Leden, rollen en toegangsrechten beheren

Organisatie, account en lid

Met uw persoonlijke account kunt u aanmelden. Uw lidmaatschap van een organisatie geeft u een rol binnen die organisatie. De gegevens en rechten in het dashboard hangen af van de actieve organisatie: controleer altijd eerst de naam wanneer u meerdere organisaties beheert.

Een teamlid is niet hetzelfde als een klantenfiche. Klanten reserveren en ontvangen documenten; leden hebben beheertoegang en kunnen, afhankelijk van de configuratie, als medewerker aan locaties of diensten toegewezen worden. Een klantenfiche aanmaken geeft die persoon geen toegang tot het dashboard.

Iemand uitnodigen

1. Open de instellingen voor de leden van de betrokken organisatie.
2. Start de uitnodiging van een lid.
3. Vul het exacte e-mailadres in en selecteer de gewenste rol.
4. Bevestig het aanmaken van de uitnodiging.
5. Kopieer indien nodig de aangeboden link en bezorg die rechtstreeks aan de uitgenodigde persoon.
6. Controleer vervolgens of de persoon na aanvaarding in de ledenlijst verschijnt.

Een aangemaakte uitnodiging is nog geen aanvaarde uitnodiging. Als de persoon geen toegang krijgt tot de organisatie, controleert u het uitgenodigde e-mailadres, het gebruikte account en de geldigheid van de uitnodiging. De uitnodigingslink is niet bedoeld om publiek te delen: hij dient om lid te worden van uw organisatie.

De interface kan nog enkele Engelstalige labels voor ledenbeheer tonen. 'Invite Member', 'Role' en 'Invitation Link' verwijzen respectievelijk naar het uitnodigen, de rol en de link die u moet doorgeven.

De ingebouwde rollen begrijpen

De ingebouwde rollen owner, admin en member behouden de historische werking van Bookelio en kunnen niet via de rolleneditor gewijzigd worden. U kunt hun rechten wel bekijken.

Belangrijk: de ingebouwde rol member is geen alleen-lezenrol. Die behoudt ruime rechten voor de dagelijkse werking. Als iemand alleen bepaalde gegevens mag bekijken of een beperkt domein mag beheren, maakt u een aangepaste rol aan en wijst u die uitdrukkelijk toe in plaats van standaard member te kiezen.

De beheersrechten voor de organisatie, leden, uitnodigingen, rollen en sleutels staan los van de functionele rechten, zoals klanten beheren of facturen raadplegen. De planning kunnen gebruiken betekent niet automatisch dat u iemand kunt uitnodigen of toegang kunt toekennen.

Een aangepaste rol aanmaken

1. Open Instellingen en vervolgens Rollen en rechten.
2. Kies om een rol aan te maken.
3. Vul een stabiele identificatie in, bijvoorbeeld onthaal of opleidingen-opvolgen.
4. Vink in het overzicht alleen de werkelijk nodige onderdelen en acties aan.
5. Sla op en wijs de rol vervolgens via de ledenlijst aan de persoon toe.
6. Controleer samen of de verwachte taken werken en of onnodige gegevens buiten het toegangsbereik blijven.

Een aangepaste rol begint zonder rechten. Leesrechten voor een domein geven niet automatisch het recht om gegevens aan te maken, te wijzigen of te verwijderen, of om verzendacties uit te voeren. Sommige verrichtingen hebben meerdere gevolgen: voor een inschrijving die ook een betalingsverzoek aanmaakt, kunnen meer rechten nodig zijn dan alleen opleidingen bekijken.

Voorbeeld: begin voor iemand die deelnemers moet raadplegen met de passende leesrechten. Voeg het beheren van aanwezigheden of het versturen van attesten afzonderlijk toe als de taken dat vereisen. Geef niet alle financiële rechten alleen om een foutmelding te laten verdwijnen zonder de oorzaak te achterhalen.

U kunt niet meer rechten delegeren dan u zelf hebt. De identificatie van een bestaande rol blijft vast: om de naam te veranderen, maakt u de nieuwe rol aan, wijst u de leden opnieuw toe en behandelt u de oude rol pas nadat u gecontroleerd hebt waar die nog gebruikt wordt.

Een rol wijzigen of een lid verwijderen

Via de rolkeuzelijst in de ledenlijst kunt u de rol van een ander lid wijzigen als u daarvoor bevoegd bent. Verwijderen vereist een bevestiging. Controleer de gevolgen voor de werking voordat u iemand verwijdert die aan diensten of reservaties toegewezen is en regel de vervanging.

Via de regel van uw eigen account kunt u met deze acties uw rol niet wijzigen en uzelf niet verwijderen. Dat voorkomt bepaalde vormen van onbedoeld toegangsverlies. Schakel een andere bevoegde verantwoordelijke in wanneer uw eigen lidmaatschap aangepast moet worden.

Een grijze of onzichtbare actie is niet noodzakelijk een weergaveprobleem: ze kan wijzen op een beperking van uw rol of een bescherming die voor die persoon geldt. Probeer de beperking niet te omzeilen door het account van een collega te delen.

Uw persoonlijke account beveiligen

In Mijn account kunt u uw naam bijwerken, een wijziging van uw e-mailadres aanvragen, uw wachtwoord wijzigen en toegangssleutels — passkeys — beheren wanneer uw toestel die ondersteunt. Volg bij een adreswijziging de getoonde bevestigingsstappen.

Voor een wachtwoordwijziging vraagt het formulier uw huidige wachtwoord, het nieuwe wachtwoord en de bevestiging daarvan. Ga er niet van uit dat een wachtwoordwijziging via dit scherm automatisch alle andere sessies afsluit. Waarschuw bij een vermoeden van ongeoorloofde toegang uw beheerder, zodat alle betrokken toegangen nagekeken kunnen worden.

Ook uw voorkeuren voor het dagelijkse reservatieoverzicht stelt u in via Mijn account: activering, tijdstip en testverzending. Het gaat om uw voorkeuren als lid, niet om een automatisch abonnement voor het hele team.

API-sleutels beheren zonder een account te delen

API-sleutels dienen voor toegelaten integraties, niet om een collega persoonlijk te laten aanmelden. Op de pagina API-sleutels kunt u, afhankelijk van uw rechten, een benoemde sleutel aanmaken en beperkte functionele rechten toekennen. Kopieer de nieuwe waarde bij het aanmaken naar een veilige plaats; zet ze niet in een publieke e-mail, schermafbeelding of documentatiepagina.

Oude sleutels kunnen een aanduiding voor volledige toegang dragen. Hun rechten beperken verwijdert die uitzondering zonder de sleutelwaarde te veranderen: stem dit dus af met de verantwoordelijke van de integratie om de werking niet te onderbreken. Nieuwe sleutels mogen geen onbeperkte algemene toegang krijgen.

Als een pagina na een rolwijziging ontoegankelijk blijft, vernieuwt u uw sessie en controleert u de actieve organisatie. Bezorg de beheerder de exacte taak en de getoonde melding; de gids voor probleemoplossing helpt om een terechte beperking van een fout te onderscheiden.