Inschrijvingen, aanwezigheden en attesten opvolgen

De lijst van een datum openen

Toegang: Dashboard → Opleidingen → Details van de opleiding → Inschrijvingen van de datum. Controleer de titel en datum voordat u iets wijzigt: de deelnemers van twee edities van dezelfde opleiding worden afzonderlijk beheerd.

De lijst maakt onderscheid tussen de deelnemer, de facturatieklant, de inschrijvingsdatum, de plaatsingsstatus, de aanwezigheid, het certificaat en de betalingsverzoeken. Die gegevens zijn niet onderling uitwisselbaar: een deelnemer kan bevestigd zijn zonder volledig betaald te hebben, en een geregistreerde betaling bewijst niet dat iemand aanwezig was.

Bereid de klantfiche, de namen van de deelnemers en hun contactgegevens voor. Voor aanmaken, aanwezigheid registreren, een inschrijving van de wachtlijst bevestigen, verzenden en verwijderen kunnen verschillende rechten nodig zijn.

Een of meer personen inschrijven

1. Open de actie om een inschrijving toe te voegen voor de gekozen datum.
2. Selecteer de facturatieklant. Die kan verschillen van de deelnemers.
3. Vul de naam van elke deelnemer in; voeg indien nuttig het e-mailadres, telefoonnummer, de functie en opmerkingen toe.
4. Gebruik Nog een deelnemer toevoegen voor een groepsinschrijving.
5. Controleer de prijsberekening: eenheidstarief, eventuele korting, bedrag exclusief btw, btw en totaal inclusief btw.
6. Is een handmatige aanpassing nodig, controleer dan het bedrag exclusief btw dat daadwerkelijk voor de volledige groep wordt gevraagd.
7. Vul eventueel een eerste termijn in en controleer hoe die wordt verwerkt.
8. Kies of er een bevestigingsmail moet worden verstuurd.
9. Bevestig en controleer vervolgens de aangemaakte rijen en de bijbehorende betalingsverzoeken.

Een groepsinschrijving maakt één rij per deelnemer aan en een gezamenlijke reeks betalingsverzoeken voor de facturatieklant. Als drie medewerkers één verzoek delen, vermenigvuldig het bedrag dan niet met drie wanneer u de lijst leest: de links op de drie rijen kunnen naar hetzelfde verzoek verwijzen.

Het voorgestelde tarief wordt berekend voor het geselecteerde aantal deelnemers en de geselecteerde klant. Een andere klant of groepssamenstelling kan het resultaat veranderen. Raadpleeg de handleiding over kortingen om de toegepaste voorwaarden te begrijpen.

Eerste termijn: gepland of al ontvangen

De eerste termijn die u bij een handmatige inschrijving invult, is een bedrag inclusief btw voor die inschrijving. Het moet positief zijn en lager dan het totaal inclusief btw. Verwar het niet met de eerste termijn exclusief btw die per deelnemer in de opleidingsfiche is ingesteld.

Het selectievakje om de betaling van de eerste termijn aan te maken, dient om een al ontvangen bedrag te registreren. Het start geen bankafschrijving. Vink het alleen aan als u het bedrag daadwerkelijk ontvangen hebt en in Bookelio wilt vastleggen. Bij een inschrijving op de wachtlijst wordt deze onmiddellijke betalingsregistratie niet uitgevoerd.

Wanneer de opleiding termijnbetaling aanbiedt, kunnen de eerste termijn en het saldo als twee verzoeken verschijnen. Controleer het totale resterende bedrag over beide verzoeken samen en niet alleen op het eerste verzoek.

De statussen begrijpen

Open de gekoppelde verzoeken om een mislukte of gedeeltelijke betaling te onderzoeken. De samenvattende status vervangt de gedetailleerde historiek van ontvangen betalingen niet.

De wachtlijst beheren

Als de wachtlijst geactiveerd is en er onvoldoende plaatsen beschikbaar zijn, kan de groep op de wachtlijst worden ingeschreven. Een opleidingsinschrijving die door een beheerder wordt aangemaakt, kan toch betalingsverzoeken aanmaken: ga er niet van uit dat 'op de wachtlijst' hetzelfde betekent als 'geen financiële documenten'.

1. Controleer het aantal beschikbare plaatsen voor de datum.
2. Zoek de inschrijving op de wachtlijst en gebruik Bevestigen.
3. Wacht op de bevestiging en controleer vervolgens de nieuwe status.
4. Controleer de betalingsverzoeken en informeer de betrokken personen indien nodig.

Deelnemers die een betalingsverzoek delen, kunnen samen worden bevestigd. Bookelio controleert opnieuw of er genoeg plaatsen zijn voor de volledige groep. Een bevestiging die wegens plaatsgebrek wordt geweigerd, is geen betalingsprobleem.

Voor een inschrijving op de wachtlijst kan geen aanwezigheid worden geregistreerd. Bevestig eerst de plaats wanneer de situatie dat toelaat.

De aanwezigheid registreren

Gebruik de aanwezigheidsknop op de rij nadat u de werkelijke deelname hebt gecontroleerd. Bij het registreren van een aanwezigheid wordt ook het tijdstip bewaard waarop u die hebt aangeduid. Dat invoertijdstip is geen fysiek aankomstuur als u de gegevens pas na de sessie invoert.

Een aanwezigheid kan worden uitgevinkt als die per vergissing is geregistreerd. Een certificaat dat al gedownload of verstuurd is, wordt daardoor echter niet teruggehaald uit de mailbox van de ontvanger. Is een foutief attest verspreid, stem de correctie dan uitdrukkelijk af met de betrokken persoon.

Een attest aanmaken en versturen

Controleer vóór u een attest aanmaakt de identiteit van de deelnemer, de titel, data, locatie, duur en organisatiegegevens. De specifieke duur van de datum wordt gebruikt als die bestaat; anders neemt Bookelio de duur van de opleiding over. Het logo, de ondertekenaar en de handtekening hangen af van de organisatie-instellingen.

1. Markeer de deelnemer als aanwezig.
2. Kies Certificaat genereren.
3. Open het beschikbare certificaat en controleer de inhoud.
4. Gebruik de verzendactie wanneer u het per e-mail wilt bezorgen.

Verzenden vereist een geregistreerde aanwezigheid en een e-mailadres van de ontvanger. Het e-mailadres van de deelnemer krijgt voorrang; ontbreekt dat, dan wordt het adres van de facturatieklant gebruikt. Controleer die terugval, vooral wanneer meerdere medewerkers aan een onderneming worden gefactureerd.

De verzendactie kan het certificaat aanmaken als het nog niet bestaat. Bestaat het al, dan wordt het opgeslagen bestand hergebruikt. Een duur, opleidingsnaam of grafische instelling wijzigen maakt een bestaande PDF dus niet automatisch opnieuw aan. Genereer het certificaat opnieuw voordat u het nogmaals verstuurt als u de inhoud moet actualiseren.

Deelnemers exporteren

Met het exporthulpmiddel kunt u een CSV-bestand downloaden en de gewenste kolommen kiezen: identiteit, contactgegevens, aanwezigheid, betalingen, opleidingsgegevens, adressen of antwoorden op beschikbare formulieren.

1. Open de export vanuit de deelnemerslijst.
2. Selecteer alleen de kolommen die u voor uw doel nodig hebt.
3. Kies of het woonadres of facturatieadres voorrang krijgt in de gecombineerde adreskolommen.
4. Download en controleer het bestand voordat u het doorstuurt.

Een export kan persoonsgegevens bevatten. Bezorg opmerkingen, contactgegevens of formulierantwoorden niet aan een ontvanger die ze niet nodig heeft. Een export wordt niet automatisch naar deelnemers verstuurd.

Verwijderen en veelvoorkomende problemen

Verwijderen haalt de inschrijving weg. Gebruik dit niet als equivalent van een terugbetaling: bekijk de gekoppelde verzoeken en betalingen afzonderlijk, vooral als meerdere deelnemers ze delen.

Kan een attest niet worden verstuurd, controleer dan in deze volgorde de aanwezigheid, de ontvanger, het aanmaken van de PDF en de e-mailconfiguratie. Mislukt het aanmaken, laat dan ook de documentopslag en de certificaatinstellingen nakijken.

Als de betaalstatus niet lijkt te kloppen, open dan alle gekoppelde verzoeken. Een betaalde eerste termijn en een onbetaald saldo vormen nog steeds een inschrijving waarvan de financiële afhandeling moet worden opgevolgd.