# Diensten en reservaties beheren

Configureer een prestatie, kies de reservatieregels en beheer tijdsloten, statussen, verplaatsingen en betalingsverzoeken.

Taal : nl
Bijgewerkt op : 2026-09-07
Bron : https://app.bookelio.app/docs/nl/diensten-en-reserveringen

## Dienst, reservatie of opleiding?

In het Bookelio-menu verwijst **Diensten** naar activiteiten die u op een tijdslot kunt reserveren. De dienst beschrijft wat u aanbiedt; de reservatie koppelt een prestatie aan een klant, een tijdstip, een zaal en een lid.

Een individuele behandeling of het exclusief reserveren van een ruimte past binnen deze werkwijze. Gebruik [Opleidingen](/docs/nl/opleidingen) voor opleidingsedities met deelnemers en attesten. Gebruik [Groepslessen](/docs/nl/groepsplanning) voor meerdere afzonderlijke inschrijvingen voor een gezamenlijke sessie.

U werkt vooral in **Planning → Diensten** en **Planning → Reservaties**. Bereid eerst de [locaties, zalen en beschikbaarheid](/docs/nl/locaties-en-beschikbaarheid) en de bevoegde leden voor. Voor betalingen hebt u ook de btw- en betaalinstellingen nodig.

## Een dienst aanmaken of wijzigen

1. Open in **Diensten** het formulier om een dienst aan te maken of de betrokken dienst te bewerken.
2. Vul een duidelijke naam en een beschrijving in die nuttig is voor de klant: inhoud, duur, verloop en praktische informatie.
3. Stel de reservatiestap in en, indien nodig, de schoonmaaktijd na een reservatie.
4. Kies de termijnen voor reserveren en annuleren.
5. Bepaal hoe de zalen bezet worden.
6. Configureer de tarieven, btw en de volledige betaling of betaling met voorschot.
7. Sla op en koppel daarna de betrokken zalen en leden vanuit de dienstenlijst.

Verwar de drie tijdsinstellingen niet:

- De **duur** is de gereserveerde tijd voor de prestatie.
- De **reservatiestap** bepaalt de afstand tussen de aangeboden starturen.
- De **schoonmaaktijd** houdt een marge vrij na de bezetting; als de zaal ook een schoonmaaktijd heeft, geldt de langste duur.

Een dienst met een duur van 60 minuten en een stap van 30 minuten wordt geen prestatie van 30 minuten. De starturen worden alleen volgens een fijner rooster aangeboden, voor zover er beschikbaarheid is.

### Termijnen en bezetting van middelen

Met **Reserveerbaar tot**, uitgedrukt in uren vóór de start, voorkomt u lastminutereservaties. De waarde 2 verhindert bijvoorbeeld een start binnen minder dan twee uur. Het veld leeg laten betekent niet dat tijdsloten in het verleden opnieuw reserveerbaar worden.

**Annuleerbaar tot** bepaalt een annuleringstermijn. Een wijziging van de status van een bestaande reservatie kan worden geweigerd wanneer die termijn niet meer gerespecteerd wordt. Deze instelling is geen terugbetalingsbeleid en garandeert niet dat elke openbare website een annuleringsknop aanbiedt.

Kies voor de bezetting één zaal of alle gekoppelde zalen tegelijk. De tweede werkwijze blokkeert meerdere ruimtes voor dezelfde prestatie; ze moeten dan allemaal beschikbaar zijn.

## De prijs voorbereiden

Het formulier biedt een prijsopbouw met een basisprijs en duur, staffeltarieven en een matrix personen × uren voor prestaties met een variabel tarief. Staffels bepalen een eenheidsprijs vanaf een minimale hoeveelheid. De matrix beschrijft specifieke combinaties van aantal personen, duur en prijs.

Vul combinaties in die overeenstemmen met de opties die u werkelijk aanbiedt. Een ontbrekend bedrag in een matrix betekent niet dat u bij de reservatie zelf een tarief moet bedenken. Controleer het berekende overzicht voordat u bevestigt.

De dienst kan ook **reserveerbare supplementen** bevatten, met een naam, beschrijving, tarief, berekeningswijze en btw-regeling. Beschrijf elk supplement duidelijk genoeg zodat de klant weet wat die kiest. Alleen een beschrijving toevoegen maakt nog geen betalend supplement aan: u moet het in de daarvoor bestemde sectie configureren.

### Volledige betaling of voorschot

In de sectie **Online betaling** kunt u kiezen voor een volledige betaling, een voorschot als percentage of een vast voorschot inclusief btw. Controleer welk bedrag nu gevraagd wordt en welk bedrag nog verschuldigd blijft: een ontvangen voorschot betekent niet dat de volledige prestatie betaald is.

De betaalinstellingen van de dienst bepalen het betaaltraject. Ze vervangen niet de koppeling met de betaaldienstverlener, de controle van transacties of het eventuele aanmaken van een factuur. Raadpleeg [Betalingen](/docs/nl/betalingen).

## Een reservatie aanmaken vanuit het dashboard

1. Open **Reservaties** en vervolgens de actie om een reservatie aan te maken.
2. Selecteer de klant. Controleer de identiteit om een dubbele klantenfiche te vermijden.
3. Kies de dienst, de zaal wanneer die selecteerbaar is en vervolgens het lid.
4. Selecteer de datum en een beschikbaar tijdslot. Vul het aantal personen en de duur in wanneer de dienst deze parameters gebruikt.
5. Voeg eventueel de naam van een begunstigde toe, die kan verschillen van de klant aan wie het dossier gekoppeld is.
6. Controleer de gewenste status.
7. Beslis of u een betalingsverzoek wilt aanmaken.
8. Sla op en controleer het resultaat in de lijst of kalender.

Het formulier biedt ook de mogelijkheid om uren handmatig in te voeren. Gebruik die alleen wanneer u de situatie goed kunt beoordelen: een handmatig ingevoerd uur bewijst niet dat de middelen beschikbaar zijn. Controleer de beperkingen van het team en de zalen voordat u bevestigt.

### Alleen een reservatie of een reservatie met betalingsverzoek

Met de optie **Betalingsverzoek aanmaken** kunt u de bezetting van het tijdslot loskoppelen van de financiële opvolging. Schakelt u de optie uit, dan maakt Bookelio in dit traject alleen de reservatie aan, zonder prijsberekening of betalingsverzoek.

Een op die manier aangemaakte reservatie is niet ‘gratis betaald’: deze handeling heeft eenvoudigweg geen betalingsverzoek gegenereerd. Leg binnen uw organisatie vast waarom u dit doet en volg een eventueel te ontvangen bedrag afzonderlijk op.

## De statussen begrijpen

| Reservatiestatus | Praktische betekenis |
| --- | --- |
| In behandeling | De reservatie is nog niet goedgekeurd; ze kan het tijdslot wel nog bezetten. |
| Goedgekeurd | De reservatie is voor de planning bevestigd. |
| Geannuleerd | De reservatie geldt niet meer als een actieve bezetting van de planning. |

De reservatiestatus en de betaalstatus zijn twee afzonderlijke gegevens. Via het beheerformulier kunt u een goedgekeurde reservatie aanmaken zonder vooraf een betaling te ontvangen. Een betalend openbaar traject wacht daarentegen op de betalingsbevestiging om de reservatie volgens de geldende regels definitief goed te keuren.

Zet de status niet op ‘Goedgekeurd’ alleen omdat een klant een schermafbeelding van een betaling toont. Raadpleeg het betalingsverzoek en de gekoppelde transacties.

## Een reservatie terugvinden en verplaatsen

De pagina biedt de weergaven **Lijst** en **Kalender**. De lijst bevat filters voor periode, status, betaling, dienst en lid, naast een zoekfunctie en paginering. Verwijder onnodige filters als een reservatie lijkt te ontbreken. De kalender toont geannuleerde reservaties niet als actieve bezettingen.

Om een reservatie te verplaatsen:

1. Zoek het juiste dossier op en open de bewerkingsfunctie.
2. Controleer de klant, de dienst en de middelen voordat u de datum of uren wijzigt.
3. Controleer de beschikbaarheid van het nieuwe tijdslot.
4. Bekijk de optie **Via e-mail verwittigen als het tijdslot wijzigt**.
5. Sla op en controleer vervolgens de nieuwe plaats in de planning.

Deze meldingsoptie stuurt alleen een bericht naar de administratie en het toegewezen lid als de datum of het uur wijzigt. Ze garandeert geen e-mail aan de klant: bevestig de wijziging aan de klant volgens uw gebruikelijke procedure. Een aanpassing van de planning mag niet als een automatische nieuwe facturatie worden opgevat.

## Annuleren of verwijderen: twee verschillende gevolgen

De status op **Geannuleerd** zetten bewaart een herkenbaar dossier in de historiek. **Verwijderen**, een actie waarvoor de lijst om bevestiging vraagt, haalt de reservatie weg. Verwijder geen reservatie om te proberen de betaling ervan terug te betalen: de financiële opvolging is een afzonderlijk dossier.

Controleer vóór een annulering de toepasselijke termijnen, de andere betrokken middelen, de nodige communicatie en de al ontvangen bedragen. Een statuswijziging op zich voert geen terugbetaling aan de klant uit.

## Veelvoorkomende problemen oplossen

### Geen beschikbaar tijdslot

Controleer de koppelingen tussen dienst, zaal en lid, de openingsuren, sluitingen, reservaties in behandeling, schoonmaaktijd en reservatietermijn. De gids [Locaties en beschikbaarheid](/docs/nl/locaties-en-beschikbaarheid) bevat een volledige controlelijst.

### Het bedrag komt niet overeen met de prijs op de dienst

Controleer het aantal personen, de duur, staffels, supplementen, btw en een eventueel voorschot. Vergelijk bedragen op dezelfde basis en verwar het totaal van de prestatie niet met het bedrag dat meteen gevraagd wordt.

### De verplaatsing heeft geen e-mail verstuurd

Controleer of er werkelijk een datum of uur gewijzigd is, of de optie aangevinkt was en of de e-mailadressen van de administratie en het lid ingevuld zijn. Raadpleeg daarna [Communicatie](/docs/nl/communicatie) voor de opvolging van verzendingen, zonder de wijziging van het dossier meerdere keren te herhalen.