# Opleidingen en evenementen organiseren

Een catalogus opbouwen, data plannen, capaciteit en tarieven bepalen en vervolgens inschrijvingen en communicatie voorbereiden.

Taal : nl
Bijgewerkt op : 2026-09-07
Bron : https://app.bookelio.app/docs/nl/opleidingen

## Opleiding, evenement en datum: drie verschillende begrippen

In Bookelio beschrijft een opleidingsfiche een aanbod: titel, beschrijving, basisprijs, duur, categorieën en communicatie-instellingen. In dezelfde module kunt u het type **Evenement** kiezen wanneer het aanbod geen opleiding is.

Een **datum** is een concrete editie van dat aanbod, met eigen uren, locatie en capaciteit. Deelnemers schrijven zich in voor een datum, niet alleen voor de algemene titel van de opleiding. Een aanbod kan dus meerdere data hebben zonder dat u de volledige presentatie moet kopiëren.

Voorbeeld: maak een fiche 'Onthaal van nieuwe medewerkers' aan en vervolgens een datum in oktober en een andere in november. Elke datum heeft een eigen inschrijvingslijst, capaciteit en eventueel een specifieke prijs.

Toegang: **Dashboard → Opleidingen**. Bereid een passende btw-regeling voor en controleer of uw rol opleidingen mag aanmaken of bewerken.

## Een aanbod aanmaken

1. Open **Opleidingen** en vervolgens **Opleiding aanmaken**.
2. Selecteer het type aanbod: opleiding of evenement.
3. Voer een duidelijke titel en een beschrijving in die de inhoud, de doelgroep en de praktische informatie toelichten.
4. Vul indien nodig de gegevens voor de publieke presentatie aan: afbeelding, ondertitel, URL-identificatie en uitgelichte weergave.
5. Vul de basisprijs en de btw-regeling in.
6. Geef de duur in dagen en/of uren op als die informatie relevant is.
7. Kies eventueel categorieën en een tariefgroep.
8. Configureer termijnbetaling als u een eerste betaling wilt aanbieden.
9. Sla op en open vervolgens de details van het aanbod om de eerste datum aan te maken.

De publieke gegevens kunnen worden overgenomen door een website die met Bookelio verbonden is. Dat ze in de fiche staan, garandeert op zichzelf niet dat elke integratie ze op dezelfde manier weergeeft. Controleer ook de website die uw klanten daadwerkelijk gebruiken.

De optie voor een **beschermde dienst met goedkeuring door een beheerder vóór betaling** dient voor aanbiedingen waarbij de aanvraag moet worden beoordeeld voordat er betaald wordt. Ze geeft aan dat inschrijvingsaanvragen worden aangemaakt zonder onmiddellijk naar de betaling door te sturen. Controleer vóór u die activeert of uw team en de verbonden website de opvolging van die aanvragen ondersteunen. Stel een aanvraag die nog moet worden goedgekeurd niet voor als een betalingsbevestiging.

### Categorieën en tariefgroepen

**Categorieën**, in de interface aangeduid als **Activiteitstypes**, delen de catalogus in volgens thema. Via het categoriebeheer kunt u ze in categorieën en subcategorieën structureren.

**Tariefgroepen** dienen om kortingsregels toe te passen. Verwar ze niet met inhoudelijke categorieën. Twee opleidingen in dezelfde categorie krijgen niet automatisch dezelfde kortingen als ze niet aan de juiste tariefgroep gekoppeld zijn.

Raadpleeg [Tarieven en kortingen](/docs/nl/tarieven-en-kortingen) voordat u een beleid voor getrouwheids- of vroegboekkortingen vastlegt.

### Opleidingsduur en kalenderperiode

De duur in dagen of uren is een gegeven dat onder meer voor attesten en bepaalde kortingen wordt gebruikt. De einddatum beschrijft de werkelijke periode van de sessie. Die gegevens hebben verschillende functies: een opleiding die over twee kalenderdata loopt, telt bij een korting niet automatisch als twee opleidingsdagen.

Vul de relevante duur uitdrukkelijk in en controleer die voordat u attesten aanmaakt. Een ontbrekende duur telt als nul bij een regel die op dagen of uren gebaseerd is.

## Een datum toevoegen

1. Open de details van de opleiding.
2. Kies bij **Data** de actie **Datum toevoegen**.
3. Vul het begin en indien nodig het einde in.
4. Stel het maximale aantal deelnemers in.
5. Vul de locatie of nuttige praktische aanwijzingen in.
6. Activeer eventueel de wachtlijst.
7. Laat de velden voor afwijkende waarden leeg om de algemene waarden te behouden, of vul waarden in die specifiek voor deze datum gelden.
8. Selecteer eventueel een gepubliceerd formulier voor deze sessie.
9. Sla op en controleer het overzicht van de datum.

Een datum kan de prijs, btw-regeling, duur en eerste betaling van de opleiding vervangen. Zo kan een intensieve editie een ander tarief en een andere duur hebben, terwijl ze binnen dezelfde catalogus blijft. Het overzicht toont de specifieke waarden en de waarden die standaard worden overgenomen.

Vervang een prijs niet door nul om aan te geven dat de gebruikelijke prijs moet worden toegepast. Een leeg veld voor een afwijkende waarde betekent dat de algemene waarde wordt overgenomen; nul is een specifiek bedrag.

## Capaciteit en wachtlijst

De tabel met data toont de plaatsen en, wanneer van toepassing, het aantal personen op de wachtlijst. Het maximumaantal geldt voor bevestigde inschrijvingen. Een persoon op de wachtlijst mag niet als iemand met een bevestigde plaats worden beschouwd.

Bij de inschrijving wordt de capaciteit opnieuw gecontroleerd. Twee beheerders kunnen hetzelfde aantal beschikbare plaatsen zien, maar een reservering die intussen wordt aangemaakt, kan de situatie veranderen op het moment van bevestigen.

Om meerdere deelnemers samen in te schrijven, moet er plaats zijn voor de volledige groep. Bookelio kan de groep op de wachtlijst plaatsen als de capaciteit niet volstaat en die optie geactiveerd is. Ook om een groep van de wachtlijst te bevestigen, moeten er voldoende plaatsen zijn voor alle betrokken deelnemers. U vindt het verloop in [Inschrijvingen en attesten](/docs/nl/inschrijvingen-en-attesten).

## Betalingen in termijnen voorbereiden

Termijnbetaling wordt ingesteld op het niveau van de opleiding, met een eerste termijn exclusief btw. Een datum kan dat bedrag vervangen. Bij een inschrijving voor meerdere deelnemers wordt het ingestelde bedrag per deelnemer voor de groep meegerekend.

De datum biedt ook een **Datum aanvraag volledige betaling** voor het opvragen van het saldo. Deze instelling maakt het mogelijk een verzoek voor onbetaalde saldi te versturen zolang de opleiding nog niet is gestart. Ze betekent niet dat op die datum automatisch een betaling wordt geïnd.

Controleer de data en de e-mailconfiguratie voordat u op deze verzendingen vertrouwt. Gebruik de opvolging van [betalingen](/docs/nl/betalingen) voor bedragen die al ontvangen zijn en verzoeken die zijn aangemaakt.

## Berichten aan deelnemers voorbereiden

Met de hulpmiddelen voor e-mailpersonalisatie kunt u berichten voor de opleiding voorbereiden en ze indien nodig voor een specifieke datum aanpassen. Een aangepaste versie voor een datum kan het overeenkomstige algemene sjabloon vervangen.

Controleer vóór een verzending de titel, uren, locatie, ontvanger en eventuele variabelen in het bericht. Een locatiewijziging in de fiche betekent niet dat deelnemers al automatisch een melding hebben ontvangen: gebruik het daarvoor bestemde verzendhulpmiddel wanneer u hen moet informeren.

E-mails met attesten maken deel uit van een afzonderlijk proces: daarvoor moet eerst de aanwezigheid worden geregistreerd. Het aanmaken en versturen van een attest wordt in de handleiding over inschrijvingen uitgelegd.

## Terugvinden, bewerken en verwijderen

De catalogus kan op titel, volgende datum of prijs worden gesorteerd. Sorteer op de volgende datum om naderende sessies voor te bereiden en open de details van elk aanbod om de bijbehorende data te bekijken.

Controleer na een wijziging vooral de afwijkende waarden op datumniveau: de algemene prijs aanpassen vervangt geen specifieke prijs die al voor een editie is ingevuld.

Een datum verwijderen is een onomkeerbare handeling; de bevestiging vermeldt dat ook de inschrijvingen worden verwijderd. Gebruik die actie niet alleen om een annulering aan te geven of als terugbetaling. Bekijk vóór u een bestaande datum verwijdert de inschrijvingen, betalingen en nodige communicatie. Financiële handelingen en het informeren van deelnemers moeten nog steeds uitdrukkelijk worden afgehandeld.

## Controles vóór de inschrijvingen opengaan

- De titel en het type aanbod zijn correct.
- De datum, uren, locatie en capaciteit komen overeen met de geplande editie.
- De afwijkende bedragen op datumniveau zijn bewust ingesteld.
- De duur is ingevuld als die voor attesten of kortingen wordt gebruikt.
- Het gekoppelde formulier is gepubliceerd en niet gearchiveerd.
- De betalingsvoorwaarden en berichten zijn nagelezen.

Als een aanbod op de publieke website lijkt te ontbreken terwijl het in Bookelio bestaat, maak dan onderscheid tussen de catalogus in het dashboard en de weergaveregels van de verbonden website. Controleer de datum en de publieke gegevens en laat indien nodig de integratie nakijken.