Producten en voorraadbewegingen opvolgen

Product, hoeveelheid en beweging

Met de voorraadmodule volgt u de producthoeveelheden van de organisatie op en verklaart u veranderingen daarin. Een product beschrijft wat u telt; een beweging legt een ontvangst, afname of correctie vast, met de voorraad vóór en na de handeling.

Een beweging kan aan een betalingsverzoek gekoppeld worden, maar niet elke beweging is een verkoop. Een aanvulling, verlies of inventariscorrectie kan de voorraad veranderen zonder dat er geld aan een klant wordt gevraagd.

Toegang: Dashboard → Stock. Bereid voor een factureerbare handeling de klantfiche, de prijs en de btw-gegevens voor. De benodigde rechten kunnen verschillen voor het aanmaken van een product, het aanpassen van hoeveelheden en het aanmaken van een betalingsverzoek.

Een deel van deze schermen gebruikt momenteel nog Franse labels. 'Ajuster le stock' betekent voorraad aanpassen, 'Inclure les inactifs' betekent inactieve producten opnemen, 'Voir l’historique' betekent historiek bekijken en 'Marquer la demande comme payée' betekent het verzoek als betaald markeren. Hieronder worden de functies in het Nederlands beschreven.

Een product aanmaken

1. Open in de voorraadmodule de actie om een product aan te maken.
2. Geef een herkenbare naam en, indien nuttig, een beschrijving.
3. Vul eventueel een SKU-referentie in om het product van vergelijkbare referenties te onderscheiden.
4. Kies een duidelijke eenheid: stuk, doos of een andere eenheid die overeenkomt met uw telling.
5. Voer de werkelijke beginvoorraad in.
6. Stel eventueel de waarschuwingsdrempel voor een lage voorraad in.
7. Voeg indien nodig een standaardeenheidsprijs exclusief btw en een btw-regeling toe.
8. Sla op en controleer de weergegeven hoeveelheid.

Een SKU die al door een ander product van de organisatie wordt gebruikt, wordt geweigerd. Zoek de bestaande referentie voordat u een bijna identieke variant aanmaakt.

Een beginvoorraad groter dan nul maakt een inkomende beweging met de omschrijving 'Stock initial' (beginvoorraad) aan. Dat biedt een traceerbaar beginpunt voor de historiek. Gebruik na het aanmaken bewegingen om de hoeveelheid te wijzigen, in plaats van de productfiche als een teller te beschouwen die u telkens overschrijft.

Een consistente eenheid kiezen

Als u dozen telt, staat een beweging van +10 voor tien dozen, niet automatisch voor tien stuks. Gebruik binnen het team dezelfde afspraak. Het totaal aantal eenheden van meerdere producten telt hun hoeveelheden op; het rekent dozen niet om naar stuks en berekent geen financiële voorraadwaarde.

De standaardeenheidsprijs dient om een betalingsverzoek voor te bereiden. Die prijs betekent niet dat een product automatisch op een publieke website te koop wordt aangeboden.

De indicatoren lezen en een product terugvinden

De pagina toont het aantal actieve producten, het aantal eenheden in voorraad en het aantal producten met een lage voorraad. De voorraad van een product wordt als laag beschouwd wanneer de hoeveelheid lager dan of gelijk aan de ingestelde drempel is.

Die indicatoren volgen de geladen productlijst, waaronder de huidige zoekopdracht. Zoekt u op één referentie, lees de tellers dan niet als een volledige inventaris van de hele organisatie.

Gebruik het zoekveld en de optie Inactieve producten opnemen om een gedeactiveerd product terug te vinden. Inactieve producten zijn standaard verborgen. U wijzigt de actieve status in de productfiche; een referentie deactiveren wist de oude bewegingen niet.

Het signaal voor een lage voorraad is een dashboardindicator. Verwar het niet met een bevestiging dat een bestelling bij een leverancier of een e-mail voor aanvulling is verstuurd.

Inkomende of uitgaande voorraad registreren

1. Zoek het product en open Voorraad aanpassen.
2. Controleer het product en de huidige hoeveelheid.
3. Selecteer het type: aanpassing, inkomend, uitgaand, verkoop, aanvulling, verlies of retour.
4. Voer de wijziging in, met het teken: +10 om tien eenheden toe te voegen, -2 om er twee af te trekken.
5. Voeg eventueel een reden en een interne notitie toe.
6. Activeer het betalingsverzoek alleen als deze handeling moet worden gefactureerd.
7. Sla op en controleer daarna de nieuwe hoeveelheid en de nieuwe beweging.

Het venster stelt standaard een uitgaande beweging voor. Het type beschrijft de beweging; controleer altijd de ingevoerde wijziging met het plus- of minteken, want die bepaalt welke hoeveelheid wordt toegevoegd of afgetrokken.

Voorbeeld: de voorraad bedraagt 12 eenheden en u geeft 3 eenheden aan een klant mee. De wijziging is -3 en de nieuwe voorraad is 9. Om een aanvulling van 8 eenheden te registreren, gebruikt u +8. Vul niet 17 in: dat zou een extra wijziging zijn en niet het gewenste totaal.

De reden is optioneel: laat u ze leeg, dan genereert Bookelio er een. Een notitie blijft nuttig bij een voorraadverschil, een beschadigd pakket of een retour die met een eerdere handeling moet worden vergeleken.

Een handeling die de voorraad negatief zou maken, wordt geweigerd. Als een andere beheerder de voorraad wijzigt tussen het openen van het venster en uw bevestiging, kan Bookelio de handeling ook weigeren en vragen om de pagina opnieuw te laden. Controleer de nieuwe hoeveelheid voordat u opnieuw probeert.

Een betalingsverzoek bij de beweging aanmaken

In het aanpassingsvenster voegt de optie voor een betalingsverzoek de financiële gegevens toe.

1. Selecteer de facturatieklant.
2. Controleer de eenheidsprijs exclusief btw die vanuit het product wordt voorgesteld.
3. Controleer het btw-tarief, de eenheid en de overige weergegeven fiscale gegevens.
4. Pas indien nodig de beschrijving en kopersreferentie aan.
5. Vink de optie voor een al ontvangen betaling alleen aan als het geld daadwerkelijk is ontvangen.
6. Sla op en open vervolgens het betalingsverzoek dat aan de beweging gekoppeld is om het resultaat te controleren.

De gefactureerde hoeveelheid komt overeen met de absolute waarde van de wijziging. Bij een uitgaande beweging van -3 eenheden aan 10 € exclusief btw is de basis 30 € exclusief btw, vóór de btw. Het minteken van een uitgaande beweging maakt dus geen negatieve factuur aan.

De optie Al betaald maakt een voltooide externe betaling aan voor het bedrag van het verzoek. Ze legt een betaling vast die elders ontvangen is; ze int geen geld bij de klant. Activeer ze niet alleen om aan te geven dat de klant later zal betalen.

De beweging en het verzoek worden samen opgeslagen. Een betalingsverzoek is niet noodzakelijk een al uitgereikte factuur: zet de opvolging voort in Betalingen en Facturen en creditnota's.

De historiek bekijken en corrigeren

De pagina toont de 50 recente bewegingen van de organisatie. De actie Historiek bekijken bij een product laadt maximaal 200 bewegingen van dat product. Het gaat om begrensde lijsten, niet om een garantie dat alle oude bewegingen op het scherm zichtbaar zijn.

Elke beweging toont onder meer de datum, het type, de wijziging, de voorraad ervoor en erna, de reden en een eventueel betalingsverzoek. Gebruik die weergave om te verklaren waarom een hoeveelheid is veranderd.

Met de actie Bewerken bij een recente beweging kunt u het type, de reden en de notitie corrigeren. U kunt de historische hoeveelheid en de voorraad vóór en na de beweging niet herschrijven. Het type wijzigen van 'Uitgaand' naar 'Retour' plaatst de eenheden dus niet opnieuw in voorraad.

Was de hoeveelheid fout, voer dan een nieuwe correctiebeweging in nadat u de werkelijke inventaris hebt gecontroleerd. Voorbeeld: er is een afname van 5 geregistreerd in plaats van 3. Een aanpassing van +2, met een verklarende notitie, herstelt de hoeveelheid en bewaart tegelijk het spoor van beide handelingen.

Controles bij een verschil

Controleer eerst de eenheid, het teken en het onderscheid tussen de wijziging en het gewenste totaal. Bekijk daarna de producthistoriek en de notities voordat u een correctie aanmaakt.

Als een verkoop wordt geannuleerd, maak dan onderscheid tussen de fysieke terugkeer van de producten en de financiële correctie. Een inkomende voorraadbeweging betaalt de klant niet automatisch terug, en een terugbetaling zet niet automatisch een hoeveelheid terug in deze module. Behandel beide onderdelen uitdrukkelijk om te voorkomen dat een correcte inventaris samengaat met een foutieve betaling, of omgekeerd.