Prendre en main Bookelio

À quoi sert Bookelio ?

Bookelio réunit la préparation de votre offre, la gestion des clients, les réservations, les formations et le suivi commercial. Le tableau de bord est destiné à votre équipe. La boutique publique présente les services et les formations aux visiteurs et leur permet de s'inscrire ou de réserver selon votre configuration.

Toutes les organisations n'utilisent pas tous les modules. Une équipe de soins peut surtout travailler avec les services et le calendrier ; un organisme de formation avec les dates, participants et attestations ; une structure proposant des cours collectifs avec les séances, listes d'attente et crédits.

Cette documentation décrit Bookelio, et non les écrans particuliers d'un site partenaire. Un site connecté peut présenter votre catalogue autrement ou imposer une connexion supplémentaire. Pour le parcours public standard, consultez la boutique en ligne.

Comprendre les éléments que vous allez manipuler

Quelques distinctions évitent des erreurs dès le démarrage :

Un client n'est pas un membre de votre équipe. Une réservation approuvée ne constitue pas une preuve de paiement. Une demande de paiement n'est pas automatiquement une facture. Conservez ces distinctions lorsque vous consultez les statuts ou traitez une réclamation.

Se connecter et choisir son organisation

Prérequis

Vous devez disposer d'un compte autorisé à accéder à une organisation. Selon l'installation, la création publique de comptes ou d'organisations peut être désactivée. Si vous ne voyez pas d'option d'inscription, demandez l'accès au responsable de votre organisation plutôt que de chercher à créer un espace parallèle.

1. Connectez-vous avec votre compte personnel.
2. Vérifiez l'organisation affichée dans le sélecteur en haut du menu latéral.
3. Si vous appartenez à plusieurs organisations, sélectionnez celle dans laquelle vous devez travailler.
4. Contrôlez le nom de l'organisation avant de créer des clients, modifier des tarifs ou envoyer des e-mails.

Les données et les droits dépendent de l'organisation sélectionnée. Retrouver une fiche dans un autre espace ne signifie pas qu'elle sera disponible dans celui que vous utilisez actuellement.

Se repérer dans le menu

Le menu latéral regroupe les outils par usage :

• Planning : services, réservations, cours collectifs, packs et crédits, formations.
• Ventes : clients, documents, demandes de paiement, paiements, stock et cartes cadeau.
• Communication : demandes de contact, listes de diffusion, composition et historique des e-mails.
• Contenu : formulaires, articles et catégories du blog.
• Paramètres : coordonnées de l'entreprise, emplacements, membres, droits et intégrations.

Utilisez « Rechercher dans le menu… » pour retrouver une rubrique sans ouvrir chaque groupe. Cette recherche porte sur la navigation : elle ne recherche pas une facture, un client ou une réservation. Les recherches métier se trouvent dans les pages correspondantes.

Un menu absent peut s'expliquer par un module non activé pour votre organisation ou par des droits insuffisants. Un autre membre peut donc voir davantage d'outils. Consultez Équipe et droits avant de conclure à une panne.

Préparer son espace dans le bon ordre

Étape 1 : vérifier les informations de l'entreprise

Dans Paramètres → Détails de l'entreprise, vérifiez les informations légales et de contact. Préparez également les paramètres de facturation, la TVA et l'apparence des e-mails si vous utilisez ces fonctions. Ces informations sont importantes pour les documents et communications que vous remettrez à vos clients.

Consultez Paramètres pour distinguer les coordonnées de l'organisation, les règles de facturation et les connexions aux prestataires. Ne transmettez jamais une clé secrète ou un mot de passe dans une description de service ou un champ destiné à la publication.

Étape 2 : préparer l'équipe et les ressources

1. Vérifiez les membres et leurs droits.
2. Si vous proposez des rendez-vous, créez les emplacements et les salles.
3. Renseignez les horaires d'ouverture et les fermetures exceptionnelles.
4. Affectez les personnes aux lieux et services concernés, puis vérifiez leurs disponibilités.

Créer seulement un service ne suffit pas à produire des créneaux. Le lieu, la salle et au moins un membre éligible doivent pouvoir accueillir la prestation. Le guide Lieux et disponibilités détaille cette préparation.

Étape 3 : choisir votre parcours métier

• Pour des rendez-vous à horaires réservables, préparez un service et ses réservations.
• Pour une formation proposée à des dates définies, préparez une formation, puis ses dates et inscriptions.
• Pour plusieurs participants sur une même séance, configurez les cours collectifs.

Ces parcours répondent à des besoins différents. N'utilisez pas une simple réservation de salle comme substitut aux participants d'une formation si vous avez besoin d'attestations et du suivi propre aux formations.

Étape 4 : contrôler le parcours client

Avant de diffuser un lien, ouvrez le parcours public correspondant et vérifiez le titre, la description, les dates, les lieux et les tarifs. Une consultation du catalogue n'entraîne aucun paiement. En revanche, confirmer une réservation ou un achat peut créer de vraies données et lancer un encaissement : coordonnez tout essai complet avec votre responsable et utilisez l'environnement prévu à cet effet.

Lire la vue d'ensemble sans confondre les indicateurs

La page d'accueil du tableau de bord propose une période de six ou douze mois, des indicateurs financiers et opérationnels, des graphiques et des éléments à surveiller. La période sélectionnée donne le contexte des totaux : comparez toujours des périodes équivalentes.

Utilisez cette page pour repérer une anomalie ou un dossier à traiter, puis ouvrez la liste métier pour comprendre le détail. Un encaissement, une facture impayée et une réservation annulée ne décrivent pas le même événement. Les remboursements influencent également la lecture des montants financiers.

Les premières vérifications en cas de problème

Je ne retrouve pas une donnée

Vérifiez d'abord l'organisation sélectionnée, puis les filtres actifs sur la page. Un filtre de période, de statut ou une recherche restée renseignée peut masquer un résultat existant. N'enregistrez pas immédiatement un doublon.

Je peux consulter mais pas modifier

La consultation et la modification peuvent être autorisées séparément. Demandez au responsable de vérifier votre rôle ; ne partagez pas le compte d'une autre personne pour contourner la restriction.

Le client dit avoir payé, mais le dossier reste en attente

Vérifiez la demande de paiement et les transactions associées. Le retour sur une page de confirmation ne prouve pas à lui seul que le règlement a été confirmé. Suivez Paiements et évitez d'enregistrer deux fois le même encaissement.

Quel guide lire ensuite ?

Commencez par le parcours que vous utilisez au quotidien, puis les sujets transversaux : Clients, Paiements, Communication et Dépannage. Chaque guide précise les conséquences des actions afin de vous aider à intervenir sans perdre le suivi des dossiers.