# Het bedrijf, de facturatie en de diensten instellen

Organiseer de instellingen van Bookelio en vul de bedrijfsidentiteit, btw, thema's en koppelingen met externe diensten in.

Taal : nl
Bijgewerkt op : 2026-10-09
Bron : https://app.bookelio.app/docs/nl/instellingen

## Organisatie instellen

De officiële naam, het btw-nummer, het volledige adres en een geldig e-mailadres zijn verplicht om de organisatiestap te voltooien. Het logo en alle andere gegevens zijn optioneel.

Wanneer de organisatievariabele `onboarding.organization.enabled` op `true` staat,
toont Bookelio de instellingen op volledig scherm: **Je organisatie**, **Je
abonnement** en **Je team**. Legacy-organisaties zien de abonnementsstap niet.
Je kunt vrij tussen stappen wisselen; formulieren blijven tijdens die navigatie
geopend. Sla wijzigingen op voordat je de pagina sluit. Opgeslagen informatie en
voortgang worden met de organisatie gedeeld; je browser onthoudt de laatst
bekeken stap.

Je kunt het proces niet sluiten en het dashboard blijft ontoegankelijk tot alle
stappen voltooid zijn. Een verstuurde uitnodiging volstaat voor de teamstap;
**Instellingen voltooien** voltooit ook een team zonder uitnodigingen. Leden hebben de bijbehorende rechten
nodig om instellingen te wijzigen. Documentatie, afmelden en van organisatie wisselen blijven beschikbaar in de kop, ook wanneer de instellingen nog niet voltooid zijn of niet geladen kunnen worden. Als je bij meerdere organisaties hoort, open je de kiezer met de naam van de huidige organisatie om naar een andere te gaan. Sla wijzigingen op voordat je wisselt; opgeslagen voortgang hoort bij elke organisatie. De gekozen organisatie past haar eigen instellings- en abonnementsvoorwaarden toe.

Niet-legacy-organisaties hebben een abonnement met actieve toegang nodig, ook als
de variabele uitgeschakeld is. Een abonnement dat op betaling wacht, opent het
dashboard niet. Deze beperkingen gelden voor de interface; de bestaande
API-controles voor rechten en modules blijven gelden.

De link **Facturatiegegevens aanvullen** blijft beschikbaar voordat het abonnement geactiveerd is. Sla de gegevens op die pagina op en gebruik daarna de knop terug naar de instellingen of het abonnement om de keuze te hervatten. De gebruikelijke rechten om instellingen te bekijken en te wijzigen blijven vereist.

## De verschillende instellingsniveaus begrijpen

De organisatie-instellingen beïnvloeden de werking van uw hele team: bedrijfsidentiteit, btw, e-mails of automatische facturatie. De voorkeuren in Mijn account hebben betrekking op uw gebruiker of uw persoonlijke lidmaatschap van die organisatie. Daarnaast worden bepaalde mogelijkheden door de platformbeheerder geactiveerd; die kunt u niet vrij instellen in uw dashboard.

Controleer de actieve organisatie voordat u een instelling wijzigt. Als u meerdere ondernemingen beheert, kan een waarde die voor de ene klopt onjuist zijn voor de andere. Het recht om instellingen te bekijken staat los van het recht om ze te wijzigen; neem contact op met een verantwoordelijke als de nodige acties voor u niet beschikbaar zijn.

## Aangepaste velden per organisatie

Kies bij **Instellingen → Aangepaste velden** voor **Klanten**, **Opleidingen** of **Opleidingsdatums**. Definities en waarden behoren uitsluitend tot de actieve organisatie. Fictieve voorbeelden: het taalniveau van een klant, een interne opleidingscode of toegangsinstructies voor één opleidingsdatum.

1. Voeg een label, een vaste technische sleutel, een type en eventueel hulptekst toe.
2. Kies korte tekst, lange tekst, getal, datum, selectievakje, enkele keuze of meerdere keuzes. Voer voor keuzelijsten één optie per regel in.
3. Sla het veld uitdrukkelijk op. De weergavevolgorde, het label en de hulptekst blijven aanpasbaar.
4. Open het bewerkingsformulier van de betrokken fiche. Aangepaste velden staan direct na de hoofdknop voor opslaan, zonder apart kader. Vul de waarden in en klik op **Aangepaste velden opslaan**. Dit staat los van het opslaan van de hoofdfiche; maak een nieuwe fiche eerst aan voordat u de aangepaste velden invult.

Voor configuratie zijn lees- en wijzigingsrechten voor instellingen nodig. Waarden lezen en wijzigen volgt de lees- en wijzigingsrechten van de klanten- of opleidingsmodule. Toegang tot het bewerkingsformulier behoudt de bestaande wijzigingsrechten; er is geen aparte knop of dialoog om waarden te bekijken. Toegang tot de bijbehorende module blijft vereist.

De sleutel en het type kunnen na aanmaak niet worden gewijzigd. Keuzelijsten kunnen nieuwe opties krijgen, maar bestaande opties kunnen niet worden verwijderd of hernoemd. Archiveer een veld om het te vervangen: bestaande waarden blijven alleen-lezen zichtbaar en keren terug bij herstel. De limiet is 100 velden per categorie en organisatie, inclusief gearchiveerde velden, en 100 opties per lijst.

Velden zijn optioneel en intern in Bookelio: ze verschijnen niet op Réservéo, websites of inschrijvingsformulieren, en ook niet automatisch in e-mails, exports of filters. Een waarde wissen verschilt van nul of een uitgevinkt vakje behouden. Bij een opslagconflict moet u herladen en de wijzigingen controleren. Klanten samenvoegen behoudt waarden, maar weigert tegenstrijdige antwoorden voor hetzelfde veld; stem ze eerst op elkaar af voordat u opnieuw samenvoegt.

Velden worden automatisch vernieuwd wanneer u terugkeert naar het tabblad, opnieuw verbinding maakt en elke 30 seconden zolang de pagina actief is en er geen wijzigingen in uitvoering zijn. Bewerken bevriest de weergegeven gegevens om uw concept te beschermen. **Herladen** verschijnt alleen na een fout of conflict: wijzigingen verwerpen vereist bevestiging, en bij een mislukte herlading blijven ze behouden.

## Juridische documenten voor uw websites

Maak in **Organisatie → Juridische documenten** een tekst met een stabiele identificatie
(`mentions-legales`, `confidentialite`, enz.), taal (`fr`, `en`, `nl-BE`), titel en
inhoud in de visuele editor. Gebruik de werkbalk voor koppen, vet/cursief, lijsten,
links en tabellen; het resultaat blijft als Markdown opgeslagen voor uw websites.
Controleer het voorbeeld en sla op. Nieuwe teksten blijven concepten
tot **Dit document publiceren** is aangevinkt. Gepubliceerde inhoud mag niet leeg zijn.
Elke vertaling is apart, zonder automatische terugval naar een andere taal.

Een gepubliceerd document opslaan wijzigt de openbare inhoud onmiddellijk. Vink publicatie
uit om het terug te trekken; verwijderen is definitief na bevestiging. Er is geen historiek
of apart concept van een gepubliceerde versie: bewaar indien nodig een kopie. Lezen,
bewerken en verwijderen vereisen de bijbehorende rechten voor instellingen.

De website kan `organization.legalDocuments.list/get` (API V1-r34) gebruiken, of
`GET /api/v1/organization/{organizationId}/legal-documents/{slug}/{locale}`. Lijsten zijn
gepagineerd en concepten zijn onzichtbaar. De ontwikkelaar moet deze aanvragen koppelen
en de cache verversen; bestaande websites wijzigen niet automatisch. De weergave moet
ruwe HTML uitschakelen en veilige links gebruiken. Publicatie garandeert geen juridische
conformiteit en verzamelt geen toestemming.

## Het Bookelio-abonnement van de organisatie kiezen

Met een Bookelio-facturatieverbinding kan de eigenaar (`owner`) via **Instellingen → Mijn Bookelio-abonnement** een actief plan toepassen zodra de keuze bevestigd is. Als een bedrag verschuldigd is, biedt de pagina **Nu betalen** aan; betalende toegang hangt af van geverifieerde betaling of een ingestelde respijtperiode. Andere bevoegde rollen behouden leestoegang. Plannen bekijken maakt geen abonnement aan. Als het facturatieprofiel onvolledig is en nog geen klant is gekoppeld, vult u de bedrijfsgegevens aan vóór bevestiging. De [abonnementengids](/docs/nl/softwareabonnementen#als-eigenaar-uw-plan-kiezen) beschrijft het eerste abonnement, onmiddellijke wijzigingen, prorata en hervatting.

Plannen komen uitsluitend van de externe leverancier, ook wanneer de URL-verbinding naar dezelfde instantie verwijst. Geen oud lokaal plan, standaardwaarde of instelling per functie vervangt die leverancier. Zonder leverancier krijgt een niet-legacyorganisatie geen toegang tot functies. Een **legacyorganisatie**, expliciet gemarkeerd door een superbeheerder, toont daarentegen haar vrijstelling zonder plankeuze: ze krijgt toegang tot alle globaal actieve functies, onder voorbehoud van de rechten van elk lid. De eigenaar kan die status niet zelf activeren. De status annuleert geen abonnement of openstaande schuld bij de verkoper.

## De bedrijfsidentiteit invullen

1. Open de instellingen voor Bedrijfsgegevens.
2. Vul de juridische naam en het fiscaal identificatienummer met het juiste type in.
3. Controleer het land, de straat, het huisnummer, het eventuele busnummer, de postcode en de gemeente. De landkiezer gebruikt dezelfde volledige, vertaalde lijst als de klantfiches, gegroepeerd in nabijgelegen landen, de Europese Unie en de rest van de wereld.
4. Voeg de gewenste website, het contact-e-mailadres en het telefoonnummer toe.
5. Vul de relevante bankrekeningen in en, waar nodig voor uw gebruik, de naam en handtekening van de verantwoordelijke.
6. Sla op en controleer daarna een voorbeeld van een betrokken document of e-mail.

De weergavenaam waarmee u de organisatie selecteert, vervangt de juridische naam niet. E-mails met de bedrijfsidentiteit gebruiken de ingevulde bedrijfsgegevens; het is dus nuttig om die vóór de eerste verzendingen aan te vullen, niet alleen vóór de eerste factuur.

Controleer de bankgegevens bijzonder zorgvuldig. Het formulier laat meerdere rekeningen en een optie voor het genereren van een QR-code voor de betrokken rekeningen toe. Een rekening in uw instellingen betekent niet dat Bookelio gecontroleerd heeft wie de rekeninghouder is of dat Bookelio overschrijvingen uitvoert.

## Een logo en handtekening toevoegen

Via het logoveld kunt u een afbeelding uploaden, vervangen of verwijderen. U kunt ook een afbeeldingsadres invoeren via het daarvoor bestemde dialoogvenster. Kies bij voorkeur een afbeelding die duidelijk leesbaar is op een lichte achtergrond en controleer de grootte in het voorbeeld van de documenten en e-mails die ze gebruiken.

De bestandsopslag moet werken om bestanden te kunnen uploaden. Als de afbeelding wel in het formulier verschijnt maar niet opgeslagen of opnieuw weergegeven kan worden, bekijkt u eerst de foutmelding voordat u steeds nieuwe versies toevoegt. Een URL uit een externe privéomgeving kan voor een ontvanger ontoegankelijk zijn: gebruik waar mogelijk de aangeboden uploadfunctie.

De naam en handtekening van de verantwoordelijke worden gebruikt in documenten die deze gegevens opnemen, met name opleidingsattesten. Houd de handtekening even zorgvuldig actueel als de andere onderdelen van de bedrijfsidentiteit.

## Het btw-beleid instellen

Met btw-beleidsregels kunt u een tarief en categorie hergebruiken, met uitzonderingen per land. Een beleid heeft een naam, een standaardtarief, een fiscale categorie en, naargelang het geval, vrijstellingsgronden. Via het formulier kunt u ook btw-verlegging en regels per land instellen.

Kies duidelijke namen die bij uw gebruik passen en koppel het beleid daarna aan het betrokken aanbod. Controleer de vooraf ingevulde waarden: een automatisch voorgesteld tarief is geen fiscaal advies voor uw onderneming.

Ingevoerde aanbiedingsprijzen exclusief btw en publieke prijzen inclusief btw zijn niet hetzelfde bedrag. Om een geval te controleren, vertrekt u van de prijs exclusief btw, de klant en het land, en vergelijkt u daarna het resultaat in het betrokken traject. Een beleid wijzigen corrigeert geen facturen die al aangemaakt zijn. Laat de instelling nakijken door uw boekhoudverantwoordelijke als u twijfelt over de te kiezen categorie.

## De facturatieautomatiseringen kiezen

Facturatie-instellingen biedt drie onafhankelijke keuzes:

- Tijdslotreservaties: een factuur aanmaken na betaling.
- Opleidingsinschrijvingen: een factuur aanmaken na betaling.
- Factuur bij het opvragen van het saldo: een factuur aanmaken voor onbetaalde verzoeken wanneer de datum voor het opvragen van de volledige betaling bereikt is.

Elke wijziging wordt opgeslagen via de actie op de instelling. Wacht op de opslagbevestiging. Deze automatiseringen vereisen een geldige e-maildienst en opslag. Facturen die na betaling worden aangemaakt, worden per e-mail en, waar mogelijk, via Peppol verstuurd; de saldoherinnering gebruikt de link naar de betaalpagina.

Het activeren van deze instellingen is geen opdracht om uw volledige historiek opnieuw te genereren. Controleer de volgende verrichtingen en de reeds gekoppelde documenten voordat u handmatig iets extra aanmaakt. De [facturatiegids](/docs/nl/facturen-en-creditnotas) legt uit hoe u betalingen en dubbels controleert.

## E-mails personaliseren

Kies in E-mailthema's een thema en sla op. De beschikbare thema's zijn onder meer Klassiek, Elegant, Corporate, Oceaan, Zonsondergang, Lavendel en Roze. Het voorbeeld helpt om de kleurenpaletten te vergelijken; de functionele inhoud blijft die van de verstuurde berichten.

De footer van organisatie-e-mails bevat het logo en de beschikbare bedrijfsgegevens. Voor een campagne kunt u een ander thema kiezen dan dat van de organisatie, zonder deze algemene instelling te wijzigen. Campagnes in ruwe HTML behouden hun eigen opmaak: ze worden niet automatisch opnieuw ingekleurd. Raadpleeg [Communicatie](/docs/nl/communicatie) om een volledige campagne voor te bereiden.

## Externe diensten koppelen

Via de rubriek Inloggegevens — soms Credentials genoemd — kunt u configuraties toevoegen, wijzigen en verwijderen. Het dashboard biedt momenteel toevoegformulieren voor SMTP en Resend voor e-mailverzending, Mollie voor betalingen, S3 voor opslag, Peppol voor elektronische facturatie, AssemblyAI voor transcriptie en OpenAI om een API-sleutel op te slaan.

De aanbieder hangt af van het gekozen model: `claude-…`-modellen gebruiken de Anthropic-sleutel. Voor OpenAI of Anthropic voegt u een configuratie toe, kiest u OpenAI, voert u de API-sleutel in en slaat u deze op. De sleutel wordt versleuteld en blijft afgeschermd in de lijst. Om deze te vervangen, opent u Bewerken en voert u een nieuwe sleutel in; u kunt de configuratie ook vanuit de lijst verwijderen.

Bookelio ondersteunt ook Stripe-betalingen wanneer die geconfigureerd zijn, maar dit scherm biedt geen formulier om Stripe toe te voegen. Schakel daarvoor de technische verantwoordelijke in, in plaats van te zoeken naar een type dat niet in de lijst staat.

Het platform kan bepaalde standaarddiensten aanbieden wanneer er geen eigen configuratie voor de organisatie is. Een lege lokale lijst betekent dus niet altijd dat er geen werkende dienst is. Omgekeerd kan het toevoegen van een onjuiste configuratie de normale werking van de dienst voor uw organisatie verhinderen. Stem elke verandering van dienstverlener af met uw beheerder.

Deel nooit wachtwoorden en toegangssleutels in een schermafbeelding of supportticket. Verwijder een koppeling niet om ze te 'testen': dat kan e-mails, betalingen of toegang tot bestanden onderbreken. Voor Peppol vereisen de activering van bepaalde toegangen en de ontvangst bovendien een ingreep vanuit het superbeheer.

## Persoonlijke voorkeuren en geavanceerde variabelen

In Mijn account is het dagelijkse reservatieoverzicht optioneel. Activeer het, kies het tijdstip en sla uw profiel op. De testverzendknop vraagt een overzicht van de dag aan met een als test gemarkeerd onderwerp, ook als de dagelijkse verzending niet geactiveerd is. Het tijdstip wordt geïnterpreteerd volgens de tijdzone die het platform ingesteld heeft; het verandert de tijdzone van uw browser niet.

Organisatievariabelen zijn een geavanceerde instelling. De editor toont een waarschuwing omdat een onjuiste waarde de werking van een module of een gekoppelde website kan veranderen. Gebruik de specifieke instellingenschermen wanneer die bestaan en maak geen geraden sleutel aan om een functie te proberen activeren. Sommige interne variabelen zijn beschermd en kunnen niet via deze pagina gewijzigd worden.

## AI-integratie voor notities

Gebruik in **Instellingen → AI-integratie** de OpenAI- of Anthropic-sleutel uit de credentials
en kies een tekstmodel dat Responses ondersteunt. **Modellen laden** haalt de
beschikbare model-ID’s voor deze sleutel op; je kunt ook zelf een ID invoeren.
Sla je keuze op of laat het veld leeg om schrijfhulp uit te schakelen. Lezen
vereist leesrechten voor credentials, wijzigen vereist wijzigingsrechten.

De knop **AI** bij persoonlijke notities, CRM-notities, afspraakverslagen en
werkruimtepagina’s kan teksten verbeteren, herformuleren, inkorten, uitbreiden,
de toon veranderen, vertalen, verder schrijven, een concept genereren, ruwe
notities structureren en het formaat veranderen. Kies een toon, taal, formaat
of instructie voor de actie. Formaten omvatten tekst, lijsten, checklists,
tabellen en verslagen.

Lees het voorstel en kies **Toepassen op notitie** of **Aan notitie toevoegen**.
Het wordt deel van het concept en volgt de gewone opslag; werkruimtepagina’s
behouden automatisch opslaan. Als de notitie tijdens het genereren wijzigt,
genereer dan opnieuw voordat je het voorstel toepast. Rijke notities tonen
tabellen en checklists; tekstnotities bewaren deze in Markdown. Vermeldingen
van leden blijven een aparte expliciete selectie.

Genereren vereist CRM-wijzigingsrechten en de CRM-module en het betaalde pakket Artificiële intelligentie.
De inhoud en instructie worden via het API-account van de organisatie naar
de AI-aanbieder gestuurd en kunnen kosten veroorzaken. Inhoud wordt pas verstuurd na
een klik op **Genereren**. Bij een fout blijft je notitie behouden.

Open in een werkruimtenotitie het menu links van een blok en kies **AI voor dit blok** om alleen dat blok te bewerken. **Toepassen op blok** vervangt het; **Toevoegen na dit blok** behoudt het en voegt het vervolg toe. Andere blokken blijven behouden. Als de notitie intussen verandert, open je de assistent opnieuw om de huidige inhoud te gebruiken.

Selecteer de tekst en klik op **AI** in de opmaakbalk naast vet om een deel van een blok te bewerken. **Toepassen op selectie** vervangt alleen de selectie; een vervolg wordt direct erna ingevoegd.

Bewerkingen behouden de taal van de brontekst, ook als de interface of toonlabels een andere taal gebruiken. Alleen **Vertalen** gebruikt de doeltaal. Geef voor een leeg concept de taal op in je instructie; zonder aanwijzing wordt de interfacetaal als terugval gebruikt.

## Chatten met de AI-assistent

Open **Artificiële intelligentie → AI-assistent**. Het betaalde pakket Artificiële intelligentie,
AI-leesrechten en AI-chatrechten zijn vereist. De module Integraties blijft vereist voor de configuratie. Configureer een OpenAI- of Anthropic-sleutel
bij Credentials en een model bij **AI-integratie**. De chatbot gebruikt dezelfde
instellingen als de schrijfassistent voor notities.

Schrijf een bericht en klik op **Versturen**. Het eerste bericht maakt een
gesprek; kies links een gesprek om het voort te zetten. Gesprekken zijn privé
voor je lidmaatschap in de huidige organisatie. Laad oudere gesprekken of
berichten met de bijbehorende knoppen. Alleen het berichtgedeelte scrolt;
het invoerveld en de bediening blijven zichtbaar.

Het antwoord verschijnt geleidelijk met opmaak. Bij een onderbreking wordt
gedeeltelijke tekst als onvolledig gemarkeerd en blijft je concept bewaard; er
wordt niet automatisch opnieuw verstuurd.

Berichten worden als geschiedenis bewaard en naar de AI-aanbieder gestuurd voor een
antwoord, met mogelijke API-kosten. De assistent heeft geen toegang tot je taken,
projecten, klanten of notities. Controleer bij een fout eerst de geschiedenis
voordat je opnieuw verstuurt; je concept blijft beschikbaar.