Met klanten communiceren en inhoud publiceren

Het juiste communicatiemiddel kiezen

Bookelio maakt een onderscheid tussen e-mails die bij een verrichting horen — een bevestiging van een reservatie, inschrijving, factuur of attest — en campagnes voor de abonnees van lijsten. Campagnes bereidt u voor in de rubriek voor e-mailcampagnes. Artikelen beheert u in Blog, terwijl Contactaanvragen de berichten verzamelt die via de contactformulieren van gekoppelde websites binnenkomen.

Een klantenfiche en een inschrijving op een mailinglijst zijn niet hetzelfde. Ga er niet van uit dat iemand die een reservatie gemaakt heeft automatisch tot de ontvangers van een campagne behoort. Controleer vóór elke import of verzending of de betrokken personen deze communicatie volgens de werkwijze van uw organisatie horen te ontvangen.

Abonneelijsten aanmaken en onderhouden

Maak vanuit de campagnepagina een lijst aan met een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Opleidingsnieuws'. Open de lijst om de abonnees te bekijken en hun gegevens toe te voegen of te wijzigen: e-mailadres, voornaam en achternaam wanneer beschikbaar.

Een abonnee kan naar een andere lijst van dezelfde organisatie gekopieerd of verplaatst worden. Kopiëren behoudt de inschrijving in de bronlijst; verplaatsen verwijdert die uit de bronlijst. Als het e-mailadres al in de doellijst voorkomt, worden de gegevens bijgewerkt in plaats van bewust een identieke nieuwe vermelding aan te maken.

Voorbeeld: iemand wil alleen nog nieuws over een ander onderwerp. Gebruik verplaatsen als die persoon niet meer in de oorspronkelijke lijst moet blijven. Gebruik kopiëren als de persoon beide soorten nieuws moet ontvangen.

Abonnees importeren uit een CSV-bestand

1. Open de doellijst en start de import van abonnees.
2. Selecteer uw CSV-bestand. Komma's, puntkomma's en tabs worden als scheidingsteken herkend.
3. Geef aan of de eerste rij kolomkoppen bevat. Als die instelling niet klopt, kan een gegevensrij als titel behandeld worden, of omgekeerd.
4. Koppel de kolommen aan het e-mailadres, de voornaam en de achternaam. Hun volgorde in het bestand speelt geen rol; alleen het e-mailadres is verplicht.
5. Bekijk het voorbeeld en de gemelde problemen: ontbrekende of ongeldige e-mailadressen, dubbels, te lange namen of een overschreden limiet.
6. Corrigeer het bestand indien nodig, bevestig de import van de geldige gegevens en lees het resultaat.

De import aanvaardt maximaal 5.000 geldige abonnees per batch. E-mailadressen worden omgezet naar kleine letters. Een adres dat al in de lijst staat, wordt herkend zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters; opgegeven namen worden bijgewerkt. Lege naamvelden worden niet gebruikt om bestaande gegevens te wissen.

Het resultaat maakt een onderscheid tussen nieuwe abonnees, updates en dubbels. Lees het na voordat u hetzelfde bestand opnieuw importeert: minder nieuwe abonnees dan rijen is niet noodzakelijk een fout.

Een campagne opstellen met de editor

1. Open het scherm om een e-mail op te stellen en selecteer één of meerdere lijsten.
2. Vul een duidelijk onderwerp in en schrijf de inhoud van het bericht in de editor.
3. Voeg de nodige links en afbeeldingen toe en controleer hun bestemming.
4. Kies het thema van de organisatie of een eigen thema voor deze campagne.
5. Gebruik het voorbeeld om de uiteindelijke weergave te controleren en kijk vóór verzending de ontvangers en het onderwerp na.

Het editorvoorbeeld past het thema en de huisstijl toe die ook voor de verzending gebruikt worden. De personalisatiegegevens zijn voorbeelden, geen bewijs dat voor elke abonnee een voornaam ingevuld is. Kies bij voorkeur een formulering die ook begrijpelijk blijft als er een gegeven ontbreekt.

Lijsten kunnen overlappen. Bij verzending worden identieke e-mailadressen uit de geselecteerde lijsten samengevoegd; het werkelijk verstuurde aantal kan dus lager zijn dan de som van de getoonde aantallen. Een klik op Verzenden start de verzending; er wordt geen concept aangemaakt dat later nog bevestigd moet worden. Gebruik voor een echte controle in een inbox een testlijst met uitsluitend de beoogde testontvangers.

Sjablonen personaliseren en hergebruiken

De beschikbare variabelen zijn onder meer {{firstName}}, {{lastName}}, {{fullName}} en {{email}}. Ze worden voor elke abonnee ingevuld. De variabelen {{unsubscribeUrl}} en {{unsubscribeLink}} dienen voor het uitschrijfmechanisme.

U kunt het onderwerp en de inhoud opslaan in een sjabloon, een bestaand sjabloon laden om het bericht vooraf in te vullen en het daarna bijwerken of verwijderen. Sjablonen behoren tot de actieve organisatie. Een sjabloon laden vervangt de betrokken velden: bewaar wat u wilt behouden voordat u die wijziging uitvoert.

Een sjabloon is geen geplande campagne. Beschouw een niet-verstuurd en niet-opgeslagen bericht niet als een blijvend bewaard concept; sla een sjabloon op als u de inhoud opnieuw wilt gebruiken.

Ruwe HTML gebruiken en uitschrijvingen respecteren

De modus voor ruwe HTML is bedoeld voor wie al over een volledige HTML-e-mail beschikt. De inhoud wordt niet opnieuw ingekleurd door de Bookelio-thema's. Gebruik het voorbeeld van die modus en controleer de weergave in uw testmailprogramma's.

Ruwe HTML-inhoud moet de verwachte uitschrijfvariabele bevatten. In de editormodus voegt Bookelio de uitschrijfmogelijkheid toe aan de campagneweergave, na de bedrijfsfooter.

De link is persoonlijk voor de ontvanger. Wanneer die gebruikt wordt, wordt het adres uit alle lijsten van dezelfde organisatie uitgeschreven, niet alleen uit de lijst van de laatste verzending. Kopieer de persoonlijke link van een abonnee niet naar een gedeeld sjabloon en importeer iemand die zich uitgeschreven heeft niet zomaar opnieuw.

De e-mailhistoriek lezen

In de historiek kunt u zoeken en filteren op status: in behandeling, verzonden of mislukt. Open de details om het betrokken bericht te bekijken. De status Verzonden beschrijft het verzendresultaat dat Bookelio kent; ze bewijst niet dat het bericht geopend of gelezen is en garandeert evenmin dat het in de primaire inbox van de ontvanger terechtgekomen is.

Controleer bij een mislukte verzending de verzendconfiguratie en de foutmelding voordat u opnieuw probeert. Na een onderbroken poging kan het nodig zijn na te kijken welke ontvangers al verwerkt zijn; verstuur niet onmiddellijk alles opnieuw, want dat kan dubbele berichten opleveren.

Artikelen publiceren en contactaanvragen behandelen

Maak in Blog een artikel aan, schrijf de inhoud, voeg een omslagafbeelding en een samenvatting toe en deel het in bij de juiste categorieën. Het formulier bevat ook de slug, de SEO-titel en -beschrijving, trefwoorden en de status Concept of Gepubliceerd. Met een concept kunt u de inhoud voorbereiden; kies Gepubliceerd zodra die klaar is. De publieke weergave hangt af van de gekoppelde website die deze artikelen gebruikt.

Bekijk in Contactaanvragen de naam, contactgegevens, het bericht, de eventuele locatie en de datum. De e-maillink opent uw mailprogramma; Markeren als gelezen wijzigt de opvolgingsstatus in Bookelio, maar verstuurt geen antwoord naar de bezoeker. Behandel het beantwoorden en het bijwerken van de status dus als twee afzonderlijke stappen.