Klanten en dubbele fiches beheren

Waarvoor dient een klantfiche?

De klantfiche verzamelt de identiteit, contactgegevens en facturatiegegevens van een persoon of onderneming. Ze kan gekoppeld zijn aan reserveringen, inschrijvingen, betalingsverzoeken, facturen, cadeaubonnen en credits. De fiche behoort tot de organisatie die momenteel geselecteerd is: als u een klant in de ene organisatie terugvindt, betekent dat niet dat die ook in een andere organisatie bestaat.

De facturatieklant is niet noodzakelijk de deelnemer. Een onderneming kan bijvoorbeeld een opleiding voor drie medewerkers betalen. Bewaar dan bij voorkeur één fiche voor die onderneming en vul de namen van de deelnemers afzonderlijk in bij de inschrijving. Maak geen drie kopieën van de onderneming aan om die personen te vertegenwoordigen.

Toegang: Dashboard → Klanten. Wat u kunt bekijken en welke acties beschikbaar zijn, hangt af van uw toegangsrechten binnen de organisatie.

Dossiertabbladen zijn onafhankelijk: opvolging en oproepen vereisen Klantenopvolging, afspraken vereisen Afspraken, offertes vereisen Offertes, contracten vereisen Commerciële contracten, privédocumenten vereisen Klantdocumenten en projecten/taken vereisen elk hun eigen module. Het register Klanten en zijn interne notities blijven beschikbaar volgens hun eigen rechten. Indicatoren en historiek tonen geen gegevens uit een uitgeschakelde module.

Een klant aanmaken

Zoek vóór u een fiche aanmaakt op naam, e-mailadres of fiscaal identificatienummer. Zo beperkt u dubbele fiches en voorkomt u dat toekomstige betalingen over meerdere fiches verspreid raken.

1. Open Klanten en kies de actie om een klant aan te maken.
2. Vul de naam in waarmee u de klant in Bookelio wilt terugvinden.
3. Voeg de maatschappelijke naam toe als het om een onderneming gaat en die afwijkt van de gebruikelijke naam.
4. Vul het e-mailadres en telefoonnummer in als die bekend zijn.
5. Selecteer het type fiscaal identificatienummer en vul indien nodig het bijbehorende nummer in.
6. Vul het facturatieadres aan en controleer vooral het land.
7. Vul eventueel het woonadres en de voorkeurstaal in.
8. Sla op. Wacht op de bevestiging voordat u de fiche voor een andere handeling gebruikt.

Verzin geen e-mailadres om een ontbrekend veld te omzeilen. Voor bepaalde verzendingen is een echt adres nodig. Een fout in het e-mailadres van de klant kan er ook voor zorgen dat diens historiek voor opleidingskortingen niet wordt teruggevonden.

Facturatieadres en woonadres

Het facturatieadres hoort bij de identiteit waaraan documenten worden gericht. Het woonadres is een afzonderlijk gegeven dat onder meer nuttig is bij het exporteren van deelnemers. Een woonadres vervangt dus niet automatisch het facturatieadres.

Bij een opleidingsexport kunt u kiezen welk van beide adressen voorrang krijgt. Bereidt u een postverzending voor, controleer dan die voorkeur en de geëxporteerde kolommen. Ga er niet van uit dat iedereen een volledig woonadres heeft.

Voorkeurstaal

De fiche biedt Frans, Nederlands en Engels aan. Wanneer een betalingsverzoek voor een klant wordt aangemaakt, wordt de taal van die klant gebruikt. Een factuur die daarna vanuit dat verzoek wordt aangemaakt, neemt de taal van het betalingsverzoek over.

De taal van een klant vandaag wijzigen betekent niet dat bestaande verzoeken en facturen opnieuw worden aangemaakt. Controleer het betrokken document als u een bestaand geval moet behandelen.

Zoeken, filteren en sorteren

De filters van het klantenoverzicht worden op de server toegepast. De weergegeven rijen beantwoorden dus aan de criteria die naar Bookelio worden gestuurd; het gaat niet alleen om het filteren van een lokaal geladen deel van de lijst.

Met de compacte balk kunt u de volgende criteria combineren:

• een tekstzoekopdracht;
• het land;
• de aanwezigheid of afwezigheid van een e-mailadres;
• de aanwezigheid of afwezigheid van een fiscaal identificatienummer.

De zoekfunctie doorzoekt onder meer de naam, maatschappelijke naam, het e-mailadres, telefoonnummer, fiscaal identificatienummer, de gemeente, postcode en straat van het facturatieadres, en de gemeente en postcode van het woonadres. Verschillen in hoofdletters, accenten en leestekens worden genegeerd om het zoeken te vergemakkelijken. Meerdere woorden kunnen overeenkomen met verschillende velden van dezelfde fiche: zoek bijvoorbeeld op atelier namen om een deel van een naam met een gemeente te combineren.

Klik op een groot scherm op de kolomkop Naam, E-mail, Btw-/KBO-nummer of Stad om de lijst te sorteren. Een tweede klik keert de sorteervolgorde om. Gebruik op een smaller scherm de keuzelijst voor de sortering. Standaard staat de lijst alfabetisch op naam; ontbrekende waarden blijven voor de betrokken kolommen onderaan staan.

De teller toont het aantal resultaten ten opzichte van het volledige klantenoverzicht. De reset herstelt de standaardcriteria en -sortering. Gebruik die als een klant onvindbaar lijkt: een filter op klanten zonder e-mailadres kan een fiche verbergen waarvan het adres net is aangevuld.

Een klantenfiche openen en doorbladeren

Klik in het klantenoverzicht op de naam van een klant om de fiche te openen. Het tabblad Contact bevat de contactgegevens, fiscale identiteit, voorkeurstaal en adressen. Wanneer de module Productie actief is en uw toegangsrechten het toelaten, tonen de tabbladen Projecten en Taken alleen de elementen die aan deze klant gekoppeld zijn. Deze lijsten zijn gepagineerd; ze omvatten ook gearchiveerde elementen en, voor taken, voltooid werk.

Interne notities zijn beschikbaar op het tabblad Contact en in het gewone formulier voor het aanmaken/bewerken van klanten. Bevoegde leden delen deze notities onafhankelijk van CRM; klanten kunnen ze niet zien. Sla uw wijzigingen uitdrukkelijk op. Als een ander lid de notities wijzigde, blijft uw concept bewaard en moet u de nieuwste versie opnieuw laden voordat u opslaat. Bij een samenvoeging blijven de notities van beide fiches behouden; de samenvoeging wordt geweigerd als de gecombineerde tekst meer dan 20.000 tekens bevat.

Contact opent eerst. Dossiersamenvatting staat op een afzonderlijk tabblad dat alleen bij openen wordt geladen en volgens uw CRM-rechten zichtbaar is. De tabbladen Offertes en Facturen tonen servergefilterde pagina's volgens uw rechten: de offertes van de klant omvatten ook die van geconverteerde prospecten, zelfs na een samenvoeging; facturen behoren tot de huidige klant. Links en paginanummers blijven in het adres staan zodat u naar dezelfde weergave terugkeert.

Wanneer de CRM actief is en uw rechten dit toelaten, toont het tabblad Contact ook een afzonderlijk commercieel profiel. Kies Opvolging starten of Bewerken om de bron, indicator voor commerciële partner, verantwoordelijke en korte interne notities in te vullen. Deze velden voegen commerciële context toe; ze vervangen de contact- of facturatiegegevens niet.

Het profiel toont de commerciële status Actief, Passief of Inactief en de datum van de laatst bekende activiteit. Bookelio herberekent die op basis van niet-gearchiveerde oproepen, voltooide afspraken, offertes met een geldige aanvaarding, goedgekeurde reservaties, bevestigde inschrijvingen voor opleidingen of geplande groepssessies en geverifieerde betalingen waarvan het nettobedrag na terugbetalingen positief blijft. De standaardtermijnen zijn 30 dagen voor Passief en 90 dagen voor Inactief; bevoegde gebruikers kunnen ze aanpassen in de CRM-opvolgingen.

Het tabblad Historiek bundelt de toegestane notities, oproepen, afspraken en documenten met exacte tellers, geleidelijk laden en een oorsprong Prospect of Klant wanneer de klant uit een conversie voortkomt. Notities, post-its en documenten blijven raadpleegbaar, maar activeren de commerciële status op zichzelf niet opnieuw.

Geen activiteit bekend betekent enkel dat er nog geen gedateerde commerciële activiteit beschikbaar is. Het commerciële profiel archiveren stopt de herberekening zonder de klant te archiveren of te verwijderen en zonder reservaties, financiële gegevens of eventuele portaaltoegang te wijzigen; gebruik Herstellen om de opvolging te hervatten op basis van de bewaarde geldige activiteiten.

Bookelio laadt alleen het geopende tabblad en laat een onderdeel waarvoor u geen leesrecht hebt volledig weg. Een ontbrekend onderdeel betekent dus niet dat de klant geen projecten of taken heeft.

Op de fiche is Nieuwe taak de hoofdactie. De pijl ernaast opent Nieuw project en Nieuwe offerte wanneer u de nodige rechten hebt. Deze acties nemen de geselecteerde klant over; controleer de context voordat u opslaat, want vooraf invullen maakt niets automatisch aan. Klantnamen in projecten en taken openen dezelfde fiche wanneer u leesrecht hebt. De terugkoppeling bewaart het pad tussen klant, project en taak.

Een fiche bewerken

Open de klantenfiche en kies Klant bewerken, of gebruik de bewerkactie in het klantenoverzicht. Corrigeer de betrokken velden en sla op. Controleer daarna de weergegeven fiche.

Nieuwe handelingen gebruiken deze gegevens, maar financiële documenten die al zijn aangemaakt, kunnen de contactgegevens bewaren zoals die waren op het moment van aanmaak. Een fiche corrigeren en een factuur corrigeren zijn twee verschillende handelingen. Raadpleeg Facturen en creditnota's voordat u een uitgereikt document aanpast.

Twee dubbele klantfiches samenvoegen

Samenvoegen dient om twee fiches samen te brengen die werkelijk dezelfde klant vertegenwoordigen. Het is niet bedoeld om een onderneming door een van haar werknemers te vervangen of om twee personen samen te voegen die toevallig hetzelfde e-mailadres delen.

1. Zoek de fiche die u wilt behouden.
2. Open de actie Samenvoegen.
3. Kies de dubbele klantfiche die u wilt verwijderen. Die selectie doorzoekt het beschikbare klantenoverzicht, ook als de hoofdlijst gefilterd was.
4. Vergelijk de gegevens die naast elkaar worden weergegeven.
5. Kies voor elk veld de waarde van de te behouden fiche of die van de dubbele fiche. De waarden van de te behouden fiche zijn aanvankelijk geselecteerd.
6. Controleer de naam van de te behouden fiche, de dubbele fiche en de gekozen contactgegevens voordat u bevestigt.

De koppelingen van de dubbele fiche worden overgezet naar de behouden klant en daarna wordt de dubbele fiche verwijderd. Dat betreft onder meer reserveringen, inschrijvingen, documenten, betalingen, cadeaubonnen, credits, commerciële opvolging, offertes, projecten, taken en tijdregistraties. De dubbele fiche wordt niet alleen verborgen; reken niet op een knop om de samenvoeging ongedaan te maken en beide fiches terug te krijgen.

Een samenvoeging wordt geweigerd wanneer beide klanten een inschrijving voor dezelfde groepssessie hebben. Bookelio verwijdert of consolideert geen van beide inschrijvingen automatisch, ook niet zonder betaling, zodat status en historiek intact blijven. Los de dubbele inschrijving eerst op en probeer daarna opnieuw. Ook andere onverenigbare koppelingen, zoals twee verschillende aanbrengers, kunnen dezelfde voorafgaande afstemming vereisen.

Verwijderen is niet hetzelfde als samenvoegen

De rij van een klant biedt ook een verwijderactie wanneer uw rechten dat toestaan. Die actie zet de historiek niet over naar een andere fiche. Gaat het om een dubbele fiche met reserveringen of betalingen, bekijk dan eerst de mogelijkheid om samen te voegen.

Controleer vóór u een fiche verwijdert of ze niet meer nodig is voor uw werkzaamheden. Een klant verwijderen mag niet worden beschouwd als het annuleren van prestaties of het uitvoeren van een terugbetaling. Behandel die situaties via de betrokken functies en verwijder een klant niet alleen om die uit zoekresultaten te laten verdwijnen.

Als het verwijderen wordt geweigerd, vermeldt het bevestigingsvenster de redenen: inschrijvingen voor groepslessen, tegoeden, softwareabonnementen, geverifieerde betalingen in de commerciële opvolging, commerciële contracten, toegang tot het klantenportaal, facturen in voorbereiding of regels voor terugkerende facturatie. Documenten, betalingen en reservaties blokkeren het verwijderen niet: ze blijven bewaard, maar zijn niet langer aan de klant gekoppeld. Een geconverteerde prospect blijft ook bewaard en is opnieuw niet geconverteerd.

Veelvoorkomende situaties oplossen

De klant verschijnt niet

Controleer de actieve organisatie, herstel de standaardfilters en zoek achtereenvolgens op naam, e-mailadres en fiscaal identificatienummer. Wacht na een zoekopdracht tot het laden klaar is. Bestaat de fiche onder een andere schrijfwijze, corrigeer die dan in plaats van meteen een nieuwe fiche aan te maken.

Het e-mailadres is correct, maar een deelnemer ontvangt niets

Bij een opleiding kan het e-mailadres van de deelnemer voorrang krijgen op dat van de facturatieklant. Controleer beide gegevens in de inschrijvingslijst. Een correct facturatie-e-mailadres corrigeert niet automatisch een foutief e-mailadres van een deelnemer.

Een korting herkent de historiek niet

De berekening van getrouwheidskortingen voor opleidingen steunt op het e-mailadres van de facturatieklant en op geregistreerde betalingen. Vergelijk de fiches die voor eerdere inschrijvingen zijn gebruikt en raadpleeg daarna de kortingssimulator. Fiches samenvoegen vervangt niet de controle van de tariefvoorwaarden.