Commerciële opvolging organiseren met de CRM

Waarvoor dient de CRM?

De CRM bundelt de opvolging vóór en tijdens de klantrelatie: prospecten, afspraken, oproepen, notities, documenten, commerciële offertes, projecten en taken. Het overzicht toont onder meer open prospecten, de verdeling per fase, afspraken, oproepen en de waarde van aanvaarde offertes voor de gekozen periode.

Onafhankelijke modules

Open Relaties → Prospecten, Planning → Afspraken, Verkoop → Offertes of de betreffende bestemming. Elke module wordt afzonderlijk ingeschakeld voor de organisatie. Uw lidrechten bepalen daarna welke gegevens u mag lezen en wijzigen; een ingeschakelde module verleent geen extra rechten.

De modules zijn Prospecten, Klantenopvolging (commerciële profielen, notities, oproepen en post-its), Afspraken, Offertes en catalogus, Commerciële contracten, Klantdocumenten, Werkruimte, Aanbrengers, Waarschuwingen en opvolging, Klantenportaal, Projecten, Taken en Tijdsregistratie. Het register Klanten en Facturatie blijven afzonderlijke modules.

Afspraken, offertes en contracten kunnen met klanten werken zonder de prospectpipeline. Keuzelijsten voor prospecten, projecten en taken verschijnen alleen wanneer hun eigen module en de bijbehorende rechten beschikbaar zijn. Een uitgeschakelde module behoudt opgeslagen gegevens en koppelingen; een wijziging aan een ander veld wist een verborgen koppeling niet.

Commerciële profielen, aanbrengerskoppelingen, contracten en klantanalyses vereisen ook Klanten en leesrechten voor klanten. Facturatie vanuit een offerte, geïnde bedragen en commissietotalen op basis van betalingen vereisen Facturatie met hun eigen rechten. Een klantdocument delen vereist het Klantenportaal; een gedeelde toegang intrekken blijft mogelijk wanneer het portaal is uitgeschakeld.

Analyses zijn inbegrepen per ingeschakeld domein en tonen alleen toegestane indicatoren. Het portaal vereist zijn eigen module, en elke sectie vereist ook de betreffende module: projecten, offertes, facturen of klantdocumenten. Een uitnodiging schakelt geen uitgeschakelde sectie in.

De startpagina en snelle acties gebruiken

De startpagina van het dashboard bundelt dagelijkse informatie. Afhankelijk van de ingeschakelde modules en uw rechten ziet u er Mijn taken, Actieve projecten en een commercieel overzicht. Elk blok werkt onafhankelijk: als u geen toegang tot één blok hebt, kunnen de andere nog steeds verschijnen.

De vermelding onder de titel toont of de indeling van uw persoonlijke keuze, een rol, de organisatie of de standaardindeling komt. Kies Aanpassen om blokken toe te voegen, te verbergen, te verplaatsen of van grootte te veranderen en eventueel met een sjabloon te beginnen; sla uw keuze daarna op. Hebt u een persoonlijke indeling, dan verschijnt Overgenomen dashboard gebruiken alleen tijdens het bewerken. Hiermee verwijdert u enkel uw eigen indeling en ziet u opnieuw de indeling die voor uw rol of organisatie is gepubliceerd. Beheerders beheren deze gedeelde indelingen via Instellingen → Standaarddashboards; een publicatie vervangt de persoonlijke indelingen van leden niet.

Het menu Acties bundelt de snelle aanmaakmogelijkheden van uw account, waaronder Nieuwe prospect, Nieuwe timer en Post-it. Deze drie opties verschijnen alleen wanneer hun module en recht beschikbaar zijn. Gebruik Post-it voor snelle notities en gebruik CRM-fiches voor informatie die duurzaam bij de opvolging van een prospect of klant hoort.

Het hulpmiddel Post-it toont al uw persoonlijke notities, met de vastgepinde notities vooraan. Kies Nieuwe post-it om er een te maken. Via het doelpictogram kiest u een prospect, klant of project; het opgeslagen doel verschijnt op de notitie en opent de fiche als u nog toegang hebt. Op een computer staat een vastgepinde notitie als een tab aan de paginarand en ontvouwt zij zich bij aanwijzen of toetsenbordfocus. Op mobiel staan vastgepinde notities alleen in het menu. U kunt ook een herinnering plannen en een notitie bewerken of archiveren.

Prospecten opvolgen op het Kanbanbord

Het bord verdeelt prospecten over Te contacteren, Gekwalificeerd, Afspraak gepland, Offerte verzonden, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren. Zoek op naam, bedrijf, e-mailadres of telefoonnummer.

Bij het aanmaken of wijzigen kunt u de website, sector, het adres en land aanvullen en daarna een bron, verantwoordelijke en zo nodig een aanbrenger uit de lijst van uw organisatie kiezen. Deze velden beschrijven de commerciële context van de prospect; ze maken niet automatisch een klantenfiche aan.

Open het …-menu van de kaart, kies Verplaatsen in de pijplijn en selecteer een fase om een prospect te verplaatsen. Slepen naar een andere kolom blijft mogelijk. Verplaatsen naar Gewonnen of Verloren, via het menu of door te slepen, start dezelfde gecontroleerde procedure als de actie op de kaart:

• Gewonnen opent de conversie om de overeenkomende klant te kiezen of aan te maken;
• Verloren vraagt vóór bevestiging naar de reden van verlies;
• wanneer u een verloren prospect opnieuw naar een actieve fase sleept, wordt de oude verliesreden niet opnieuw gevraagd.

De conversie koppelt de prospect aan een klant zonder beide geschiedenissen te verwarren. Controleer eerst het klantenbestand op duplicaten. Archiveren verwijdert de prospect uit de actuele opvolging; toon de archieven om hem later te herstellen.

Klik op de titel van een kaart of op een CRM-zoekresultaat om de prospectfiche te openen. Ze toont de contact- en commerciële context en biedt daarna, volgens uw rechten, acties om te bewerken, te converteren en op te volgen. Bij een geconverteerde prospect zijn de getoonde contactgegevens uitdrukkelijk de bewaarde commerciële momentopname; de gekoppelde klantenfiche opent afzonderlijk en bevat de actuele gegevens.

Het tabblad Contact opent eerst. Dossiersamenvatting staat op een afzonderlijk tabblad dat volgens uw rechten beschikbaar is en pas wordt geladen wanneer u het opent. U kunt de link naar dat tabblad bewaren om rechtstreeks naar de samenvatting terug te keren.

Het tabblad Offertes en, bij een geconverteerde prospect met toegang tot de gekoppelde klant, het tabblad Facturen laden servergefilterde pagina's. Facturen volgen de huidige klant, ook na een samenvoeging; ze worden geen documenten van de historische prospect. Het paginanummer blijft in de link van het tabblad staan.

Prospecten ontvangen vanuit een formulier of een andere applicatie

Met een prospect-webhook kan het contactformulier van uw website of een andere applicatie automatisch een prospect aanmaken in de kolom Te contacteren. Open op het Kanbanbord Integraties en daarna Nieuwe webhook. Geef een naam en kies de bron die bij elke ontvangen prospect wordt geregistreerd (bijvoorbeeld Website). De actie vereist het recht om CRM-gegevens aan te maken en te wijzigen.

Bookelio toont dan het adres, het geheim en een voorbeeldoproep. Kopieer het geheim onmiddellijk: het wordt nooit meer getoond en Bookelio bewaart er alleen een vingerafdruk van. Het geeft geen andere toegang: het kan alleen prospecten aanmaken. Bewaar het aan serverzijde, nooit in de code van een publieke webpagina: een websiteformulier moet via zijn eigen server Bookelio aanroepen.

De applicatie stuurt een JSON-POST met de header Authorization: Bearer <geheim>. Een voornaam, achternaam of bedrijf is verplicht. Het e-mailadres, telefoonnummer, de website, sector, het land (code van twee letters, bijvoorbeeld BE), de stad, straat, het huisnummer en de postcode zijn optioneel. Het veld message wordt opgeslagen als CRM-notitie bij de prospect. De oproep kan de bron, fase of verantwoordelijke niet opleggen: de prospect komt niet-toegewezen in Te contacteren. Elke oproep maakt een nieuwe prospect aan, ook als het e-mailadres al bestaat; controleer dubbels tijdens de opvolging. Als de applicatie een verzending opnieuw kan proberen, voegt ze een header Idempotency-Key toe die uniek is per aanvraag: een nieuwe poging met dezelfde sleutel geeft de reeds aangemaakte prospect terug. Het aantal oproepen is beperkt.

De lijst toont het begin van het geheim, de datum van de laatste oproep en het aantal aangemaakte prospecten. Intrekken blokkeert het geheim onmiddellijk; reeds aangemaakte prospecten blijven behouden. Lekt het geheim, trek de webhook dan in en maak een nieuwe aan.

CRM-notities organiseren

Open CRM-notities om persoonlijke pagina's of pagina's voor de organisatie te maken, los van klant- en prospectfiches. De boom toont alle pagina's en mappen; u kunt elke map open- of dichtklappen zonder van pagina te wisselen. Maak een pagina of map met de pictogrammen naast Hoofdmap. Sleep items naar een map of naar de hoofdmap om ze te verplaatsen.

Typ / op een pagina of gebruik de knop die verschijnt wanneer u over een blok beweegt om een bloktype te kiezen. In het blok Mermaid-diagram kunt u Mermaid-code aanpassen en het voorbeeld bekijken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Met Delen maakt u een alleen-lezenlink die na 1, 7 of 30 dagen vervalt, of actief blijft tot u hem intrekt. U kunt elke link op elk moment intrekken. Diagrammen zijn ook zichtbaar op de gedeelde pagina.

De commerciële historiek raadplegen

De prospectfiche toont een compacte commerciële historiek. Open op een klantenfiche het tabblad Historiek. De lijst bundelt de toegestane notities, oproepen, afspraken en privédocumenten, met exacte tellers en geleidelijk laden. Wanneer die klant uit een of meer geconverteerde prospecten voortkomt, maakt een oorsprongslabel onderscheid tussen hun regels en de regels die rechtstreeks bij de huidige klant zijn geregistreerd.

Open Commerciële opvolging vanuit de prospectfiche of het kaartmenu om een interactie toe te voegen of te wijzigen. De beschikbare acties hangen af van uw rechten. De gecombineerde historiek blijft de gemeenschappelijke leesweergave: ze telt geen twee gedeeltelijke lijsten op en stelt de paginagrootte niet als totaal voor.

Gebruik een korte notitie voor een beslissing of volgende stap. Noteer voor een oproep de richting, het resultaat, de datum, de eventuele duur en een samenvatting. Vermeldingen organiseren de interne samenwerking; ze zijn geen bericht aan de klant.

CRM-documenten zijn privé en gekoppeld aan de gekozen prospect of klant. Geef elk bestand een duidelijke naam en type. Een CRM-document is geen uitgereikte factuur en vormt geen bewijs van betaling.

Het commerciële profiel van een klant aanvullen

Een klantenfiche kan een commercieel profiel tonen wanneer de CRM actief is en uw rechten dit toelaten. U kunt er de bron, indicator voor commerciële partner, verantwoordelijke en korte interne notities bewaren zonder de contact- of facturatiegegevens van de klant te dupliceren.

Het profiel toont de status Actief, Passief of Inactief en de laatst bekende commerciële activiteit. Bookelio leidt die datum af uit een niet-gearchiveerde oproep, een voltooide afspraak, een offerte met geldige aanvaarding, een goedgekeurde reservatie, een bevestigde inschrijving voor een opleiding of voor een nog geplande groepssessie, of een geverifieerde betaling waarvan na voltooide terugbetalingen een positief bedrag overblijft.

Notities, post-its en documenten blijven zichtbaar in de opvolging, maar activeren een klant op zichzelf niet opnieuw. Een wijziging van contactgegevens, verantwoordelijke of kleur doet dat evenmin. Wanneer een geldige bron wordt geannuleerd of verwijderd, een betaling volledig wordt terugbetaald of fiches worden samengevoegd, wordt de status opnieuw berekend op basis van de bewijzen die geldig blijven. Bookelio herschrijft daarvoor geen reservaties, inschrijvingen of betalingen.

Standaard wordt een klant na 30 dagen Passief en na 90 dagen Inactief; beide termijnen beginnen bij de laatste geldige activiteit. Bevoegde gebruikers kunnen deze termijnen wijzigen via CRM → Opvolgingen → Activiteitsstatus van klanten. De melding “inactieve klant” behoudt haar eigen termijn. Zo'n melding betekent dus “geen activiteit tijdens de gekozen termijn”, niet noodzakelijk dat de profielbadge net Inactief is geworden.

Geen activiteit bekend betekent dat er nog geen gedateerde commerciële activiteit beschikbaar is; het betekent niet dat de klantenfiche leeg is. De status veroudert dan vanaf het begin van de opvolging zonder die technische datum als activiteit voor te stellen. Het commerciële profiel archiveren haalt het uit de herberekening zonder de klant te verwijderen of reservaties, financiële gegevens of eventuele portaaltoegang te wijzigen. Na herstel wordt de status opnieuw bepaald op basis van de bewaarde geldige activiteiten.

Afspraken plannen en bijwerken

Onder CRM → Afspraken groepeert de weergave Lijst komende afspraken onder Vandaag, Deze week en Later. Elke rij toont het gekoppelde contact en het aantal actieve verslagen zonder de fiche te openen. Het totaal komt van de server en Meer laden vult de periode geleidelijk aan zonder de lijst op 500 items af te kappen. Voorbij begint met de recentste ontmoetingen. U kunt ook naar de Kalender in dag-, week- of maandweergave schakelen; Bookelio onthoudt deze keuze voor uw account binnen de organisatie. De titel van een rij of een kalenderitem opent een aparte fiche die u kunt bewaren of delen met een bevoegde collega.

Maak een afspraak met titel, periode, type, locatie of videolink. Selecteer in de Dag- of Weekweergave rechtstreeks een halfuurslot om een afspraak van één uur vooraf in te vullen. Ze kan zonder gekoppeld contact blijven of aan een prospect of klant worden gekoppeld; het gesloten veld toont duidelijk het gekozen contact en de keuze kan later worden aangepast. Wanneer u het begin verplaatst, verplaatst Bookelio ook het einde en een eventuele openstaande herinnering om de duur te behouden. Als er een fiche gekoppeld is, kunt u ze vanuit het detail openen. Alleen webadressen met http of https worden als klikbare link aangeboden.

U kunt een afspraak wijzigen of archiveren als uw rechten dat toelaten. Een gearchiveerde fiche blijft met haar verslagen in alleen-lezenmodus beschikbaar en kan worden hersteld. Werk na de ontmoeting de status en het resultaat bij en voeg één of meer verslagen toe. Elk verslag bewaart zijn datum en kan afzonderlijk worden aangepast of verwijderd. Een verslag toevoegen lost een melding voor een ontbrekend verslag automatisch op; als het laatste verslag later wordt verwijderd terwijl de situatie nog van toepassing is, wordt die melding opnieuw actief. Markeer een geannuleerde afspraak of afwezigheid niet als voltooid enkel om ze uit de lijst te verwijderen.

Een verslag kan tekst, een audiobestand of beide bevatten. MP3, M4A, WAV, OGG, FLAC en WebM worden ondersteund tot 120 MiB. De audio wordt pas geladen wanneer u op Audio afspelen klikt; daarna kunt u het bestand downloaden. Bij het bewerken kunt u de audio behouden, vervangen of verwijderen. Als u de enige audio verwijdert, moet u tekst aan het verslag toevoegen.

Heeft de audio een transcriptie, of is er een transcriptie geïmporteerd? Klik op Verslag genereren. Stel een OpenAI- of Anthropic-sleutel en een model in bij AI-integratie; de modules AI en Afspraken en wijzigingsrechten voor afspraken zijn vereist. Klik op Genereren, lees de samenvatting, beslissingen en voorgestelde acties en kies In het verslag gebruiken. Je kunt de tekst in het formulier aanpassen en moet op Opslaan klikken om hem te bewaren. De taal van de transcriptie, de oorspronkelijke transcriptie en de audio blijven behouden. Rond een ander concept eerst af of annuleer het; een voorstel kan geen tekst of bron vervangen die sinds de generatie is gewijzigd.

Offertes en diensten voorbereiden

De CRM → Commerciële catalogus bevat herbruikbare diensten, hun indicatieve prijs en duur en standaardtaken. Zo bereidt u consistente projecten en offertes voor; dit vervangt de catalogus met reserveerbare activiteiten niet.

Onder CRM → Offertes toont de lijst 50 voorstellen per pagina met nummer, referentie, klant of prospect, datums, bedragen exclusief en inclusief btw en status. Zoeken, status, archieven, totaalbedrag met valuta, doel en sortering blijven in de URL staan, zodat u na het openen van een fiche naar dezelfde weergave terugkeert. De zoekopdracht omvat ook naam en bedrijf van het gekoppelde contact. Zoeken op bedrag aanvaardt een verschil van één munteenheid rond het ingevoerde totaal en mengt nooit offertes in verschillende valuta.

Elke offerte heeft een vaste fiche-URL, ook wanneer ze verzonden, aanvaard, geweigerd, vervallen of gearchiveerd is. De fiche bundelt lijnen, kortingen, belastingen, totalen, voorwaarden, commerciële notities, mijlpalen, uitgiftebewijs en toegestane links naar contact en project. Voor een uitgegeven offerte toont Bookelio de vastgelegde inhoud van die versie en downloadt het de opgeslagen pdf; latere cataloguswijzigingen herschrijven dat bewijs niet. Offertenotities zijn commercieel en kunnen in het document verschijnen: gebruik ze niet voor interne dossiernotities.

Afhankelijk van de configuratie en uw rechten kan een offerte worden verzonden, aanvaard of geweigerd, aan een handtekening worden gekoppeld of een betalingsverzoek voorbereiden. Controleer klant, bedragen, valuta, belastingen en status vóór een externe actie. Een aanvaarde offerte is op zichzelf geen ontvangen betaling of geboekte factuur.

Een aanvaarde offerte in stappen factureren

Open de aanvaarde offerte en vervolgens Voorbereidingen en toewijzingen. Dit onderdeel toont het offertetotaal, de al gereserveerde, gevraagde en gefactureerde delen, geverifieerde ontvangsten en het bedrag dat nog kan worden toegewezen. Een deel aanmaken vereist de passende rechten voor offertes en factuurvoorbereidingen; dit is alleen mogelijk zolang de offerte actief is en er een bedrag overblijft.

Kies Volledig, Percentage, Vast bedrag of Saldo. U kunt het deel aan een geplande mijlpaal koppelen: bedrag of percentage, omschrijving en geplande datum worden dan in het formulier overgenomen. Vul de omschrijving en datums in, kies Voorbeeld berekenen en controleer netto, btw, totaal en saldo. Wijzigt u daarna het deel, bereken het voorbeeld opnieuw voordat u Voorbereiding maken kiest.

De reservering maakt een concept dat aan de offerte en eventueel de mijlpaal gekoppeld is. Ze maakt nog geen factuur, betalingsverzoek, schuld of bericht aan de klant aan. In de lijst met toewijzingen kunt u de voorbereiding openen en de recentste actieve reservering annuleren als haar concept nog ongewijzigd en niet uitgegeven is. Een oudere reservering kan niet worden geannuleerd zolang latere delen ervan afhangen.

Controleer op de voorbereidingsfiche klant, regels, datums en voorwaarden. Het pdf-voorbeeld is gemarkeerd als niet uitgegeven. Controleren vóór uitgifte controleert de huidige versie en toont eventuele problemen met de voorstelling; dit geeft nog geen factuur uit. Slaagt die controle, kies dan eventueel verzending per e-mail of Peppol, bevestig die keuze en klik op Factuur uitgeven. Zonder gekozen verzendkanaal wordt geen automatische verzending gepland. Een geslaagde uitgifte maakt de gekoppelde factuur en het betalingsverzoek aan; ze registreert geen ontvangen betaling. Volg de status van elke verzending op het ontvangstbewijs van de voorbereiding. Is de status onzeker, controleer die dan handmatig bij de leverancier voordat u verdergaat; automatisch opnieuw verzenden is niet mogelijk.

Als de technische validatie de uitgiftepoging definitief afwijst, kies dan op het ontvangstbewijs Corrigeren in een nieuw concept of Deze voorbereiding opgeven, met een reden. Het gereserveerde nummer en de afwijzing blijven in de historiek. Raadpleeg ook de gids voor facturen en creditnota's om factuur, betaling en correctie te onderscheiden.

Projecten, taken en tijd organiseren

Projecten combineren een klant, verantwoordelijke, voortgang en deadlines. Taken kunnen bij een project horen of rechtstreeks aan een klant gekoppeld zijn en ondersteunen uitvoerders, subtaken, gesprekken, bijlagen, prioriteiten en vervaldatums.

Taken beheren vanuit de projectfiche

Open een project via Projecten en vervolgens het tabblad Taken. De module Productie en de nodige leesrechten moeten beschikbaar zijn. Kies Lijst voor een compacte tabel of Kanban voor statuskolommen zonder het project te verlaten. Zoeken, sorteren en de sorteerrichting gelden voor de taken van dit project. Met het archieffilter toont u actieve taken, alleen gearchiveerde taken of beide; een voltooide taak is niet noodzakelijk gearchiveerd.

Bij het eerste gebruik zijn voltooide taken verborgen in Lijst en zichtbaar in Kanban. Voltooide taken tonen wijzigt deze keuze alleen voor de huidige weergave. Bookelio onthoudt deze twee keuzes afzonderlijk in uw browser, samen met de weergave, sortering, het archieffilter en de gekozen lijstkolommen, voor uw gebruiker, organisatie en dit project. Dit wijzigt de weergave van andere projecten of de algemene takenpagina niet. Lijst toont 50 taken per pagina; elke Kanbankolom laadt 20 taken tegelijk en heeft een eigen actie om meer te laden.

Met het selectievakje voor voltooiing kunt u een taak voltooien of heropenen. Het menu Verplaatsen naar en slepen in Kanban voeren dezelfde statuswijziging uit. Via de menu's van rijen en kaarten kunt u een taak ook in het gebruikelijke formulier wijzigen, na bevestiging archiveren, uit het archief herstellen of een timer starten, volgens uw rechten. Herstel een gearchiveerde taak voordat u ze wijzigt, de status aanpast of een timer start. Tijdens een actie worden herhaalde aanvragen geblokkeerd; als een wijziging mislukt, laadt de weergave de huidige toestand opnieuw zonder de actie automatisch te herhalen.

Bij een actief project maakt de snelle invoer een taak op basis van de titel aan en opent Nieuwe taak het volledige formulier met het project al geselecteerd. Beide mogelijkheden vereisen aanmaakrechten en zijn niet beschikbaar bij gearchiveerde projecten. Na het aanmaken of wijzigen worden de taken en voortgangsindicatoren van het project vernieuwd; een timer starten vernieuwt ook de toegestane tijdweergaven. Persoonlijke tijd of teamtijd blijft alleen zichtbaar met de bijbehorende rechten.

Panelen en sjablonen aanpassen

Open in een project Taken → Panelen instellen. Geef elk paneel een naam, kies de taakstatus en wijzig de volgorde met de pijlen. Voeg bijvoorbeeld een paneel Ideeën toe. De gedeelde identificatie (ideas) staat los van de getoonde naam. Het algemene Kanbanbord groepeert panelen uit verschillende projecten op basis van deze identificatie, ook wanneer hun namen verschillen.

Kies het paneel voor nieuwe taken en het paneel voor voltooide taken. Het voltooiingsvakje stuurt een taak naar die bestemming; herhaling en voortgang blijven op de gebruikelijke manier werken. Panelen zoals In ontwikkeling en Te controleren kunnen dezelfde status hebben en toch afzonderlijk blijven. Gebruik Verplaatsen naar, slepen of het veld Paneel in het taakformulier. In de gedeelde weergave kan een taak alleen naar een paneel uit haar eigen project worden verplaatst.

Voordat u een paneel met taken verwijdert, kiest u een vervangend paneel met dezelfde status, ook voor gearchiveerde taken. Voeg dat indien nodig eerst aan het concept toe. De overdracht behoudt de voortgang en voltooit of heropent geen taken. Een taak die in een niet-ingestelde status terechtkomt, bijvoorbeeld na een hulpvraag, blijft zichtbaar in een terugvalpaneel zolang dat werk bevat.

Paneelsjablonen, op de pagina Projecten of in de editor, biedt Standaard, Commercieel en Ontwikkeling. Dupliceer een meegeleverd sjabloon om het aan te passen, of bewaar de projectpanelen als een benoemd organisatiesjabloon. Met het recht om instellingen te wijzigen kunt u organisatiesjablonen benoemen, wijzigen of verwijderen en de standaard voor de organisatie kiezen. Kies eerst een andere standaard voordat u het huidige standaardsjabloon verwijdert.

Kies bij het aanmaken van een project een sjabloon of behoud de organisatiestandaard. Elk project krijgt een onafhankelijke kopie: latere sjabloonwijzigingen veranderen bestaande projecten niet. Om een ander sjabloon op een bestaand project toe te passen, kiest u het in de editor, controleert u de overdrachten en kiest u Panelen opslaan. Wijzigingen blijven een concept tot u ze opslaat; laad na een fout of conflict uitdrukkelijk opnieuw voordat u herprobeert.

Taken ontvangen vanuit een andere applicatie

Met een taakwebhook kan een andere applicatie automatisch een taak aanmaken in een bepaald paneel van een project, bijvoorbeeld een taak in Bug telkens wanneer een gebruiker een probleem meldt. Open in het project het tabblad Integraties en daarna Nieuwe webhook. Geef een naam en kies het bestemmingspaneel. Het tabblad vereist het recht om projecten te wijzigen en taken aan te maken.

Bookelio toont dan het adres, het geheim en een voorbeeldoproep. Kopieer het geheim onmiddellijk: het wordt nooit meer getoond en Bookelio bewaart er alleen een vingerafdruk van. Het geeft geen andere toegang: het kan alleen taken aanmaken in dat paneel. Bewaar het aan serverzijde van de andere applicatie, nooit in een mobiele app, een publieke webpagina of een coderepository.

De applicatie stuurt een JSON-POST met de header Authorization: Bearer <geheim>. De titel is verplicht. De beschrijving, prioriteit (LOW, NORMAL, HIGH, URGENT) en vervaldatum zijn optioneel. Als ze een verzending opnieuw kan proberen, voegt ze een header Idempotency-Key toe die uniek is per melding: een nieuwe poging met dezelfde sleutel geeft de reeds aangemaakte taak terug, zonder dubbel. Het aantal oproepen is beperkt.

De lijst toont het begin van het geheim, de datum van de laatste oproep en het aantal aangemaakte taken. Intrekken blokkeert het geheim onmiddellijk; reeds aangemaakte taken blijven behouden. Lekt het geheim, trek de webhook dan in en maak een nieuwe aan. Een webhook weigert oproepen zolang het project gearchiveerd is. Wordt zijn paneel verwijderd, dan toont hij Paneel verwijderd en weigert hij oproepen: maak dan een webhook naar een ander paneel.

Een taak met haar context aanmaken

In het volledige formulier kunt u rechtstreeks een klant kiezen, ook zonder project. Projecten zijn doorzoekbaar en gepagineerd, met een filter op de gekozen klant. Bestaande verwijzingen blijven zichtbaar wanneer ze niet op de huidige resultatenpagina staan. Een nieuw handmatig aangemaakt project begint als Actief; bestaande projecten worden niet opnieuw ingedeeld.

Bij het aanmaken van een taak kunt u vóór het opslaan maximaal 100 subtaken voorbereiden. Hun toegewezen personen nemen standaard de keuze van de hoofdtaak over; volgens uw rechten kunt u dit per subtaak aanpassen. De taak en subtaken worden samen opgeslagen: als er één ongeldig is, wordt niets aangemaakt. Na een mislukte opslag blijft het concept behouden. Latere wijzigingen aan de toegewezen personen van de hoofdtaak wijzigen bestaande subtaken niet.

De prioriteit van een subtaak kan op Geen worden gezet. Daardoor verdwijnt haar prioriteitsindicator; dit is in de interface niet hetzelfde als “Normaal” en wijzigt de prioriteit van de hoofdtaak niet.

Kies voor een herhalende taak in het formulier een dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse herhaling en het interval. De volgende taak wordt aangemaakt wanneer de huidige taak naar Voltooid gaat. Ze begint als nog uit te voeren werk, behoudt de project- of klantcontext, toegewezen personen en nog actieve subtaken, en verschuift hun vervaldatums volgens de gekozen frequentie. Andere velden van een al voltooide taak wijzigen maakt geen extra taak aan. Controleer vóór het voltooien de klant van het project als die koppeling sinds de aanmaak veranderde.

In de discussie van een taak kunt u een bericht schrijven en maximaal vijf bestanden toevoegen, of een bestand zonder tekst publiceren. Typ @ in de editor om een collega te vermelden; de naam als gewone tekst invoeren waarschuwt die persoon niet. Toegewezenen verwittigen publiceert een uitdrukkelijk commentaar en waarschuwt de momenteel toegewezen personen, behalve uzelf. Hulp vragen kiest één ontvanger. Deze gesprekken zijn intern en sturen geen bericht naar de klant.

Wanneer u een taak archiveert, worden haar nog actieve subtaken mee gearchiveerd. Bij herstel herstelt Bookelio alleen de subtaken die door die cascade zijn gearchiveerd en krijgen ze hun vorige status terug; een subtaak die u afzonderlijk archiveerde, blijft gearchiveerd. Een taak of subtaak kan niet worden gearchiveerd zolang er rechtstreeks een actieve timer aan gekoppeld is: stop eerst die timer zodat de volledige duur bewaard blijft.

Een project archiveren verhindert niet dat u een al gekoppelde taak corrigeert, volgens uw rechten. U kunt er echter geen nieuwe taak in aanmaken of een andere taak aan koppelen. Als het voltooien van een terugkerende taak de volgende taak zou aanmaken, herstel dan eerst het project of verplaats de taak: anders wordt de actie zonder gedeeltelijke wijzigingen geweigerd. Is de taak zelf gearchiveerd, herstel ze dan eerst.

Stop timers die rechtstreeks aan het project, zijn taken of hun subtaken gekoppeld zijn voordat u het archiveert. Een gearchiveerd project kan geen nieuwe timer of tijdregistratie krijgen; historische registraties kunt u met de vereiste rechten nog corrigeren.

Open vanuit de projecten- of takenlijst een fiche en gebruik Terug naar de vorige weergave om de oorspronkelijke zoekopdracht, filters, sortering en pagina terug te vinden. De link werkt ook na vernieuwen of openen in een nieuw tabblad. Vanuit de taken van een project keert u terug naar dat project; de lokale weergave wordt onthouden, maar de tijdelijke zoekopdracht niet. In het subtaakvoorbeeld opent de titel de taak en wordt de juiste subtaak geselecteerd.

Tijd registreren

Gebruik statussen om het echte werk weer te geven. Tijdregistratie bewaart een afgesloten duur of een actieve timer wanneer die actie beschikbaar is. Controleer taak, project, klant en categorie vóór het opslaan: deze gegevens dienen voor interne opvolging en maken niet automatisch facturatie aan.

U kunt meerdere timers tegelijk laten lopen, ook op verschillende taken. De kop van het dashboard toont hun aantal en opent een compacte lijst met de context, live duur en link naar de bijbehorende taak, subtaak of het project. Een timer die vanuit een taak wordt gestart, verschijnt meteen zonder dat u de pagina hoeft te vernieuwen. U kunt er ook één starten via Acties → Nieuwe timer.

Stoppen geldt altijd alleen voor de gekozen timer; de andere blijven lopen. In een bevestiging kunt u de opmerking en categorie aanvullen of verbeteren. Bookelio berekent de eindduur op de server op het ogenblik van stoppen. Er is geen impliciete actie om alle timers te stoppen.

De pagina Tijdregistratie bundelt actieve timers en afgesloten registraties. De samenvattingen verdelen de tijd per klant, per project en zonder klant, en houden geregistreerde tijd apart van nog lopende timers. Met periodes, filters, archieven, de daglijst en de tijdlijn kunt u de details bekijken zonder dat deze duur automatisch facturatie wordt.

Met exportrechten downloadt XLSX exporteren de afgesloten registraties die overeenkomen met de filters op de pagina, inclusief de archiefkeuze. De werkmap bevat een samenvatting per klant, een dagdetail en registraties zonder klant; ze vermeldt hoeveel lopende timers zijn uitgesloten. Het menu ernaast biedt de vroegere CSV nog aan als u daarvoor toegang hebt. De XLSX-export is beperkt tot 25.000 afgesloten registraties: verklein de periode of beperk de filters wanneer u die grens overschrijdt.

Als een van uw timers nog loopt in een andere organisatie waartoe u toegang hebt, toont het dashboard een herinnering. Gebruik de aangeboden actie om eerst naar die organisatie over te schakelen en open of stop daarna de timer. Bookelio controleert uw rechten en de module opnieuw voor elke organisatie; een ontoegankelijke timer wordt niet getoond en geen enkele actie wordt naar de verkeerde organisatie gestuurd.

Het partneroverzicht bijhouden

Toegang: Relaties → Partners, met de module Prospecten. Het overzicht bevat externe contacten die geen klant, prospect of aanbrenger zijn: boekhouder, leveranciers, onderaannemers, instellingen… Elke fiche bevat een naam (verplicht), bedrijf, functie, een vrije categorie, e-mailadres, telefoon, website, adres en interne notities. Reeds gebruikte categorieën worden voorgesteld bij het typen en dienen als filter; de zoekopdracht doorzoekt naam, bedrijf, functie, categorie, e-mailadres en telefoon.

E-mailadres, telefoon en website openen rechtstreeks vanuit de lijst. Een contact bewerken vereist het recht om CRM-gegevens te wijzigen, archiveren vereist het archiveringsrecht; een gearchiveerd contact blijft zichtbaar via Gearchiveerde tonen en moet eerst hersteld worden voor het bewerkt kan worden. Het overzicht heeft geen commercieel of financieel effect: het maakt geen klant, prospect of commissie aan.

Aanbrengers en commerciële contracten beheren

Bewaar onder CRM → Aanbrengers de contactgegevens, het commissietype en de indicatieve waarde en koppel daarna de betrokken klanten. Percentages en vaste of terugkerende bedragen dienen alleen voor opvolging. Bookelio maakt er niet automatisch een betaling, leveranciersschuld of aankoopfactuur van.

Registreer onder CRM → Commerciële contracten de terugkerende omzet van een klant: label, periodiek bedrag, opstartkost, frequentie, datums, status en notities. Gebruik de aparte actie om een bedrag te wijzigen zodat de geschiedenis zichtbaar blijft. De getoonde MRR is een genormaliseerde declaratieve indicator; hij bewijst geen facturatie of inning en verleent geen softwaretoegang.

In hetzelfde formulier verdeelt Fasen van de opstart de opstartkost in stappen (bijvoorbeeld Ondertekening 40%, Tussentijdse oplevering 35%, Eindoplevering 25%), elk met een optionele geplande datum; zonder datum is de fase verschuldigd in de eerste maand van de terugkerende facturatie. Samen moeten ze 100% zijn; het bedrag per fase wordt uit de opstartkost berekend. Verloop van het periodieke bedrag plant een nieuw bedrag vanaf een datum, zowel lager als hoger (bijvoorbeeld € 600 per maand en vanaf 1 januari 2027 € 450). Het geldende bedrag, het maandelijkse equivalent en de MRR volgen automatisch de geldende trap. Deze gegevens blijven declaratief: er wordt geen factuur of betaalverzoek aangemaakt.

Bovenaan de pagina projecteert het Overzicht van de contracten de actieve contracten per maand over de gekozen periode: huidige MRR, ARR, MRR aan het einde van de periode, totaal van de periode en geplande opstart. Elke maand wordt gefactureerd op de verjaardagsdatum van het contract (de startdag), aan het bedrag dat die dag geldt: een daling op 29 december voor een contract gestart op de 1e geldt vanaf januari. Deze regel geldt overal: grafiek, huidige MRR, geldend bedrag van contracten, klantfiche en commerciële analyse. De grafiek stapelt het terugkerende bedrag en, als Opstart meetellen in de maanden aan staat, de opstartfasen in hun geplande maand (een fase zonder datum, of opstartkosten zonder fasen, zijn verschuldigd in de eerste maand van de terugkerende facturatie). Een maandtabel en een planning (starts, einddata, fasen, bedragwijzigingen) vervolledigen het overzicht. Deze projectie gebruikt de huidige contracten en vervangt de geschiedenis in de commerciële analyse niet.

Kies onder CRM → Commerciële analyse een periode om de ontwikkeling van deze MRR per maand en per valuta te bekijken. De pagina toont vanaf welke datum de geschiedenis betrouwbaar is. Eerdere maanden worden niet uit de huidige contracten afgeleid: een ontbrekend punt voor die maanden betekent niet dat de MRR nul was.

De periode, datums van een aangepaste periode, bron en gekozen valuta blijven in het pagina-adres staan. Deel de link of gebruik Terug in uw browser om dezelfde filters opnieuw te zien; voor elke indicator blijven de eigen toegangsrechten gelden.

Op het tabblad Tijd openen totalen, categorieën en projecten een lijst met dezelfde periode en criteria. De vroegere exports tonen die volledige populatie niet wanneer er lopende timers zijn; daarom zijn ze in dit detail niet beschikbaar.

Op het tabblad Facturatie openen de links Facturen en Creditnota's onder Gefactureerd de documentenlijst met dezelfde uitgiftedatumperiode en valuta. Hiervoor zijn leesrechten voor documenten en de module Facturatie nodig. De vroegere export past deze filters niet exact toe en is daarom niet beschikbaar in dit detail.

Klanten toegang tot het portaal geven

Wanneer de aanvullende module actief is, kunt u onder CRM → Klantenportaal het geverifieerde e-mailadres van een klant uitnodigen, de uitnodiging opnieuw verzenden of de toegang intrekken. Controleer klant en e-mailadres vóór het verzenden: een uitnodiging geeft toegang tot de informatie voor die klantrelatie, niet tot het interne dashboard.

De toegang intrekken verhindert volgende aanmeldingen maar verwijdert de klantfiche of geschiedenis niet. Als het adres verandert, trekt u de oude toegang in en maakt u een correcte uitnodiging in plaats van een link van iemand anders door te sturen.

Commerciële meldingen behandelen

CRM → Opvolgingen verzamelt situaties die nagekeken moeten worden, zoals een stille prospect, een afspraak zonder notitie, een onbeantwoorde offerte, een inactieve klant, een onbetaalde factuur of een aflopend contract. Elke regel kan worden geactiveerd en een passende drempel krijgen.

Een melding is een interne herinnering. Open het doel, controleer de situatie en los de melding op, negeer ze of stel ze uit. Een melding oplossen wijzigt het onderliggende contract, de afspraak, offerte, factuur of betaling niet.

Uw meldingen bekijken en instellen

De bel in de kop toont de ongelezen meldingen voor de actieve organisatie. Ze opent een compact overzicht; Alles bekijken leidt naar de volledige inbox, waar u alle of alleen ongelezen meldingen kunt tonen, op bron kunt filteren en volgende pagina’s kunt laden. Alles als gelezen markeren verwerkt alleen meldingen die al bestonden toen u de actie startte. Een melding die tegelijk aankomt, blijft dus ongelezen.

Een melding met een pijl opent de exacte fiche die volgens uw rechten beschikbaar is. Bookelio markeert ze alleen als gelezen wanneer de leesaanvraag slaagt. Sommige bronnen blijven tijdelijk zonder rechtstreekse link zichtbaar wanneer nog geen scherm het exacte object kan laden; ze krijgen dan het label Openen niet beschikbaar. Een gearchiveerde, verwijderde of niet langer toegankelijke bron verschijnt niet meer in de inbox.

Kies onder Meldingsvoorkeuren (het accountmenu onderaan de zijbalk, of de knop Voorkeuren op de pagina Meldingen) voor elke gebeurtenis afzonderlijk meldingen in Bookelio, push en e-mail en klik daarna op Voorkeuren opslaan. Deze keuzes zijn persoonlijk binnen de actieve organisatie en vereisen geen administratief instellingsrecht. E-mailherinneringen voor afspraken en post-its zijn standaard ingeschakeld om reeds geplande herinneringen te behouden; een uitdrukkelijke wijziging geldt voor toekomstige leveringen.

Berichten die vroeger naar het contactadres van de organisatie gingen, verlopen nu via deze meldingen, met e-mail standaard ingeschakeld: nieuwe reservering (voor het toegewezen lid), verplaatste reservering, betaalde cadeaubon of betaald pakket, contactaanvraag, bevestigde inschrijving of inschrijvingsaanvraag om goed te keuren, ontvangen Peppol-document en mislukte Peppol-verzending. Elk lid dat de bron mag raadplegen, ontvangt ze in zijn taal met een knop Openen in Bookelio en kan ze voor zichzelf uitschakelen. Antwoorden op de e-mail van een contactaanvraag of inschrijving beantwoordt rechtstreeks de bezoeker of deelnemer. Het contactadres van de organisatie ontvangt deze berichten niet meer.

Wanneer push beschikbaar is, vraagt Inschakelen op dit toestel toestemming van de browser en wordt alleen dit toestel geregistreerd. Installeer Bookelio op een iPhone of iPad eerst op het beginscherm als de browser dat vereist. Uitschakelen op dit toestel verwijdert de inschrijving; andere ingeschakelde kanalen, zoals de Bookelio-inbox of e-mail, blijven volgens uw voorkeuren werken. Push kan tijdens een geleidelijke ingebruikname nog niet beschikbaar zijn.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Een kaart kan niet worden verplaatst

Controleer uw wijzigingsrechten, of de fiche gearchiveerd is en welke actie u vraagt. Conversie naar Gewonnen kan ook klanttoegang vereisen. Vernieuw het bord als iemand anders de prospect intussen wijzigde.

Een afspraak toont geen gekoppelde fiche

Een afspraak mag bewust zonder contact blijven. Als er een fiche gekoppeld moet worden, wijzigt u de afspraak en zoekt u de exacte prospect of klant; een gelijkaardige naam maakt geen koppeling.

De MRR stemt niet overeen met betalingen

Dat is normaal wanneer declaratieve contracten niet zijn bijgewerkt of de facturatie een ander ritme volgt. Vergelijk het CRM-contract met betalingsverzoeken en facturen zonder financiële gegevens te wijzigen om de indicator te forceren.

Een actie of pagina ontbreekt

Controleer de actieve organisatie, de ingeschakelde betrokken module en uw rechten binnen de organisatie. Vraag een beheerder om het precieze recht na te kijken in plaats van een account met ruimere rechten te delen.

Een taak aan een prospect koppelen

Een taak kan aan een prospect worden gekoppeld in plaats van aan een klant of project: kies die in het taakformulier, of maak de taak aan vanuit de prospectfiche, die ze toont op het tabblad Taken. Bij de conversie gaan deze taken automatisch over naar de klant.

Taken groeperen in een mijlpaal

Een mijlpaal groepeert taken rond een doel, bijvoorbeeld een livegang. Hij kan aan meerdere projecten of aan geen enkel project gekoppeld zijn. Open Projecten en tijd → Mijlpalen om ze aan te maken en terug te vinden, of het tabblad Mijlpalen van een project om er een aan te maken die al gekoppeld is, een bestaande mijlpaal te koppelen of hem uit het project te verwijderen.

De pagina van een mijlpaal toont de status, de deadline, de projecten en de voortgang berekend op de niet-gearchiveerde taken. De beschrijving schrijf je rechtstreeks op de pagina, zoals de inhoud van een taak (titels, lijsten, tabellen…), en wordt automatisch opgeslagen. Gekoppelde taken toont alle taken, ongeacht het project; Nieuwe taak maakt er een aan die al gekoppeld is. Markeren als bereikt registreert de datum; Heropenen wist die.

Kies de mijlpaal in het taakformulier. Is hij nog niet aan het project van de taak gekoppeld, dan gebeurt dat automatisch bij het opslaan. Een project kan niet uit een mijlpaal worden verwijderd zolang actieve taken van dat project hem gebruiken. Een gearchiveerde mijlpaal behoudt zijn koppelingen maar aanvaardt geen nieuwe taken; herstel hem om hem opnieuw te gebruiken.