Créer et suivre les cartes cadeau

À quoi correspond une carte cadeau ?

Une carte cadeau permet de présenter un code dans un parcours compatible afin de couvrir tout ou partie d'une prestation. Elle possède un type, un statut et, selon le cas, un nombre de séances, un solde en euros ou un nombre d'utilisations.

Dans le tableau de bord, ouvrez Ventes → Cartes cadeau. Ce module doit être activé et votre rôle doit permettre les actions souhaitées. La création administrative et l'achat public ne sont pas équivalents : l'achat public comporte un paiement avant activation, tandis qu'une création manuelle n'est pas en elle-même une vente encaissée.

Les cartes cadeau ne sont pas les packs de crédits des cours collectifs. Les packs suivent un autre système, expliqué dans Planning collectif.

Choisir le bon type

Le formulaire administratif propose quatre types :

Une carte « montant fixe » de 50 € et une carte « montant réutilisable » de 50 € n'ont donc pas le même effet. La première est un solde que l'on dépense progressivement. La seconde peut accorder jusqu'à 50 € à chaque utilisation autorisée : vérifiez sa limite avant de la communiquer.

Les cartes réutilisables peuvent être limitées à un nombre d'utilisations ou ne pas avoir de limite. Une absence de limite d'utilisation ne supprime pas une éventuelle date d'expiration. Traitez particulièrement les codes réutilisables sans limite comme des moyens d'accès sensibles.

Créer une carte depuis le tableau de bord

1. Ouvrez la création dans Cartes cadeau.
2. Choisissez le type de carte.
3. Pour une carte en séances, sélectionnez le service et le nombre de séances.
4. Pour une carte en montant, renseignez le montant ; pour un pourcentage, renseignez une valeur positive ne dépassant pas 100 %.
5. Pour un type réutilisable, définissez la limite d'utilisations si vous en souhaitez une.
6. Laissez le code vide pour utiliser une génération automatique, ou saisissez un code personnalisé.
7. Associez éventuellement un client et renseignez les informations de bénéficiaire, l'expiration, le message, l'adresse de livraison ou les remarques utiles.
8. Relisez soigneusement le type et la quantité avant de créer la carte.
9. Retrouvez la carte dans la liste et contrôlez son statut ainsi que son solde.

Les codes personnalisés utilisent des lettres, des chiffres et des tirets, avec une longueur de 4 à 64 caractères. Un code déjà utilisé ne peut pas servir à créer une autre carte dans la même organisation.

L'association à un client facilite le suivi. Elle ne doit pas être interprétée comme la vérification automatique de l'identité de toute personne qui présente le code dans un parcours public. Évitez de publier les codes ou de les placer dans des documents accessibles à tous.

Une création manuelle n'encaisse pas le prix de la carte

Le formulaire administratif crée la carte et ses droits d'utilisation ; il ne lance pas un paiement de l'acheteur. Si vous l'utilisez pour une vente réalisée par votre équipe, suivez l'encaissement dans le parcours financier approprié. Ne considérez pas le solde initial comme une preuve que vous avez reçu cette somme.

Acheter une carte dans la boutique

La boutique publique propose l'achat de séances d'un service :

1. Le visiteur ouvre la page Cartes cadeau de votre boutique.
2. Il choisit un service et le nombre de séances.
3. Il vérifie le prix unitaire et le total ; les paliers dégressifs peuvent modifier le tarif selon la quantité.
4. Il complète ses coordonnées et les informations complémentaires proposées.
5. Il confirme puis règle auprès du prestataire de paiement.
6. Il revient sur la page de résultat et attend la confirmation du règlement.

La carte achetée est d'abord en attente. Elle devient utilisable après confirmation du paiement. Le parcours prévoit alors un e-mail de confirmation avec un PDF contenant les informations de la carte. Un achat commencé mais non payé n'est pas une carte active.

Les types réutilisables disponibles dans le tableau de bord ne sont pas pour autant proposés à l'achat dans cette boutique standard. Ne promettez pas à un client de pouvoir acheter lui-même n'importe quel type administratif.

Utiliser une carte pour une réservation

Dans un parcours compatible, le client saisit son code au récapitulatif et le valide avant de confirmer. Bookelio vérifie notamment le statut, l'expiration, le type et les droits restants.

Pour une carte en séances, le service doit correspondre à celui de la carte et le nombre de séances restantes doit suffire. Les cartes en séances ne sont pas interchangeables entre tous les services.

Pour une carte en montant ou réutilisable, la couverture dépend du type et du montant à régler. La contribution ne dépasse pas le montant concerné. Si la carte ne couvre qu'une partie de la prestation, un complément peut rester à payer. La présence d'un code validé ne signifie donc pas automatiquement « aucun paiement nécessaire ».

La boutique standard masque l'utilisation des cartes pour les services à matrice personnes × heures. Si le client ne voit pas de champ de code sur ce parcours, ne lui conseillez pas de modifier arbitrairement le service ou la durée pour le faire apparaître.

Exemple de carte en montant

Une carte dispose de 50 € et la prestation à couvrir coûte 35 €. Après une consommation de 35 €, il reste 15 € pour une utilisation ultérieure compatible. Si la prestation coûte 70 €, la carte ne peut couvrir que son solde de 50 € et un complément de 20 € reste à traiter.

Exemple de carte réutilisable

Une carte de 10 % limitée à trois utilisations couvre 8 € sur un montant de 80 € pris en compte pour cette utilisation. Il reste ensuite deux utilisations ; il ne s'agit pas d'un portefeuille dont on aurait retiré 8 €. Vérifiez toujours le récapitulatif réel du parcours utilisé.

Lire les statuts et l'historique

• En attente : un paiement d'achat doit encore être confirmé ; le code n'est pas utilisable.
• Active : la carte peut être utilisée si les autres conditions sont respectées.
• Épuisée : le solde, les séances ou les utilisations limitées sont arrivés à zéro.
• Révoquée : la carte a été désactivée par l'équipe.

L'expiration est contrôlée séparément. Une carte affichée active peut être refusée parce que sa date d'expiration est passée.

Depuis la liste, ouvrez le détail pour consulter le type, les informations disponibles, les usages et les liens vers les demandes de paiement associées. La copie du code permet sa transmission au bon destinataire ; évitez les captures d'écran de listes contenant plusieurs codes.

Révoquer une carte

1. Vérifiez le code, le client éventuel et le solde de la carte visée.
2. Ouvrez l'action de révocation.
3. Lisez l'avertissement sur les séances, utilisations ou sommes restantes.
4. Confirmez uniquement si cette désactivation est réellement voulue.

La révocation rend les droits restants inutilisables. Elle ne constitue pas un remboursement bancaire. Aucun parcours de réactivation n'est proposé dans cette liste : résolvez d'abord le besoin avec votre responsable si le but est seulement de corriger une information.

Pourquoi un code est-il refusé ?

Vérifiez l'organisation, la saisie exacte du code, son statut, l'expiration et les droits restants. Pour une carte en séances, contrôlez aussi le service et la compatibilité tarifaire.

Si la carte a déjà contribué à une réservation, consultez l'historique avant de créer une carte de remplacement. L'annulation d'une réservation ne doit pas être interprétée comme une restitution automatique de la carte : faites vérifier le suivi réel des usages et paiements. Consultez Paiements pour distinguer consommation, complément et remboursement.