# Het bedrijf, de facturatie en de diensten instellen Organiseer de instellingen van Bookelio en vul de bedrijfsidentiteit, btw, thema's en koppelingen met externe diensten in. Taal : nl Bijgewerkt op : 2026-09-07 Bron : https://app.bookelio.app/docs/nl/instellingen ## De verschillende instellingsniveaus begrijpen De organisatie-instellingen beïnvloeden de werking van uw hele team: bedrijfsidentiteit, btw, e-mails of automatische facturatie. De voorkeuren in Mijn account hebben betrekking op uw gebruiker of uw persoonlijke lidmaatschap van die organisatie. Daarnaast worden bepaalde mogelijkheden door de platformbeheerder geactiveerd; die kunt u niet vrij instellen in uw dashboard. Controleer de actieve organisatie voordat u een instelling wijzigt. Als u meerdere ondernemingen beheert, kan een waarde die voor de ene klopt onjuist zijn voor de andere. Het recht om instellingen te bekijken staat los van het recht om ze te wijzigen; neem contact op met een verantwoordelijke als de nodige acties voor u niet beschikbaar zijn. ## De bedrijfsidentiteit invullen 1. Open de instellingen voor Bedrijfsgegevens. 2. Vul de juridische naam en het fiscaal identificatienummer met het juiste type in. 3. Controleer het land, de straat, het huisnummer, het eventuele busnummer, de postcode en de gemeente. 4. Voeg de gewenste website, het contact-e-mailadres en het telefoonnummer toe. 5. Vul de relevante bankrekeningen in en, waar nodig voor uw gebruik, de naam en handtekening van de verantwoordelijke. 6. Sla op en controleer daarna een voorbeeld van een betrokken document of e-mail. De weergavenaam waarmee u de organisatie selecteert, vervangt de juridische naam niet. E-mails met de bedrijfsidentiteit gebruiken de ingevulde bedrijfsgegevens; het is dus nuttig om die vóór de eerste verzendingen aan te vullen, niet alleen vóór de eerste factuur. Controleer de bankgegevens bijzonder zorgvuldig. Het formulier laat meerdere rekeningen en een optie voor het genereren van een QR-code voor de betrokken rekeningen toe. Een rekening in uw instellingen betekent niet dat Bookelio gecontroleerd heeft wie de rekeninghouder is of dat Bookelio overschrijvingen uitvoert. ## Een logo en handtekening toevoegen Via het logoveld kunt u een afbeelding uploaden, vervangen of verwijderen. U kunt ook een afbeeldingsadres invoeren via het daarvoor bestemde dialoogvenster. Kies bij voorkeur een afbeelding die duidelijk leesbaar is op een lichte achtergrond en controleer de grootte in het voorbeeld van de documenten en e-mails die ze gebruiken. De bestandsopslag moet werken om bestanden te kunnen uploaden. Als de afbeelding wel in het formulier verschijnt maar niet opgeslagen of opnieuw weergegeven kan worden, bekijkt u eerst de foutmelding voordat u steeds nieuwe versies toevoegt. Een URL uit een externe privéomgeving kan voor een ontvanger ontoegankelijk zijn: gebruik waar mogelijk de aangeboden uploadfunctie. De naam en handtekening van de verantwoordelijke worden gebruikt in documenten die deze gegevens opnemen, met name opleidingsattesten. Houd de handtekening even zorgvuldig actueel als de andere onderdelen van de bedrijfsidentiteit. ## Het btw-beleid instellen Met btw-beleidsregels kunt u een tarief en categorie hergebruiken, met uitzonderingen per land. Een beleid heeft een naam, een standaardtarief, een fiscale categorie en, naargelang het geval, vrijstellingsgronden. Via het formulier kunt u ook btw-verlegging en regels per land instellen. Kies duidelijke namen die bij uw gebruik passen en koppel het beleid daarna aan het betrokken aanbod. Controleer de vooraf ingevulde waarden: een automatisch voorgesteld tarief is geen fiscaal advies voor uw onderneming. Ingevoerde aanbiedingsprijzen exclusief btw en publieke prijzen inclusief btw zijn niet hetzelfde bedrag. Om een geval te controleren, vertrekt u van de prijs exclusief btw, de klant en het land, en vergelijkt u daarna het resultaat in het betrokken traject. Een beleid wijzigen corrigeert geen facturen die al aangemaakt zijn. Laat de instelling nakijken door uw boekhoudverantwoordelijke als u twijfelt over de te kiezen categorie. ## De facturatieautomatiseringen kiezen Facturatie-instellingen biedt drie onafhankelijke keuzes: - Tijdslotreservaties: een factuur aanmaken na betaling. - Opleidingsinschrijvingen: een factuur aanmaken na betaling. - Factuur bij het opvragen van het saldo: een factuur aanmaken voor onbetaalde verzoeken wanneer de datum voor het opvragen van de volledige betaling bereikt is. Elke wijziging wordt opgeslagen via de actie op de instelling. Wacht op de opslagbevestiging. Deze automatiseringen vereisen een geldige e-maildienst en opslag. Facturen die na betaling worden aangemaakt, worden per e-mail en, waar mogelijk, via Peppol verstuurd; de saldoherinnering gebruikt de link naar de betaalpagina. Het activeren van deze instellingen is geen opdracht om uw volledige historiek opnieuw te genereren. Controleer de volgende verrichtingen en de reeds gekoppelde documenten voordat u handmatig iets extra aanmaakt. De [facturatiegids](/docs/nl/facturen-en-creditnotas) legt uit hoe u betalingen en dubbels controleert. ## E-mails personaliseren Kies in E-mailthema's een thema en sla op. De beschikbare thema's zijn onder meer Klassiek, Elegant, Corporate, Oceaan, Zonsondergang, Lavendel en Roze. Het voorbeeld helpt om de kleurenpaletten te vergelijken; de functionele inhoud blijft die van de verstuurde berichten. De footer van organisatie-e-mails bevat het logo en de beschikbare bedrijfsgegevens. Voor een campagne kunt u een ander thema kiezen dan dat van de organisatie, zonder deze algemene instelling te wijzigen. Campagnes in ruwe HTML behouden hun eigen opmaak: ze worden niet automatisch opnieuw ingekleurd. Raadpleeg [Communicatie](/docs/nl/communicatie) om een volledige campagne voor te bereiden. ## Externe diensten koppelen Via de rubriek Inloggegevens — soms Credentials genoemd — kunt u configuraties toevoegen, wijzigen en verwijderen. Het dashboard biedt momenteel toevoegformulieren voor SMTP en Resend voor e-mailverzending, Mollie voor betalingen, S3 voor opslag en Peppol voor elektronische facturatie. Bookelio ondersteunt ook Stripe-betalingen wanneer die geconfigureerd zijn, maar dit scherm biedt geen formulier om Stripe toe te voegen. Schakel daarvoor de technische verantwoordelijke in, in plaats van te zoeken naar een type dat niet in de lijst staat. Het platform kan bepaalde standaarddiensten aanbieden wanneer er geen eigen configuratie voor de organisatie is. Een lege lokale lijst betekent dus niet altijd dat er geen werkende dienst is. Omgekeerd kan het toevoegen van een onjuiste configuratie de normale werking van de dienst voor uw organisatie verhinderen. Stem elke verandering van dienstverlener af met uw beheerder. Deel nooit wachtwoorden en toegangssleutels in een schermafbeelding of supportticket. Verwijder een koppeling niet om ze te 'testen': dat kan e-mails, betalingen of toegang tot bestanden onderbreken. Voor Peppol vereisen de activering van bepaalde toegangen en de ontvangst bovendien een ingreep vanuit het superbeheer. ## Persoonlijke voorkeuren en geavanceerde variabelen In Mijn account is het dagelijkse reservatieoverzicht optioneel. Activeer het, kies het tijdstip en sla uw profiel op. De testverzendknop vraagt een overzicht van de dag aan met een als test gemarkeerd onderwerp, ook als de dagelijkse verzending niet geactiveerd is. Het tijdstip wordt geïnterpreteerd volgens de tijdzone die het platform ingesteld heeft; het verandert de tijdzone van uw browser niet. Organisatievariabelen zijn een geavanceerde instelling. De editor toont een waarschuwing omdat een onjuiste waarde de werking van een module of een gekoppelde website kan veranderen. Gebruik de specifieke instellingenschermen wanneer die bestaan en maak geen geraden sleutel aan om een functie te proberen activeren. Sommige interne variabelen zijn beschermd en kunnen niet via deze pagina gewijzigd worden.