Betalingsverzoeken, ontvangen betalingen en terugbetalingen

Het verschil tussen een verzoek, een betaling en een factuur

Een betalingsverzoek beschrijft wat er betaald moet worden: de klant, factureerbare regels, aantallen, prijzen, btw en het totaalbedrag. Een betaling beschrijft een ontvangen bedrag dat aan dat verzoek gekoppeld is. De factuur is een afzonderlijk document dat u onder Documenten kunt raadplegen. Een verzoek aanmaken bewijst dus niet dat de klant betaald heeft; een factuur aanmaken brengt evenmin een bankbetaling tot stand.

Een verzoek kan meerdere betalingen bevatten, bijvoorbeeld een gedeeltelijke overschrijving en daarna de betaling van het saldo. Omgekeerd kan een inschrijving voor een opleiding aan meerdere verzoeken gekoppeld zijn, met name bij betaling in termijnen. Bekijk de gekoppelde verzoeken voordat u besluit dat een volledige inschrijving betaald is.

Via de pagina's Betalingsverzoeken en Betalingen in het menu volgt u respectievelijk de gevraagde bedragen en de geregistreerde verrichtingen op. De beschikbare acties hangen af van uw rechten in de actieve organisatie.

Een handmatig betalingsverzoek aanmaken

Controleer vooraf de klantgegevens, uw bedrijfsgegevens en de btw-instellingen.

1. Open Betalingsverzoeken en kies om een nieuw verzoek aan te maken.
2. Selecteer de klant. Controleer de identiteit en het factuuradres.
3. Voeg een regel toe voor elke dienst of elk product. Vul een duidelijke beschrijving, het aantal, de eenheid, de eenheidsprijs exclusief btw en het toepasselijke tarief in.
4. Voeg indien nodig een kortingsregel toe. Die verlaagt het bedrag; controleer het teken en de btw van die regel.
5. Vul eventueel een kopersreferentie in, bijvoorbeeld een bestelreferentie die de klant heeft doorgegeven.
6. Controleer de totalen exclusief en inclusief btw en maak het verzoek aan.

De taal bij het aanmaken wordt afgeleid van de klant wanneer die aan het verzoek gekoppeld is. Facturen die op basis van dit verzoek worden aangemaakt, nemen vervolgens de taal van het verzoek over. Ga er niet van uit dat de taal van het dashboard ook de taal van de klantdocumenten bepaalt.

Rekenvoorbeeld, zonder advies over het btw-tarief: twee diensten van € 50 exclusief btw bedragen samen € 100 exclusief btw. Met een ingesteld tarief van 21% wordt een totaal van € 121 weergegeven. Een aantal van twee moet overeenkomen met twee werkelijk verkochte eenheden; een andere eenheidscode selecteren rekent een tijdsduur niet automatisch om.

De betaallink delen

Open de details van het verzoek en gebruik de actie om de publieke link te kopiëren of te openen. Deze link is beschikbaar voor verzoeken die aan een klant gekoppeld zijn. Bezorg hem alleen aan de betrokken ontvanger: hij geeft toegang tot de pagina van dit verzoek en de bijbehorende betalingsinformatie.

De klant kan het overzicht bekijken en vervolgens doorgaan naar de ingestelde betaaldienstverlener. Een link aanmaken verstuurt op zichzelf geen e-mail en levert geen geslaagde betaling op. Het terugkeerscherm van de dienstverlener kan nog wachten op de bevestiging van de betaling: controleer de definitieve status in Bookelio voordat u een extra betaling registreert.

Een overschrijving of handmatige betaling registreren

1. Open het betrokken verzoek en controleer de lijst met bestaande betalingen.
2. Kies Betaling toevoegen.
3. Kies de externe verwerker voor een betaling die buiten het online betaaltraject ontvangen is.
4. Vul het werkelijk ontvangen bedrag, de datum en, indien beschikbaar, een referentie in waarmee u de verrichting kunt terugvinden.
5. Kies de status die overeenkomt met de werkelijke toestand van de betaling en bevestig.

Een handmatige toevoeging registreert een verrichting in Bookelio. Er wordt geen geld van de rekening van de klant afgeschreven. Kies niet voor Mollie of Stripe om een ontvangst na te bootsen die niet bij die dienstverlener bestaat, en voer een reeds bevestigde online betaling niet opnieuw in.

Het voorgestelde bedrag komt overeen met het resterende saldo, maar moet nog gecontroleerd worden. Als u € 40 ontvangen hebt voor een verzoek van € 100, registreert u € 40, niet het totaalbedrag. Het verzoek blijft gedeeltelijk betaald totdat het saldo ontvangen is.

Statussen en het saldo begrijpen

De detailpagina maakt een onderscheid tussen het totaal betaalde bedrag, de terugbetalingen en het nettobedrag. Zowel terugbetalingen in behandeling als voltooide terugbetalingen tellen mee bij de berekening van de bedragen waarvoor al een terugbetaling is ingezet; mislukte terugbetalingen tellen niet mee.

Voorbeeld: voor een verzoek van € 100 is € 100 ontvangen, waarna een terugbetaling van € 20 geregistreerd wordt. Het weergegeven nettobedrag daalt. Dat betekent niet noodzakelijk dat u opnieuw € 20 aan de klant wilt vragen: ook de commerciële context en eventuele creditnota's moeten bekeken worden.

Een betaling terugbetalen

Open de terugbetalingsactie bij een voltooide betaling waarvoor nog een terugbetaalbaar bedrag beschikbaar is. Geef het bedrag, de reden en, voor een handmatige verrichting, een nuttige opvolgingsreferentie op.

Voor Mollie of Stripe vraagt deze actie daadwerkelijk een terugbetaling aan bij de dienstverlener. Bij een externe betaling registreert ze een handmatige terugbetaling: voer de bijbehorende overschrijving of teruggave afzonderlijk uit volgens uw procedure. Een terugbetaling mag niet hoger zijn dan de oorspronkelijke betaling verminderd met de terugbetalingen die al ingezet zijn.

Aankopen van beurtenkaarten kunnen niet via deze algemene actie terugbetaald worden: daarvoor moeten ook de beurten geregulariseerd worden. Neem in dat geval contact op met uw beheerder. Een terugbetaling maakt niet automatisch een creditnota aan en annuleert op zichzelf geen reservatie.

Wijzigen, filteren en controleren

Een verzoek kan gewijzigd worden zolang er geen betalingen en geen niet-verwijderde documenten aan gekoppeld zijn. Zodra er een financiële historiek bestaat, kunnen de regels, de taal en de kopersreferentie niet meer gewijzigd worden, ook niet als een betalingspoging mislukt is. Maak geen dubbel verzoek aan om deze beveiliging te omzeilen.

De lijst met verzoeken kan gefilterd worden op aanmaakdatum en klant. De lijst Betalingen biedt filters voor datums, klant, status en verwerker, plus een CSV-export van de resultaten die aan de filters voldoen, niet alleen van de zichtbare pagina. Om een onverklaard bedrag terug te vinden, vertrekt u van de betaling, opent u het bijbehorende verzoek en bekijkt u de gekoppelde documenten.

Noteer bij twijfel over een ontvangen betaling de referentie, het bedrag, de datum en de exacte melding. Raadpleeg de gids voor probleemoplossing voordat u een verrichting opnieuw uitvoert die geld kan afschrijven of terugbetalen.