Opleidingskortingen begrijpen en testen

Waar wordt een korting toegepast?

Bookelio past de regels toe van de tariefgroep die aan de opleiding gekoppeld is. De startprijs is de specifieke prijs van de datum als die ingevuld is; anders wordt de prijs van de opleiding gebruikt. De korting wordt op die eenheidsprijs exclusief btw toegepast.

Bij een inschrijving voor meerdere deelnemers wordt het resultaat per eenheid toegepast op het aantal deelnemers. Het uiteindelijke bedrag houdt vervolgens, indien van toepassing, rekening met een handmatige aanpassing en de btw die voor de klant geldt.

Toegang: Dashboard → Opleidingen → Tariefgroepen voor de instellingen, en de kortingssimulator op dezelfde pagina om een geval te verklaren. Zorg dat de opleidingen aan de juiste groep gekoppeld zijn en dat de klantfiche een betrouwbaar e-mailadres bevat.

Duidelijke regels instellen

1. Open het beheer van tariefgroepen en maak de gewenste groep aan of bewerk ze.
2. Geef de regels een duidelijke naam zodat u het resultaat bij een inschrijving kunt herkennen.
3. Kies een korting als percentage of als vast bedrag.
4. Vul de relevante voorwaarden in: historiek, vereiste tijd tussen inschrijving en opleiding en/of uiterste opleidingsdatum.
5. Kies voor een historiekvoorwaarde de telmethode, de drempel en welke data mogen meetellen.
6. Controleer of de regel actief is en sla vervolgens op.
7. Selecteer in de opleidingsfiche de bijbehorende groep.
8. Test meerdere scenario's voordat u deze regel voor nieuwe inschrijvingen gebruikt.

Een regel kan meerdere voorwaarden combineren. In dat geval moeten ze allemaal vervuld zijn. Een regel zonder historiekvoorwaarde, zonder vroegboekvoorwaarde en zonder uiterste datum wordt niet toegepast alleen omdat er een kortingsbedrag is ingevuld.

Beschikbare voorwaarden

Aantal data, dagen of uren

De historiek kan op drie manieren worden beoordeeld:

• het aantal verschillende opleidingsdata;
• de som van de duur in dagen;
• de som van de duur in uren.

Dezelfde datum telt maar één keer mee, ook wanneer dezelfde klant meerdere deelnemers heeft ingeschreven. De datum waarvoor de nieuwe prijs wordt berekend, wordt uitgesloten van de eigen historiek.

De dagen en uren komen uit de duur die in Bookelio is ingevuld: eerst de specifieke duur van de datum en daarna de algemene duur van de opleiding. Een ontbrekende waarde telt als nul. De duur wordt niet automatisch afgeleid uit het verschil tussen de begin- en einddatum.

Tijdsvenster en groep

De grenzen voor dagen in het verleden en in de toekomst worden berekend rond de geteste opleidingsdatum, niet rond de dag waarop u de simulator opent. De grensdagen tellen mee. Een niet-ingevulde limiet legt aan die kant geen grens op.

De regel kan alleen data uit dezelfde tariefgroep meetellen, alleen data met een tariefgroep of een ruimere historiek, afhankelijk van de gekozen opties. Een bekende inschrijving van de klant kan dus buiten een regel vallen omdat ze tot een andere groep behoort of buiten het tijdsvenster ligt.

Vroegboeking en uiterste datum

De vroegboekvoorwaarde vergelijkt de inschrijvingsdatum met de opleidingsdatum. Als de regel minstens 30 dagen vooraf vereist, voldoet een voldoende vroege inschrijving aan die voorwaarde; een late inschrijving voldoet er niet aan.

De uiterste datum slaat op de opleidingsdatum. Een opleiding die op de uiterste dag plaatsvindt, komt nog in aanmerking; een opleiding na die datum niet. Verwar die voorwaarde niet met een uiterste boekingsdatum: het is de vroegboektermijn die de inschrijving met de opleiding vergelijkt.

Welke historiek wordt werkelijk meegerekend?

De gebruikelijke berekening zoekt binnen de huidige organisatie naar inschrijvingen die gekoppeld zijn aan het e-mailadres van de facturatieklant, zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters. Het adres van de deelnemer wordt niet als identificatie voor deze zoekopdracht gebruikt.

Een datum moet minstens één voltooide betaling op een gekoppeld verzoek hebben om in die historiek te worden opgenomen. Dat betekent niet noodzakelijk dat de volledige inschrijving betaald is: een daadwerkelijk geregistreerde eerste termijn kan aan dit criterium voldoen. Een onbetaald betalingsverzoek alleen volstaat daarentegen niet.

Zonder facturatie-e-mailadres vinden de historiekvoorwaarden eerdere inschrijvingen niet op dezelfde manier terug. Een regel met alleen een vroegboekvoorwaarde kan wel worden toegepast, omdat die niet van de historiek afhangt.

De berekening gebruikt aanwezigheid niet als bewijs van betaling. 'Heeft deelgenomen', 'heeft een inschrijving' en 'heeft een voltooide betaling' zijn dus drie afzonderlijke controles.

Er wordt maar één korting gekozen

Kortingen worden niet opgeteld. Van de regels die in aanmerking komen, kiest Bookelio degene die het hoogste kortingsbedrag oplevert. Bij een gelijk bedrag bepaalt hun positie welke regel voorrang krijgt. De korting is begrensd op de startprijs: ze maakt die prijs niet negatief.

Fictief voorbeeld: een datum kost 200 € exclusief btw. De klant komt in aanmerking voor 10 % korting, dus 20 €, en voor een vaste korting van 30 €. De vaste korting wordt gekozen en de prijs wordt 170 € exclusief btw. De twee regels leveren samen geen korting van 50 € op.

Voor twee deelnemers komt dat neer op 340 € exclusief btw, vóór een eventuele handmatige aanpassing en de btw-berekening. De kortingssimulator toont het resultaat per eenheid.

Een scenario testen zonder inschrijvingen te wijzigen

De simulator is een hulpmiddel voor foutopsporing dat alleen leest. Hij hergebruikt de kortingsberekening en maakt geen inschrijving, betaling of echte nieuwe datum aan.

1. Open de simulator vanuit Opleidingen.
2. Selecteer een klant. De data uit diens historiek zijn standaard geselecteerd.
3. Kies een datum uit de catalogus als basis voor het scenario. Die levert de prijs en de regels van de opleiding.
4. Wijzig indien nodig de gesimuleerde opleidingsdatum en de inschrijvingsdatum.
5. Vink data uit de historiek aan of uit om verschillende hypotheses te vergelijken.
6. Gebruik de weergave van alle data om hypothetische data uit de catalogus toe te voegen.
7. Lees de berekening en de details van elke regel. Het resultaat wordt bijgewerkt wanneer het scenario geldig is.

De gesimuleerde datum verplaatsen plant de echte sessie niet opnieuw in en verplaatst de andere data in de historiek niet. Zo kunt u bijvoorbeeld een inschrijving vandaag met een vroegere inschrijving vergelijken zonder de planning aan te passen.

Geselecteerd betekent niet noodzakelijk meegeteld

Alle data van de klant kunnen aanvankelijk aangevinkt zijn, maar normaal worden alleen data die aan het betalingscriterium voldoen in de berekening opgenomen. De selectie stelt uw scenario voor; elke regel past nog steeds de eigen voorwaarden voor groep, tijdsvenster en drempel toe.

De optie om data als betaald te beschouwen, dient uitsluitend om een hypothese bij foutopsporing te testen. Activeer ze om het effect van toekomstige betalingen of kunstmatig toegevoegde data te bekijken. Ze markeert geen enkele betaling als voltooid. Schakel ze uit om het scenario met de werkelijk geregistreerde situatie te vergelijken.

Met de acties om de historiek te herstellen en alles te deselecteren, kunt u snel terugkeren naar de data van de klant of opnieuw beginnen met een lege historiek.

De details van het resultaat lezen

De samenvatting toont de oorspronkelijke prijs, de korting en de verlaagde prijs exclusief btw, samen met de tariefgroep. De regels worden weergegeven als gekozen, in aanmerking komend of afgewezen.

Een regel die in aanmerking komt, wordt mogelijk niet gekozen als een andere regel een betere korting biedt. Bekijk bij een afgewezen regel de reden: de regel is niet actief, de drempel is niet bereikt, de inschrijving is niet vroeg genoeg, de uiterste datum is overschreden of de configuratie is onvolledig.

De details tonen ook de meegetelde waarde, de drempel, het tijdsvenster, welke groepen mogen meetellen en de data die daadwerkelijk zijn meegerekend. Die lijst verklaart waarom drie aangevinkte data soms maar één geldige datum opleveren.

Een verschil met een inschrijving verklaren

Controleer achtereenvolgens de facturatieklant en het e-mailadres, de gebruikte datum, de specifieke sessieprijs, de voltooide betalingen, de duur, de tariefgroep en de inschrijvingsdatum. Schakel vóór de vergelijking elke veronderstelling over betalingen uit.

De simulator vervangt ten slotte niet het volledige inschrijvingsoverzicht: hij berekent niet de btw van de klant, het uiteindelijke aantal deelnemers of een handmatig ingevoerd bedrag exclusief btw. Gebruik Inschrijvingen en attesten om het daadwerkelijk gevraagde bedrag te controleren.