Cadeaubonnen aanmaken en opvolgen

Wat is een cadeaubon?

Met een cadeaubon kan iemand een code gebruiken in een geschikt traject om een prestatie geheel of gedeeltelijk te dekken. De bon heeft een type, een status en, afhankelijk van het geval, een aantal sessies, een saldo in euro of een aantal gebruiksbeurten.

Open in het dashboard Verkoop → Cadeaubonnen. Deze module moet geactiveerd zijn en uw rol moet de gewenste acties toelaten. Aanmaken via het beheer en openbaar aankopen zijn niet hetzelfde: bij een openbare aankoop is betaling nodig vóór de activering, terwijl een handmatig aangemaakte bon op zich geen betaalde verkoop is.

Cadeaubonnen zijn niet hetzelfde als de beurtenkaarten voor groepslessen. Beurtenkaarten volgen een ander systeem, dat wordt uitgelegd in Groepsplanning.

Het juiste type kiezen

Het beheerformulier biedt vier types aan:

Een bon met een ‘vast bedrag’ van € 50 en een bon met een ‘herbruikbaar bedrag’ van € 50 hebben dus niet hetzelfde effect. De eerste is een saldo dat geleidelijk wordt opgebruikt. De tweede kan bij elk toegestaan gebruik tot € 50 toekennen: controleer de limiet voordat u de code deelt.

Herbruikbare bonnen kunnen een beperkt of onbeperkt aantal gebruiksbeurten hebben. Geen gebruikslimiet instellen heft een eventuele vervaldatum niet op. Behandel vooral onbeperkt herbruikbare codes als gevoelige toegangsmiddelen.

Een bon aanmaken vanuit het dashboard

1. Open de aanmaakfunctie in Cadeaubonnen.
2. Kies het type bon.
3. Selecteer voor een bon in sessies de dienst en het aantal sessies.
4. Vul bij een bon in bedrag het bedrag in; vul bij een percentage een positieve waarde van maximaal 100% in.
5. Stel voor een herbruikbaar type een gebruikslimiet in als u die wilt toepassen.
6. Laat de code leeg om automatisch een code te laten genereren of vul een eigen code in.
7. Koppel eventueel een klant en vul de gegevens van de begunstigde, de vervaldatum, het bericht, het leveringsadres of nuttige opmerkingen in.
8. Lees het type en de hoeveelheid zorgvuldig na voordat u de bon aanmaakt.
9. Zoek de bon op in de lijst en controleer de status en het saldo.

Eigen codes bestaan uit letters, cijfers en koppeltekens en zijn 4 tot 64 tekens lang. Een code die al gebruikt is, kan niet opnieuw dienen om een andere bon binnen dezelfde organisatie aan te maken.

Een klant koppelen maakt de opvolging eenvoudiger. Dat betekent niet dat de identiteit van iedereen die de code in een openbaar traject gebruikt automatisch gecontroleerd wordt. Publiceer codes niet en zet ze niet in documenten die voor iedereen toegankelijk zijn.

Handmatig aanmaken int de prijs van de bon niet

Het beheerformulier maakt de bon en de gebruiksrechten aan; het start geen betaling door de koper. Gebruikt u dit voor een verkoop door uw team? Volg de betaling dan op via het geschikte financiële traject. Beschouw het beginsaldo niet als een bewijs dat u dat bedrag ontvangen hebt.

Een bon kopen in de winkel

In de openbare winkel kan de bezoeker sessies van een dienst kopen:

1. De bezoeker opent de pagina Cadeaubonnen van uw winkel.
2. De bezoeker kiest een dienst en het aantal sessies.
3. Die controleert de eenheidsprijs en het totaal; staffeltarieven kunnen de prijs naargelang de hoeveelheid veranderen.
4. De bezoeker vult de contactgegevens en de gevraagde aanvullende informatie in.
5. Die bevestigt en betaalt vervolgens bij de betaaldienstverlener.
6. De bezoeker keert terug naar de resultaatpagina en wacht op de betalingsbevestiging.

De aangekochte bon staat eerst in behandeling. Hij wordt bruikbaar nadat de betaling bevestigd is. Het traject voorziet dan een bevestigingsmail met een pdf met de bongegevens. Een gestarte maar onbetaalde aankoop levert geen actieve bon op.

De herbruikbare types die in het dashboard beschikbaar zijn, worden daarom nog niet te koop aangeboden in deze standaardwinkel. Beloof een klant niet dat die zelf elk type uit het beheer kan aankopen.

Een bon gebruiken voor een reservatie

In een geschikt traject voert de klant de code in bij het overzicht en valideert die vóór de bevestiging. Bookelio controleert onder meer de status, vervaldatum, het type en de resterende rechten.

Bij een bon in sessies moet de dienst overeenkomen met die van de bon en moeten er voldoende sessies overblijven. Bonnen in sessies zijn niet onderling uitwisselbaar tussen alle diensten.

Bij een bon in bedrag of een herbruikbare bon hangt de dekking af van het type en het te betalen bedrag. De bijdrage is niet hoger dan het betrokken bedrag. Als de bon maar een deel van de prestatie dekt, kan er nog een aanvullend bedrag te betalen zijn. Een gevalideerde code betekent dus niet automatisch dat er geen betaling meer nodig is.

De standaardwinkel verbergt de mogelijkheid om een bon te gebruiken bij diensten met een matrix personen × uren. Ziet de klant in dat traject geen codeveld? Raad dan niet aan om zomaar de dienst of de duur te wijzigen om het veld te laten verschijnen.

Voorbeeld van een bon in bedrag

Een bon heeft een saldo van € 50 en de te dekken prestatie kost € 35. Na een verbruik van € 35 blijft € 15 over voor een later gebruik dat aan de voorwaarden voldoet. Kost de prestatie € 70, dan kan de bon alleen het saldo van € 50 dekken en moet er nog € 20 aanvullend worden behandeld.

Voorbeeld van een herbruikbare bon

Een bon van 10% met maximaal drie gebruiksbeurten dekt € 8 op een bedrag van € 80 dat voor dit gebruik in aanmerking komt. Daarna blijven er twee gebruiksbeurten over; het gaat niet om een portefeuille waaruit € 8 is afgehaald. Controleer altijd het werkelijke overzicht van het gebruikte traject.

Statussen en historiek lezen

• In behandeling: de aankoopbetaling moet nog bevestigd worden; de code is niet bruikbaar.
• Actief: de bon kan worden gebruikt als aan de andere voorwaarden voldaan is.
• Uitgeput: het saldo, de sessies of het beperkte aantal gebruiksbeurten zijn tot nul gedaald.
• Ingetrokken: het team heeft de bon gedeactiveerd.

De vervaldatum wordt afzonderlijk gecontroleerd. Een bon die als actief wordt weergegeven, kan geweigerd worden omdat de vervaldatum verstreken is.

Open vanuit de lijst de details om het type, de beschikbare informatie, het gebruik en de links naar gekoppelde betalingsverzoeken te bekijken. Door de code te kopiëren kunt u die aan de juiste ontvanger bezorgen; vermijd schermafbeeldingen van lijsten waarop meerdere codes staan.

Een bon intrekken

1. Controleer de code, de eventueel gekoppelde klant en het saldo van de bedoelde bon.
2. Open de actie om de bon in te trekken.
3. Lees de waarschuwing over de resterende sessies, gebruiksbeurten of bedragen.
4. Bevestig alleen als u de bon werkelijk wilt deactiveren.

Door de intrekking zijn de resterende rechten niet meer bruikbaar. Dit is geen terugbetaling via de bank. Deze lijst biedt geen werkwijze om de bon opnieuw te activeren: bespreek de behoefte eerst met uw verantwoordelijke als u alleen een gegeven wilt corrigeren.

Waarom wordt een code geweigerd?

Controleer de organisatie, de exacte invoer van de code, de status, vervaldatum en resterende rechten. Controleer bij een bon in sessies ook de dienst en of de tariefvorm geschikt is.

Als de bon al aan een reservatie heeft bijgedragen, bekijk dan de historiek voordat u een vervangende bon aanmaakt. Beschouw de annulering van een reservatie niet als een automatische teruggave op de bon: laat het werkelijke gebruik en de betalingen controleren. Raadpleeg Betalingen om verbruik, bijbetaling en terugbetaling van elkaar te onderscheiden.