Locaties, zalen en beschikbaarheid instellen

De drie niveaus van beschikbaarheid begrijpen

Een locatie is een vestiging met een adres. Een zaal is een ruimte of middel binnen die locatie. Een lid is iemand van uw team die de dienst kan uitvoeren.

Om een tijdslot aan te bieden, moet Bookelio de locatie, de ruimte en de geschikte personen op elkaar kunnen afstemmen. Een fysiek vrije zaal volstaat dus niet als de locatie gesloten is, er geen begeleider beschikbaar is of de duur van de dienst niet binnen de resterende tijd past.

Open in het Nederlandstalige menu Instellingen → Locaties. De reservatiemodule en de juiste toegangsrechten moeten beschikbaar zijn. U hebt ook Planning → Diensten nodig om zalen en leden te koppelen aan de aangeboden prestaties.

Een locatie aanmaken

1. Open de lijst met locaties en start het aanmaken van een locatie.
2. Geef een naam die duidelijk is voor het team en de klanten, bijvoorbeeld ‘Hoofdcentrum’.
3. Vul de straat, het huisnummer, de postcode, de gemeente en het land in.
4. Voeg de contactgegevens van de locatie toe wanneer die relevant zijn.
5. Vult u geografische coördinaten in? Geef dan zowel de breedtegraad als de lengtegraad op.
6. Sla de locatie op en lees de gegevens na.

De naam maakt de locatie herkenbaar in keuzelijsten. Vermijd namen die bijna identiek zijn als uw organisatie meerdere vestigingen heeft. Een afspraak zoals ‘Gemeente — Centrum’ maakt het later makkelijker om een zaal te kiezen en een reservatie te controleren.

Geografische coördinaten zijn optioneel. Alleen een breedtegraad of alleen een lengtegraad wordt geweigerd. De velden aanvaarden decimale getallen; vul hier niet het volledige adres in. Hoe een kaart getoond wordt, hangt af van de openbare website die aan Bookelio gekoppeld is.

Zalen toevoegen

Open het zaalbeheer vanuit de rij van de locatie.

1. Voeg een zaal toe en geef een duidelijke naam, zoals ‘Praktijkruimte 1’, ‘Studio’ of ‘Privéruimte’.
2. Vul indien nodig de schoonmaaktijd na een reservatie in minuten in.
3. Sla op.
4. Herhaal dit voor elke ruimte die werkelijk gereserveerd kan worden.
5. Koppel deze zalen vervolgens aan de betrokken diensten via Planning → Diensten.

Een zaal staat niet voor een capaciteit in aantal deelnemers. Wilt u een sessie met twaalf afzonderlijke plaatsen organiseren? Gebruik dan groepslessen en hun capaciteit in plaats van twaalf fictieve zalen aan te maken.

De schoonmaaktijd begrijpen

Schoonmaak maakt een ruimte na een reservatie tijdelijk onbeschikbaar. Zo houdt u tijd vrij om de ruimte opnieuw klaar te maken, zonder dat die tijd deel uitmaakt van de duur die u aan de klant vermeldt.

Als zowel de zaal als de dienst een schoonmaaktijd heeft, past Bookelio de langste duur toe, niet de som. Een zaal die 15 minuten vraagt en een dienst die 20 minuten vraagt, leveren bijvoorbeeld een marge van 20 minuten op. Een sessie die om 11 uur eindigt, betekent dus niet dat u deze ruimte meteen om 11 uur opnieuw kunt gebruiken.

De reservatiestap, die u op de dienst instelt, is nog iets anders: die bepaalt hoeveel tijd er zit tussen de aangeboden starturen. Raadpleeg Diensten en reservaties om duur, stap en schoonmaak op elkaar af te stemmen.

Openingsuren en sluitingen instellen

Gebruik op de rij van een locatie Beschikbaarheid beheren, de actie bij het uurroosterpictogram.

1. Vul de gebruikelijke openingsuren in het beschikbaarheidsbeheer in.
2. Neem echte onderbrekingen, zoals een middagpauze, op in uw tijdsblokken.
3. Voeg uitzonderlijke onbeschikbaarheden toe voor sluitingsdagen, werken of collectief verlof.
4. Controleer de begin- en einddatum van elke uitzondering.
5. Sla op en controleer daarna de aangeboden tijdsloten voor een gewone datum en een datum waarop een sluiting geldt.

Met uitzonderlijke sluitingen hoeft u de terugkerende openingsuren niet te wijzigen voor een eenmalige afwezigheid. Een sluiting van de locatie beïnvloedt de beschikbaarheid van de zalen op die locatie; gebruik die niet voor de afwezigheid van één lid als de rest van het team blijft werken.

Wijzigingen van openingsuren bepalen welke tijdsloten beschikbaar zijn. Beschouw ze niet als een annulering of kennisgeving voor reservaties die al geregistreerd zijn. Heeft een wijziging gevolgen voor bestaande klanten? Zoek hun reservaties dan op en behandel de verplaatsing of annulering afzonderlijk.

Personen en diensten koppelen

Een volledige configuratie verbindt de juiste middelen met elkaar:

1. Open in Locaties de actie om de leden van de locatie te beheren.
2. Wijs de leden toe die er kunnen werken.
3. Koppel in Diensten de bruikbare zalen en de leden die elke prestatie kunnen uitvoeren.
4. Controleer de individuele beschikbaarheid via het ledenbeheer.
5. Bekijk opnieuw de tijdsloten van een dienst voor een specifieke zaal en datum.

Dat iemand lid is van de organisatie betekent niet dat die persoon alle diensten uitvoert. Bij een openbare reservatie is de beschikbaarheid gebaseerd op de geschikte personen. Bij het aanmaken via het beheer bepaalt uw keuze van begeleider nog nauwkeuriger wat gecontroleerd wordt.

Raadpleeg Team en toegangsrechten voor toegang, uitnodigingen en de beschikbaarheid van uw team.

Meerdere zalen samen reserveren

Een dienst kan één geselecteerde zaal gebruiken of alle gekoppelde zalen samen bezetten. Die tweede werkwijze is bijvoorbeeld geschikt voor een exclusieve reservatie waarvoor meerdere ruimtes tegelijk nodig zijn.

De aangeboden tijdsloten moeten dan voor alle betrokken zalen tegelijk beschikbaar zijn. Eén onbeschikbare zaal kan de reservatie van de volledige dienst verhinderen, ook als de andere zalen vrij zijn.

Controleer de lijst met gekoppelde zalen voordat u deze werkwijze kiest. Een per vergissing toegevoegde zaal kan de beschikbaarheid sterk beperken. Omgekeerd wordt een zaal die u werkelijk gebruikt maar vergeet te koppelen, niet beschermd tegen andere reservaties.

Voorbeeld van een samenhangende configuratie

U biedt een dienst van 60 minuten aan in een praktijkruimte die open is van 9 tot 12 uur. Het toegewezen lid werkt tijdens dezelfde uren. De zaal vereist 15 minuten schoonmaak en de dienst biedt starturen aan met intervallen van 30 minuten.

Na een reservatie van 9 tot 10 uur blijft de zaal bezet voor schoonmaak. De volgende starttijd moet zowel die marge als het rooster met aangeboden starturen respecteren. Een uitzonderlijke sluiting van 11 tot 12 uur kan de mogelijkheden verder beperken: er moet voldoende vrije tijd zijn om de prestatie volgens de regels van de dienst uit te voeren.

Gebruik dit voorbeeld als controlemethode: bekijk elke beperking afzonderlijk en niet alleen de vakken die in de kalender leeg lijken.

Waarom verschijnt er geen tijdslot?

Controleer in deze volgorde:

1. De geselecteerde organisatie en datum zijn correct; u bekijkt geen datum in het verleden.
2. De dienst is gekoppeld aan de gezochte zaal.
3. De locatie heeft openingsuren voor de betrokken periode.
4. Geen uitzonderlijke sluiting overlapt met het tijdslot.
5. Minstens één geschikt lid is beschikbaar.
6. De duur van de dienst, de reservatiestap en de schoonmaaktijd laten een echte mogelijkheid over.
7. De termijn ‘Reserveerbaar tot’ verhindert geen reservatie kort voor de start.
8. Een bestaande reservatie of groepsles bezet de zaal of het lid niet.
9. Bij het gebruik van meerdere zalen zijn alle gekoppelde middelen tegelijk vrij.

Een reservatie in behandeling kan nog steeds een tijdslot blokkeren: ze is niet hetzelfde als een geannuleerde reservatie. Raadpleeg de reservatiestatussen voordat u openingsuren wijzigt om een probleem op te lossen dat eigenlijk met een bestaand dossier te maken heeft.