Aan de slag met Bookelio

Waarvoor dient Bookelio?

Bookelio brengt het samenstellen van uw aanbod, klantenbeheer, reservaties, opleidingen en commerciële opvolging samen. Het dashboard is bestemd voor uw team. De openbare winkel toont diensten en opleidingen aan bezoekers en laat hen, afhankelijk van uw instellingen, inschrijven of reserveren.

Niet elke organisatie gebruikt alle modules. Een zorgteam werkt mogelijk vooral met diensten en de kalender; een opleidingsorganisatie met opleidingsdata, deelnemers en attesten; een organisatie met groepslessen met sessies, wachtlijsten en beurten.

Deze documentatie beschrijft Bookelio, niet de specifieke schermen van een partnersite. Een gekoppelde website kan uw catalogus anders voorstellen of een extra aanmelding vereisen. Raadpleeg de online winkel voor de standaardwerkwijze voor bezoekers.

De begrippen waarmee u gaat werken

Een paar belangrijke verschillen helpen u om vanaf het begin fouten te vermijden:

Een klant is geen lid van uw team. Een goedgekeurde reservatie is geen betalingsbewijs. Een betalingsverzoek is niet automatisch een factuur. Houd deze verschillen in het oog wanneer u statussen bekijkt of een klacht behandelt.

Aanmelden en uw organisatie kiezen

Voorwaarden

U hebt een account nodig dat toegang heeft tot een organisatie. Afhankelijk van de installatie kan het openbaar aanmaken van accounts of organisaties uitgeschakeld zijn. Ziet u geen optie om u te registreren? Vraag dan toegang aan de verantwoordelijke van uw organisatie in plaats van een aparte werkruimte te proberen aanmaken.

1. Meld u aan met uw persoonlijke account.
2. Controleer welke organisatie bovenaan het zijmenu geselecteerd is.
3. Bent u lid van meerdere organisaties? Selecteer dan de organisatie waarin u moet werken.
4. Controleer de organisatienaam voordat u klanten aanmaakt, tarieven wijzigt of e-mails verstuurt.

De gegevens en toegangsrechten hangen af van de geselecteerde organisatie. Dat u een dossier in een andere werkruimte terugvindt, betekent niet dat het ook beschikbaar is in de werkruimte waarin u nu werkt.

Uw weg vinden in het menu

Het zijmenu groepeert de hulpmiddelen volgens hun gebruik:

• Planning: diensten, reservaties, groepslessen, beurtenkaarten en beurten, opleidingen.
• Verkoop: klanten, documenten, betalingsverzoeken, betalingen, stock en cadeaubonnen.
• Communicatie: contactaanvragen, mailinglijsten, e-mails opstellen en de e-mailgeschiedenis.
• Inhoud: formulieren, blogberichten en blogcategorieën.
• Instellingen: bedrijfsgegevens, locaties, leden, toegangsrechten en integraties.

Gebruik ‘Menu doorzoeken…’ om een rubriek terug te vinden zonder elke groep te openen. Deze zoekfunctie doorzoekt de navigatie, niet uw facturen, klanten of reservaties. Daarvoor gebruikt u de zoekfuncties op de bijbehorende pagina's.

Een ontbrekend menu kan betekenen dat een module niet geactiveerd is voor uw organisatie of dat u onvoldoende rechten hebt. Een ander lid kan dus meer hulpmiddelen zien. Raadpleeg Team en toegangsrechten voordat u van een storing uitgaat.

Uw werkruimte in de juiste volgorde voorbereiden

Stap 1: de bedrijfsgegevens controleren

Controleer de wettelijke gegevens en contactgegevens onder Instellingen → Bedrijfsgegevens. Bereid ook de facturatie-instellingen, de btw en de vormgeving van e-mails voor als u die functies gebruikt. Deze informatie is belangrijk voor de documenten en berichten die u aan uw klanten bezorgt.

Raadpleeg Instellingen om het onderscheid te begrijpen tussen organisatiegegevens, facturatieregels en koppelingen met dienstverleners. Zet nooit een geheime sleutel of wachtwoord in een dienstbeschrijving of een veld dat gepubliceerd wordt.

Stap 2: het team en de middelen voorbereiden

1. Controleer de leden en hun toegangsrechten.
2. Maakt u afspraken mogelijk? Maak dan de locaties en zalen aan.
3. Vul de openingsuren en uitzonderlijke sluitingen in.
4. Wijs personen toe aan de betrokken locaties en diensten en controleer vervolgens hun beschikbaarheid.

Alleen een dienst aanmaken volstaat niet om tijdsloten beschikbaar te maken. De locatie, de zaal en minstens één geschikt lid moeten de prestatie kunnen opvangen. De gids Locaties en beschikbaarheid legt deze voorbereiding uit.

Stap 3: de juiste werkwijze kiezen

• Bereid voor afspraken op reserveerbare tijdstippen een dienst met reservaties voor.
• Bereid voor een opleiding op vastgelegde data een opleiding voor, gevolgd door de data en inschrijvingen.
• Configureer groepslessen voor meerdere deelnemers aan dezelfde sessie.

Deze werkwijzen beantwoorden aan verschillende behoeften. Gebruik een gewone zaalreservatie niet als vervanging voor opleidingsdeelnemers wanneer u attesten en de specifieke opvolging van opleidingen nodig hebt.

Stap 4: het klanttraject controleren

Open het bijbehorende openbare traject voordat u een link verspreidt en controleer de titel, beschrijving, data, locaties en tarieven. De catalogus bekijken veroorzaakt geen betaling. Een reservatie of aankoop bevestigen kan daarentegen echte gegevens aanmaken en een betaling starten: stem een volledige test af met uw verantwoordelijke en gebruik de omgeving die daarvoor bedoeld is.

Het overzicht lezen zonder indicatoren te verwarren

De startpagina van het dashboard biedt een periode van zes of twaalf maanden, financiële en operationele indicatoren, grafieken en aandachtspunten. De geselecteerde periode bepaalt de context van de totalen: vergelijk altijd gelijkwaardige periodes.

Gebruik deze pagina om een afwijking of een te behandelen dossier op te merken en open daarna de bijbehorende lijst voor de details. Een ontvangen betaling, een onbetaalde factuur en een geannuleerde reservatie beschrijven niet dezelfde gebeurtenis. Ook terugbetalingen beïnvloeden de interpretatie van financiële bedragen.

Eerste controles bij een probleem

Ik vind een gegeven niet terug

Controleer eerst de geselecteerde organisatie en vervolgens de actieve filters op de pagina. Een periodefilter, statusfilter of nog ingevulde zoekopdracht kan een bestaand resultaat verbergen. Maak niet meteen een duplicaat aan.

Ik kan raadplegen maar niet wijzigen

Raadplegen en wijzigen kunnen afzonderlijk worden toegestaan. Vraag de verantwoordelijke om uw rol te controleren; gebruik niet het account van iemand anders om de beperking te omzeilen.

De klant zegt betaald te hebben, maar het dossier blijft in behandeling

Controleer het betalingsverzoek en de gekoppelde transacties. Terugkeren naar een bevestigingspagina bewijst op zich niet dat de betaling bevestigd is. Volg Betalingen en voorkom dat u dezelfde ontvangen betaling tweemaal registreert.

Welke gids lees ik hierna?

Begin met de werkwijze die u dagelijks gebruikt en lees daarna de overkoepelende onderwerpen: Klanten, Betalingen, Communicatie en Problemen oplossen. Elke gids legt uit welke gevolgen acties hebben, zodat u kunt ingrijpen zonder het overzicht over uw dossiers te verliezen.