité, seules les rubriques masquées sont mémorisées : une nouvelle rubrique ou un module rendu disponible par un changement d'offre apparaît par défaut, même si vous aviez masqué les autres rubriques de sa section. L'icône **Personnaliser le menu** reste accessible pour modifier vos choix. Un menu absent peut donc être masqué dans vos préférences, correspondre à un module non activé pour votre organisation ou nécessiter des droits supplémentaires. La personnalisation ne modifie pas les droits d'accès. Un autre membre peut voir davantage d'outils. Consultez [Équipe et droits](/docs/fr/equipe-et-droits) avant de conclure à une panne. ## Préparer son espace dans le bon ordre ### Étape 1 : vérifier les informations de l'entreprise Dans **Paramètres → Détails de l'entreprise**, vérifiez les informations légales et de contact. Préparez également les paramètres de facturation, la TVA et l'apparence des e-mails si vous utilisez ces fonctions. Ces informations sont importantes pour les documents et communications que vous remettrez à vos clients. Consultez [Paramètres](/docs/fr/parametres) pour distinguer les coordonnées de l'organisation, les règles de facturation et les connexions aux prestataires. Ne transmettez jamais une clé secrète ou un mot de passe dans une description de service ou un champ destiné à la publication. ### Étape 2 : préparer l'équipe et les ressources 1. Vérifiez les membres et leurs droits. 2. Si vous proposez des rendez-vous, créez les emplacements et les salles. 3. Renseignez les horaires d'ouverture et les fermetures exceptionnelles. 4. Affectez les personnes aux lieux et services concernés, puis vérifiez leurs disponibilités. Créer seulement un service ne suffit pas à produire des créneaux. Le lieu, la salle et au moins un membre éligible doivent pouvoir accueillir la prestation. Le guide [Lieux et disponibilités](/docs/fr/lieux-et-disponibilites) détaille cette préparation. ### Étape 3 : choisir votre parcours métier - Pour des rendez-vous à horaires réservables, préparez un [service et ses réservations](/docs/fr/activites-et-reservations). - Pour une formation proposée à des dates définies, préparez une [formation](/docs/fr/formations), puis ses dates et inscriptions. - Pour plusieurs participants sur une même séance, configurez les [cours collectifs](/docs/fr/planning-collectif). Ces parcours répondent à des besoins différents. N'utilisez pas une simple réservation de salle comme substitut aux participants d'une formation si vous avez besoin d'attestations et du suivi propre aux formations. ### Étape 4 : contrôler le parcours client Avant de diffuser un lien, ouvrez le parcours public correspondant et vérifiez le titre, la description, les dates, les lieux et les tarifs. Une consultation du catalogue n'entraîne aucun paiement. En revanche, confirmer une réservation ou un achat peut créer de vraies données et lancer un encaissement : coordonnez tout essai complet avec votre responsable et utilisez l'environnement prévu à cet effet. ## Lire la vue d'ensemble sans confondre les indicateurs La page d'accueil du tableau de bord propose une période de six ou douze mois, des indicateurs financiers et opérationnels, des graphiques et des éléments à surveiller. La période sélectionnée donne le contexte des totaux : comparez toujours des périodes équivalentes. Utilisez cette page pour repérer une anomalie ou un dossier à traiter, puis ouvrez la liste métier pour comprendre le détail. Un encaissement, une facture impayée et une réservation annulée ne décrivent pas le même événement. Les remboursements influencent également la lecture des montants financiers. ## Les premières vérifications en cas de problème ### Je ne retrouve pas une donnée Vérifiez d'abord l'organisation sélectionnée, puis les filtres actifs sur la page. Un filtre de période, de statut ou une recherche restée renseignée peut masquer un résultat existant. N'enregistrez pas immédiatement un doublon. ### Je peux consulter mais pas modifier La consultation et la modification peuvent être autorisées séparément. Demandez au responsable de vérifier votre rôle ; ne partagez pas le compte d'une autre personne pour contourner la restriction. ### Le client dit avoir payé, mais le dossier reste en attente Vérifiez la demande de paiement et les transactions associées. Le retour sur une page de confirmation ne prouve pas à lui seul que le règlement a été confirmé. Suivez [Paiements](/docs/fr/paiements) et évitez d'enregistrer deux fois le même encaissement. ### Quel guide lire ensuite ? Commencez par le parcours que vous utilisez au quotidien, puis les sujets transversaux : [Clients](/docs/fr/clients), [Paiements](/docs/fr/paiements), [Communication](/docs/fr/communication) et [Dépannage](/docs/fr/depannage). Chaque guide précise les conséquences des actions afin de vous aider à intervenir sans perdre le suivi des dossiers.