Demandes de paiement, encaissements et remboursements

Distinguer la demande, le paiement et la facture

Une demande de paiement décrit ce qui est à régler : client, lignes facturables, quantités, prix, TVA et montant total. Un paiement décrit un encaissement associé à cette demande. La facture est un document distinct, consultable dans Documents. Créer une demande ne prouve donc pas que le client a payé ; créer une facture ne déclenche pas non plus un encaissement bancaire.

Une demande peut comporter plusieurs paiements, par exemple un virement partiel puis le règlement du solde. Inversement, une inscription à une formation peut être rattachée à plusieurs demandes, notamment en cas de paiement échelonné. Examinez les demandes liées avant de conclure qu’une inscription entière est réglée.

Les pages Demandes de paiement et Paiements du menu permettent respectivement de suivre les montants demandés et les opérations enregistrées. Les actions disponibles dépendent de vos droits dans l’organisation active.

Créer une demande de paiement manuelle

Avant de commencer, vérifiez les coordonnées du client, les informations de votre entreprise et les paramètres de TVA.

1. Ouvrez Demandes de paiement, puis la création d’une nouvelle demande.
2. Sélectionnez le client. Contrôlez son identité et son adresse de facturation.
3. Ajoutez une ligne par prestation ou produit. Renseignez une description compréhensible, la quantité, l’unité, le prix unitaire hors TVA et le taux applicable.
4. Ajoutez si nécessaire une ligne de réduction. Elle diminue le montant ; vérifiez le signe et la TVA de cette ligne.
5. Renseignez éventuellement une référence acheteur, par exemple une référence de commande communiquée par le client.
6. Vérifiez les totaux hors TVA et TVA comprise, puis créez la demande.

La langue de création est dérivée du client lorsqu’il est lié à la demande. Les factures générées à partir de cette demande reprennent ensuite sa langue. Évitez de supposer que la langue du tableau de bord détermine celle des documents du client.

Exemple de calcul, sans recommandation de taux : deux prestations à 50 € hors TVA représentent 100 € hors TVA. Avec un taux configuré à 21 %, le total affiché est 121 €. Une quantité de deux doit représenter deux unités réellement vendues ; changer le code d’unité ne convertit pas automatiquement une durée.

Partager le lien de paiement

Ouvrez le détail de la demande et utilisez l’action de copie ou d’ouverture du lien public. Ce lien est disponible pour les demandes rattachées à un client. Transmettez-le uniquement au destinataire concerné : il donne accès à la page de cette demande et à ses informations de règlement.

Le client peut consulter le récapitulatif puis poursuivre vers le prestataire de paiement configuré. La création d’un lien n’envoie pas à elle seule un e-mail et ne crée pas de paiement réussi. L’écran de retour du prestataire peut encore attendre la confirmation du règlement : vérifiez le statut final dans Bookelio avant d’enregistrer un paiement supplémentaire.

Enregistrer un virement ou un règlement manuel

1. Ouvrez la demande concernée et vérifiez la liste des paiements existants.
2. Choisissez Ajouter un paiement.
3. Pour un règlement reçu hors du parcours de paiement en ligne, choisissez le prestataire externe.
4. Renseignez le montant réellement reçu, la date et, si vous en disposez, une référence permettant de retrouver l’opération.
5. Choisissez le statut correspondant à la réalité du règlement et validez.

L’ajout manuel enregistre une opération dans Bookelio. Il ne prélève pas le compte du client. Ne choisissez pas Mollie ou Stripe pour simuler un encaissement qui n’existe pas chez ce prestataire et ne réencodez pas un paiement en ligne déjà confirmé.

Le montant proposé correspond au reste à payer, mais reste à contrôler. Si 40 € ont été reçus sur une demande de 100 €, enregistrez 40 €, pas le montant total. La demande reste partiellement réglée jusqu’à réception du solde.

Comprendre les statuts et le solde

Le détail distingue le total payé, les remboursements et le montant net. Les remboursements en attente, comme ceux terminés, sont pris en compte dans le calcul des montants déjà engagés au remboursement ; ceux en échec ne le sont pas.

Exemple : une demande de 100 € a reçu 100 €, puis un remboursement de 20 € est enregistré. Le net affiché diminue. Cela ne signifie pas nécessairement que vous souhaitez réclamer 20 € au client : le contexte commercial et les éventuels avoirs doivent aussi être examinés.

Rembourser un paiement

Depuis une ligne de paiement terminé ayant encore un montant remboursable, ouvrez l’action de remboursement. Indiquez le montant, le motif et, pour une opération manuelle, la référence utile au suivi.

Pour Mollie ou Stripe, cette action demande réellement un remboursement au prestataire. Pour un paiement externe, elle enregistre un remboursement manuel : réalisez séparément le virement ou la restitution correspondant à votre procédure. Un remboursement ne peut pas dépasser le paiement initial diminué des remboursements déjà engagés.

Les achats de packs de crédits ne sont pas remboursables depuis cette action générique : leur traitement nécessite aussi une régularisation des crédits. Contactez votre administrateur pour ce cas. Rembourser ne crée pas automatiquement un avoir et n’annule pas à lui seul une réservation.

Modifier, filtrer et contrôler

Une demande peut être modifiée tant qu’elle ne possède aucun paiement et aucun document non supprimé. Dès qu’un historique financier existe, la modification des lignes, de la langue et de la référence acheteur est bloquée, même si une tentative de paiement a échoué. Ne créez pas un doublon pour contourner cette protection.

La liste des demandes se filtre par dates de création et par client. La liste Paiements propose les dates, le client, le statut et le prestataire, ainsi qu’un export CSV des résultats correspondant aux filtres, pas uniquement de la page visible. Pour retrouver un montant inexpliqué, partez du paiement, ouvrez sa demande et examinez les documents liés.

En cas de doute sur un encaissement, relevez la référence, le montant, la date et le message exact. Consultez le guide de dépannage avant de relancer une opération susceptible de débiter ou rembourser de l’argent.