Organiser le suivi commercial avec le CRM

À quoi sert le CRM ?

Le CRM rassemble le suivi qui précède et accompagne la relation client : prospects, rendez-vous, appels, notes, documents, offres commerciales, projets et tâches. Le tableau de synthèse affiche notamment les prospects ouverts, la répartition par étape, les rendez-vous, les appels et la valeur des offres acceptées pour la période choisie.

Modules indépendants

Accès : Relations → Prospects, Planning → Rendez-vous, Ventes → Devis ou la destination concernée. Chaque module est activé séparément pour l’organisation. Vos droits de membre déterminent ensuite les lectures et modifications possibles ; un module activé ne donne aucun droit supplémentaire.

Les modules disponibles sont : Prospects, Suivi des clients (profils commerciaux, notes, appels et post-it), Rendez-vous, Devis et catalogue, Contrats commerciaux, Documents clients, Espace de travail, Apporteurs, Alertes et relances, Portail client, Projets, Tâches et Suivi du temps. Le répertoire Clients et la Facturation restent des modules distincts.

Vous pouvez utiliser les rendez-vous, devis ou contrats avec des clients sans activer le pipeline de prospects. Les sélecteurs de prospects, projets ou tâches apparaissent seulement lorsque leur module et les droits correspondants sont disponibles. Masquer un module conserve les données déjà enregistrées et leurs liens ; modifier un autre champ ne supprime pas un lien masqué.

Les profils commerciaux, les rattachements d’apporteurs, les contrats et les analyses par client nécessitent aussi Clients et le droit de lecture des clients. La facturation depuis un devis, les encaissements et les commissions calculées sur les paiements nécessitent Facturation avec leurs droits propres. Le partage d’un document client nécessite le Portail client ; retirer un partage reste possible lorsque le portail est désactivé.

Les analyses sont incluses dans chaque domaine activé : elles affichent uniquement ses indicateurs autorisés. Le portail nécessite son propre module, puis chaque section exige également son module : projets, devis, factures ou documents clients. Une invitation ne donne pas accès aux sections désactivées.

Utiliser l'accueil et les actions rapides

L'accueil du dashboard rassemble des blocs utiles au quotidien. Selon les modules activés et vos droits, vous pouvez y retrouver Mes tâches, Projets actifs et un aperçu commercial. Chaque bloc reste indépendant : ne pas avoir accès à l'un d'eux n'empêche pas les autres de s'afficher.

La mention sous le titre indique si la composition vient de votre personnalisation, d'un rôle, de l'organisation ou du modèle standard. Cliquez sur Personnaliser pour ajouter, masquer, déplacer ou redimensionner des blocs et choisir un modèle de départ ; enregistrez pour conserver votre choix. Si vous avez une composition personnelle, Revenir au tableau hérité apparaît dans ce mode d'édition et retire seulement votre personnalisation : le tableau publié pour votre rôle ou votre organisation redevient visible. Les administrateurs gèrent ces modèles communs dans Paramètres → Tableaux de bord par défaut ; publier un modèle commun ne remplace pas les personnalisations des membres.

La boîte Actions regroupe les créations rapides disponibles pour votre compte, notamment Nouveau prospect, Nouveau chrono et Post-it. Ces trois entrées ne sont proposées que lorsque leur module et leur droit sont disponibles. Utilisez Post-it pour ouvrir vos notes rapides ; utilisez les fiches CRM pour conserver une information qui doit faire partie du suivi durable d'un prospect ou d'un client.

L'utilitaire Post-it affiche toutes vos notes personnelles, les épinglées en premier. Cliquez sur Nouveau post-it pour en créer un. L'icône de cible ouvre une sélection de prospect, client ou projet ; la cible enregistrée apparaît sur la note et permet d'ouvrir sa fiche si vous avez toujours accès. Sur ordinateur, une note épinglée reste accessible par une languette au bord de la page et se déploie au survol ou au clavier. Sur mobile, retrouvez les notes épinglées dans le menu. Vous pouvez aussi programmer un rappel, modifier ou archiver une note.

Suivre les prospects dans le Kanban

Le tableau classe les prospects dans les colonnes À contacter, Qualifié, Rendez-vous planifié, Offre envoyée, Négociation, Gagné et Perdu. Utilisez la recherche pour retrouver un nom, une entreprise, un e-mail ou un téléphone.

Lors de la création ou de la modification, vous pouvez compléter le site web, le secteur, l'adresse et le pays, puis choisir une source, un responsable et, si nécessaire, un apporteur dans la liste de votre organisation. Ces informations décrivent le contexte commercial du prospect ; elles ne créent pas automatiquement une fiche client.

Pour faire avancer un prospect, ouvrez le menu … de sa carte puis Déplacer dans le pipeline et choisissez l'étape. Le glisser-déposer vers une autre colonne reste disponible. Les passages vers Gagné et Perdu, par menu ou glisser-déposer, déclenchent le même parcours contrôlé que les actions de la carte :

• Gagné ouvre la conversion afin de choisir ou créer la fiche client correspondante ;
• Perdu demande le motif de perte avant de confirmer ;
• déplacer ensuite un prospect perdu vers une étape active ne redemande pas son ancien motif.

La conversion lie le prospect à un client sans confondre les deux historiques. Vérifiez les doublons dans le répertoire avant de créer une nouvelle fiche. Archiver sert à retirer un prospect du suivi courant ; utilisez l'affichage des archives pour le retrouver ou le restaurer.

Cliquez sur le nom d'une carte ou sur un résultat de recherche CRM pour ouvrir la fiche du prospect. Elle présente ses coordonnées et son contexte commercial, puis donne accès à la modification, à la conversion et au suivi selon vos droits. Pour un prospect déjà converti, les coordonnées affichées sont explicitement l'instantané conservé au moment du suivi commercial ; la fiche du client lié reste accessible séparément et contient les données actuelles.

L'onglet Contact s'ouvre en premier. La Synthèse du dossier est dans un onglet séparé, disponible selon vos droits ; elle ne se charge que lorsque vous l'ouvrez. Vous pouvez conserver le lien de cet onglet pour revenir directement à la synthèse.

Les onglets Devis et, pour un prospect converti avec accès au client lié, Factures chargent des pages filtrées côté serveur. La liste Factures suit le client actuel même après une fusion ; une facture ne devient pas un document du Prospect historique. Le numéro de page reste dans le lien de l'onglet.

Recevoir des prospects d'un formulaire ou d'une autre application

Un webhook de prospects permet à un formulaire de contact de votre site ou à une autre application de créer automatiquement un prospect dans la colonne À contacter. Sur le Kanban, ouvrez Intégrations, puis Nouveau webhook. Donnez-lui un nom et choisissez la source enregistrée sur chaque prospect reçu (par exemple Site web). L'action exige le droit de créer et de modifier les données CRM.

Bookelio affiche alors l'adresse à appeler, le secret et un exemple d'appel. Copiez le secret immédiatement : il n'est plus jamais affiché et Bookelio n'en conserve qu'une empreinte. Il ne donne aucun autre accès : il permet seulement de créer des prospects. Conservez-le côté serveur, jamais dans le code d'une page web publique : un formulaire de site doit passer par son propre serveur pour appeler Bookelio.

L'application envoie un POST JSON avec l'en-tête Authorization: Bearer <secret>. Un prénom, un nom ou une entreprise est obligatoire. L'e-mail, le téléphone, le site web, le secteur, le pays (code à deux lettres, par exemple BE), la ville, la rue, le numéro et le code postal sont facultatifs. Le champ message est enregistré comme note CRM sur le prospect. La source, l'étape et le responsable ne peuvent pas être imposés par l'appel : le prospect arrive non assigné dans À contacter. Chaque appel crée un nouveau prospect, même si l'e-mail existe déjà ; vérifiez les doublons lors du suivi. Si l'application peut réessayer un envoi, elle ajoute un en-tête Idempotency-Key unique par demande : un nouvel essai avec la même clé renvoie le prospect déjà créé. Les appels sont limités en fréquence.

La liste indique le début du secret, la date du dernier appel et le nombre de prospects créés. Révoquer bloque immédiatement le secret ; les prospects déjà créés restent. En cas de fuite, révoquez le webhook et créez-en un nouveau.

Organiser les notes CRM

Ouvrez Notes CRM pour créer des pages personnelles ou visibles par l'organisation, indépendamment des fiches clients et prospects. L'arborescence affiche toutes les pages et tous les dossiers ; chaque dossier se déplie ou se replie sans changer de page. Créez une page ou un dossier depuis les icônes à côté de Racine. Déplacez les éléments en les glissant sur un dossier ou sur la racine.

Dans une page, tapez / ou utilisez le bouton qui apparaît au survol d'un bloc pour choisir son type. Le bloc Diagramme Mermaid permet de modifier le code Mermaid et d'en voir l'aperçu. Les modifications s'enregistrent automatiquement. Le bouton Partager crée un lien en lecture seule qui expire après 1, 7 ou 30 jours, ou reste actif jusqu'à sa révocation. Vous pouvez révoquer chaque lien à tout moment. Les diagrammes sont aussi visibles sur la page partagée.

Consulter l'historique commercial

La fiche Prospect affiche un historique commercial compact. Sur une fiche client, ouvrez l'onglet Historique. La liste réunit les notes, appels, rendez-vous et documents privés autorisés, avec leurs compteurs exacts et un chargement progressif. Lorsque ce client provient d'un ou plusieurs prospects convertis, le badge d'origine distingue les éléments de ces prospects de ceux enregistrés directement sur le client actuel.

Ouvrez Suivi commercial depuis la fiche ou le menu de la carte du prospect pour ajouter ou modifier une interaction. Les actions affichées varient selon vos autorisations. L'historique combiné reste la vue de lecture commune : il n'additionne pas deux listes partielles et ne présente pas la taille de la page comme un total.

Ajoutez une note courte pour conserver une décision ou une prochaine étape. Pour un appel, renseignez le sens, le résultat, la date, la durée éventuelle et un résumé. Les mentions de collègues servent à structurer la collaboration interne ; elles ne constituent pas un message adressé au client.

Les documents déposés dans le CRM sont privés et liés au prospect ou au client concerné. Donnez-leur un nom explicite et choisissez le type adapté. Ne considérez pas un document CRM comme une facture émise ou comme une preuve de paiement.

Compléter le profil commercial d'un client

La fiche client peut afficher un profil commercial lorsque le CRM est activé et que vos droits le permettent. Vous pouvez y enregistrer la source, l'indicateur de partenaire commercial, le responsable et de courtes notes internes sans dupliquer les coordonnées ni les informations de facturation du client.

Le profil indique un statut Actif, Passif ou Inactif, ainsi que la dernière activité commerciale connue. Bookelio calcule cette date à partir d'un appel non archivé, d'un rendez-vous terminé, d'un devis accepté avec une acceptation valide, d'une réservation approuvée, d'une inscription confirmée à une formation ou à une séance collective encore planifiée, ou d'un règlement vérifié dont le montant reste positif après les remboursements terminés.

Les notes, post-it et documents restent visibles dans le suivi, mais ne réactivent pas à eux seuls un client. Une modification de coordonnées, de responsable ou de couleur ne le réactive pas non plus. Annuler ou supprimer une source admissible, rembourser intégralement un règlement ou fusionner des fiches provoque un nouveau calcul à partir des éléments qui restent valides ; Bookelio ne réécrit pas les réservations, inscriptions ou paiements pour obtenir ce statut.

Par défaut, un client devient Passif après 30 jours puis Inactif après 90 jours, les deux délais partant de la dernière activité admissible. Les utilisateurs autorisés peuvent modifier ces seuils dans CRM → Relances → Statut d'activité des clients. La règle d'alerte « client inactif » conserve son propre délai : une alerte signifie donc « sans activité depuis le délai choisi », pas nécessairement que le badge du profil vient de passer à Inactif.

La mention Aucune activité connue signifie qu'aucune activité commerciale datée n'est encore disponible ; elle ne signifie pas que la fiche client est vide. Le statut évolue alors depuis le début du suivi sans présenter cette date technique comme une activité. L'archivage du profil commercial le retire des recalculs sans supprimer le client ni modifier ses réservations, ses données financières ou son accès éventuel au portail. Après restauration, le statut reprend à partir des activités admissibles conservées.

Planifier et tenir à jour les rendez-vous

Dans CRM → Rendez-vous, la vue Liste regroupe les rendez-vous à venir sous Aujourd'hui, Cette semaine et Plus tard. Chaque ligne indique le contact lié et le nombre de comptes rendus actifs sans ouvrir la fiche. Le total vient du serveur et Charger plus complète progressivement la période sans couper la liste à 500 éléments. Le filtre Passés commence par les rencontres les plus récentes. Vous pouvez aussi basculer vers le Calendrier en vue jour, semaine ou mois ; Bookelio mémorise ce choix pour votre compte dans l'organisation. Le titre d'une ligne ou un événement du calendrier ouvre une fiche dédiée qui peut être ajoutée aux favoris ou partagée avec un collègue autorisé.

Créez un rendez-vous avec un titre, une période, un type, un lieu ou un lien de visioconférence. Depuis les vues Jour et Semaine, sélectionnez directement un créneau d'une demi-heure pour préremplir un rendez-vous d'une heure. Il peut rester sans contact lié, ou être rattaché à un prospect ou à un client ; le champ fermé affiche clairement le contact sélectionné et ce choix reste modifiable. Lorsque vous déplacez le début, Bookelio déplace aussi la fin et le rappel éventuel pour conserver la durée. Lorsqu'une fiche est liée, elle reste accessible depuis le détail. Seuls les liens web http ou https sont proposés comme liens ouvrables.

Vous pouvez modifier ou archiver un rendez-vous si vos droits le permettent. Une fiche archivée reste consultable avec ses comptes rendus en lecture seule et peut être restaurée. Après la rencontre, mettez à jour son statut et son résultat, puis ajoutez un ou plusieurs comptes rendus. Chaque compte rendu conserve sa date et peut être corrigé ou supprimé séparément. L'ajout d'un compte rendu résout automatiquement une alerte « rendez-vous sans note » ; si le dernier compte rendu est ensuite supprimé et que la situation est toujours éligible, cette alerte redevient active. Un rendez-vous annulé ou absent ne doit pas être marqué comme terminé uniquement pour le faire disparaître de la liste.

Un compte rendu peut contenir du texte, un fichier audio ou les deux. Les formats MP3, M4A, WAV, OGG, FLAC et WebM sont acceptés jusqu’à 120 Mio. L’audio se charge seulement quand vous cliquez sur Écouter l’audio ; vous pouvez ensuite le télécharger. Lors d’une modification, vous pouvez conserver, remplacer ou retirer l’audio. Retirer le seul audio exige d’ajouter du texte au compte rendu.

Si un audio dispose d’une retranscription, ou si une retranscription a été importée, cliquez sur Générer un compte rendu. Une clé OpenAI ou Anthropic et un modèle doivent être configurés dans Intégration de l’IA, avec les modules IA et Rendez-vous et les droits de modification des rendez-vous. Cliquez sur Générer, relisez la synthèse, les décisions et les actions proposées, puis Utiliser dans le compte rendu. Vous pouvez corriger le texte dans le formulaire et devez cliquer sur Enregistrer pour le conserver. La langue de la retranscription, la retranscription originale et l’audio sont préservés. Terminez ou annulez un autre brouillon avant de générer ; une proposition ne peut pas remplacer un texte ou une source modifiés depuis sa génération.

Préparer les offres et les prestations

Le CRM → Catalogue commercial contient les prestations réutilisables, leur prix indicatif, leur durée estimée et leurs tâches types. Il facilite la préparation cohérente des projets et devis ; il ne remplace pas le catalogue des activités réservables.

Dans CRM → Devis, la liste affiche 50 propositions par page avec leur numéro, référence, client ou prospect, dates, montants HT et TTC et statut. La recherche, le statut, les archives, le montant TTC avec sa devise, la cible et le tri restent dans l'URL : vous retrouvez donc le même état après avoir ouvert une fiche puis utilisé le retour. La recherche couvre aussi le nom et la société du contact lié. La recherche par montant accepte un écart d'une unité monétaire autour du TTC indiqué et ne mélange jamais les devis de devises différentes.

La fiche d'un devis reste accessible par une URL propre, y compris lorsqu'il est envoyé, accepté, refusé, expiré ou archivé. Elle regroupe les lignes, remises, taxes, totaux, conditions, notes commerciales, jalons, preuve d'émission et liens autorisés vers le contact et le projet. Pour un devis émis, Bookelio affiche le contenu figé de la version émise et télécharge son PDF enregistré ; une évolution ultérieure du catalogue ne réécrit pas cette preuve. Les notes du devis sont commerciales et peuvent faire partie de ce document : n'y placez pas de note interne au dossier.

Selon la configuration et vos droits, un devis peut être envoyé, accepté, refusé, lié à une signature ou servir à préparer une demande de paiement. Vérifiez toujours le client, les montants, la devise, les taxes et le statut avant une action externe. Un devis accepté n'est pas à lui seul un paiement reçu ni une facture comptabilisée.

Facturer un devis accepté par étapes

Ouvrez la fiche du devis accepté, puis Préparations et allocations. Ce panneau indique le total, les parts déjà réservées, demandées et facturées, les encaissements vérifiés et le reste à engager. La création d'une part exige les droits correspondants sur le devis et les préparations de facture ; elle n'est proposée que si le devis est actif et qu'il reste un montant à engager.

Choisissez Total, Pourcentage, Montant fixe ou Solde. Vous pouvez rattacher la part à un jalon prévu : son montant ou pourcentage, son libellé et sa date prévue sont alors repris dans le formulaire. Renseignez le libellé et les dates, cliquez sur Calculer l'aperçu, puis vérifiez le HT, la TVA, le TTC et le reste. Si vous changez la part après ce calcul, refaites l'aperçu avant de cliquer sur Créer la préparation.

Cette réservation crée un brouillon lié au devis et, le cas échéant, au jalon. Elle ne crée encore ni facture, ni demande de paiement, ni dette ou envoi au client. La liste des allocations permet d'ouvrir la préparation et, si elle est toujours intacte et non émise, d'annuler la dernière réservation active. Une réservation plus ancienne ne peut pas être annulée si des parts ultérieures en dépendent.

Sur la fiche de la préparation, contrôlez le client, les lignes, les dates et les conditions. L'aperçu PDF est marqué comme non émis. Vérifier avant émission contrôle la version actuelle et affiche les problèmes de représentation éventuels ; ce contrôle ne délivre pas de facture. Si le contrôle réussit, choisissez éventuellement l'envoi par e-mail ou Peppol, confirmez ce choix, puis utilisez Émettre la facture. Sans canal sélectionné, l'émission ne prévoit aucun envoi automatique. L'émission réussie crée la facture et sa demande de paiement liées ; elle n'enregistre pas un paiement reçu. Suivez le résultat de chaque envoi sur le reçu de la préparation. Si son état est incertain, vérifiez-le manuellement auprès du fournisseur avant toute autre action ; aucun renvoi automatique n'est proposé.

Si la validation technique rejette définitivement la tentative d'émission, utilisez sur le reçu Corriger dans un nouveau brouillon ou Abandonner cette préparation, avec un motif. Le numéro réservé et le rejet restent dans l'historique. Consultez aussi le guide des factures et avoirs pour distinguer facture, règlement et correction.

Organiser les projets, tâches et temps presté

Les projets relient un client, un responsable, un état d'avancement et des échéances. Les tâches peuvent appartenir à un projet ou être liées directement à un client ; elles acceptent des responsables, des sous-tâches, des discussions, des pièces jointes, une priorité et une date d'échéance.

Piloter les tâches depuis la fiche projet

Ouvrez un projet depuis Projets, puis son onglet Tâches. Les modules Projets et Tâches et les droits de lecture nécessaires doivent être disponibles. Choisissez Liste pour un tableau compact ou Kanban pour les colonnes de statut, sans quitter le projet. La recherche, le tri et son sens s'appliquent aux tâches de ce projet. Le filtre d'archives permet de voir les tâches actives, les archives uniquement ou les deux ; une tâche terminée n'est pas nécessairement archivée.

Lors de la première utilisation, les tâches terminées sont masquées en Liste et visibles en Kanban. Afficher les terminées change ce choix uniquement pour la vue concernée. Bookelio mémorise localement ces deux choix séparés, ainsi que la vue, le tri, le filtre d'archives et les colonnes de liste choisies, pour votre utilisateur, votre organisation et ce projet. Cela ne modifie pas la présentation d'un autre projet ni de la page générale des tâches. La Liste affiche 50 tâches par page ; chaque colonne Kanban charge 20 tâches à la fois et possède son propre chargement supplémentaire.

La case de progression permet de terminer ou rouvrir une tâche. Le menu Déplacer vers et le glisser-déposer en Kanban utilisent le même changement de statut. Les menus des lignes et cartes permettent aussi de modifier une tâche avec le formulaire habituel, de l'archiver après confirmation, de restaurer une archive ou de démarrer un chronomètre, selon vos droits. Une tâche archivée doit être restaurée avant modification, changement de statut ou démarrage d'un chrono. Les actions en cours empêchent les soumissions répétées ; si une modification échoue, la vue recharge l'état courant et ne rejoue pas automatiquement l'action.

Sur un projet actif, la création rapide ajoute une tâche à partir de son titre et Nouvelle tâche ouvre le formulaire complet avec le projet prérempli. Ces deux entrées dépendent du droit de création et ne sont pas proposées sur un projet archivé. Après une création ou une modification, les tâches et les indicateurs de progression du projet sont actualisés ; démarrer un chrono actualise aussi les vues de temps autorisées. Le temps personnel ou d'équipe reste visible uniquement avec les droits correspondants.

Personnaliser les panneaux et les modèles

Dans un projet, ouvrez Tâches → Configurer les panneaux. Donnez un nom à chaque panneau, choisissez son état et ajustez l'ordre avec les flèches. Vous pouvez ajouter un panneau Idées, par exemple. Son identifiant commun (ideas) reste indépendant du nom affiché. Dans le Kanban général des tâches, les panneaux de même identifiant sont regroupés entre projets, même si leurs noms diffèrent.

Choisissez le panneau des nouvelles tâches et celui qui reçoit les tâches terminées. La case de complétion envoie la tâche vers cette destination ; les récurrences et la progression conservent leur fonctionnement habituel. Deux panneaux peuvent partager le même état tout en restant distincts, comme En développement et À vérifier. Le menu Déplacer vers, le glisser-déposer et le champ Panneau du formulaire permettent de les utiliser. Dans la vue commune, une tâche peut être déplacée uniquement vers un panneau disponible dans son propre projet.

Pour retirer un panneau contenant des tâches, choisissez un panneau de remplacement avec le même état, y compris pour les tâches archivées. S'il n'existe pas encore, ajoutez-le au brouillon. Le transfert conserve l'avancement et ne termine ni ne rouvre les tâches. Une tâche arrivée dans un état non configuré, par exemple après une demande d'aide, reste visible dans un panneau de secours tant qu'il contient du travail.

Modèles de panneaux, dans la page Projets ou dans l'éditeur, propose Standard, Commercial et Développement. Dupliquez un modèle fourni pour le personnaliser, ou enregistrez les panneaux du projet comme nouveau modèle d'organisation. Avec les droits de modification des paramètres, vous pouvez nommer, modifier ou supprimer vos modèles et choisir le défaut de l'organisation. Un modèle utilisé comme défaut doit être remplacé avant suppression.

Lors de la création d'un projet, choisissez un modèle ou laissez le défaut de l'organisation. Le projet reçoit une copie indépendante : changer le modèle ensuite ne modifie aucun projet existant. Pour appliquer un autre modèle à un projet existant, choisissez-le dans l'éditeur, vérifiez les transferts puis Enregistrer les panneaux. Les modifications restent un brouillon jusqu'à l'enregistrement ; après une erreur ou un conflit, rechargez explicitement avant de réessayer.

Recevoir des tâches d'une autre application

Un webhook de tâches permet à une autre application de créer automatiquement une tâche dans un panneau précis d'un projet, par exemple une tâche dans Bug chaque fois qu'un utilisateur signale un problème. Dans le projet, ouvrez l'onglet Intégrations, puis Nouveau webhook. Donnez-lui un nom et choisissez le panneau de destination. L'onglet exige le droit de modifier les projets et de créer des tâches.

Bookelio affiche alors l'adresse à appeler, le secret et un exemple d'appel. Copiez le secret immédiatement : il n'est plus jamais affiché et Bookelio n'en conserve qu'une empreinte. Il ne donne aucun autre accès : il permet seulement de créer des tâches dans ce panneau. Conservez-le côté serveur de l'autre application, jamais dans une application mobile, une page web publique ou un dépôt de code.

L'application envoie un POST JSON avec l'en-tête Authorization: Bearer <secret>. Le titre est obligatoire. La description, la priorité (LOW, NORMAL, HIGH, URGENT) et l'échéance sont facultatives. Si elle peut réessayer un envoi, elle ajoute un en-tête Idempotency-Key unique par signalement : un nouvel essai avec la même clé renvoie la tâche déjà créée, sans doublon. Les appels sont limités en fréquence.

La liste indique le début du secret, la date du dernier appel et le nombre de tâches créées. Révoquer bloque immédiatement le secret ; les tâches déjà créées restent. En cas de fuite, révoquez le webhook et créez-en un nouveau. Un webhook refuse les appels tant que le projet est archivé. Si son panneau est supprimé, il le signale par Panneau supprimé et refuse les appels : créez alors un webhook vers un autre panneau.

Créer une tâche avec son contexte

Le formulaire complet permet de choisir un client direct, même sans projet. Les projets se recherchent et se parcourent par pages, avec un filtre sur le client choisi. Les références déjà enregistrées restent visibles lorsqu'elles ne sont pas dans la page de résultats. Un nouveau projet créé manuellement commence au statut Actif ; cela ne reclasse pas les anciens projets.

Lors de la création d'une tâche, vous pouvez préparer jusqu'à 100 sous-tâches avant d'enregistrer. Leurs personnes assignées reprennent celles du parent par défaut ; vous pouvez personnaliser ce choix pour chaque sous-tâche selon vos droits. La tâche et ses sous-tâches sont enregistrées ensemble : si l'une est invalide, rien n'est créé. Un échec conserve le brouillon. Une modification ultérieure des personnes assignées au parent ne modifie pas celles des sous-tâches existantes.

La priorité d'une sous-tâche peut être réglée sur Aucune. Ce choix retire son indicateur de priorité ; il ne signifie pas « Normale » dans l'interface et ne change pas la priorité de la tâche parente.

Pour une tâche qui se répète, choisissez une récurrence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle et son intervalle dans le formulaire. La prochaine occurrence est créée lorsque la tâche passe à Terminé. Elle repart à faire, conserve le contexte du projet ou du client, les personnes assignées et les sous-tâches encore actives ; ses échéances avancent selon la fréquence. Une tâche déjà terminée ne crée pas une autre occurrence lorsque vous modifiez seulement ses autres champs. Vérifiez le client du projet avant de terminer la tâche si ce lien a changé depuis sa création.

Dans la discussion d'une tâche, écrivez un message et ajoutez jusqu'à cinq fichiers, ou publiez un fichier sans texte. Tapez @ dans l'éditeur pour choisir un collègue à mentionner ; son nom seul saisi comme texte ne suffit pas à l'avertir. Notifier les assignés publie un commentaire explicite et avertit les personnes actuellement assignées, sauf vous. Demander de l'aide choisit un destinataire précis. Ces échanges sont internes à l'équipe et n'envoient pas un message au client.

Archiver une tâche archive en même temps ses sous-tâches encore actives. Lorsque la tâche est restaurée, Bookelio restaure uniquement les sous-tâches archivées par cette cascade et leur rend leur statut précédent ; une sous-tâche que vous aviez archivée séparément reste archivée. L'archivage d'une tâche ou d'une sous-tâche est refusé tant qu'un chrono actif lui est directement lié : arrêtez d'abord le chrono concerné afin de conserver une durée complète.

L'archivage d'un projet n'empêche pas de corriger une tâche déjà rattachée, selon vos droits. Il interdit en revanche de créer une tâche dans ce projet ou d'y rattacher une autre tâche. Si terminer une tâche récurrente doit créer l'occurrence suivante, restaurez le projet ou déplacez la tâche auparavant : l'action est sinon refusée sans modification partielle. Pour une tâche elle-même archivée, restaurez-la d'abord.

Arrêtez les chronos liés directement au projet, à ses tâches ou à leurs sous-tâches avant de l'archiver. Un projet archivé ne peut plus recevoir de nouveau chrono ni de nouvelle entrée de temps ; les entrées historiques peuvent toujours être corrigées selon vos droits.

Depuis une liste de projets ou de tâches, ouvrez une fiche puis utilisez Retour à la vue précédente pour retrouver la recherche, les filtres, le tri et la page de départ. Le lien fonctionne aussi après rafraîchissement ou ouverture dans un nouvel onglet. Depuis les tâches d'un projet, il revient à ce projet ; sa vue locale est mémorisée, mais pas sa recherche temporaire. Dans l'aperçu des sous-tâches, leur titre ouvre la tâche et cible la sous-tâche concernée.

Enregistrer le temps

Utilisez les statuts pour refléter la situation réelle plutôt que pour masquer le travail. Le suivi du temps enregistre une durée arrêtée ou un chronomètre actif selon les actions disponibles. Vérifiez la tâche, le projet, le client et la catégorie avant d'enregistrer : ces informations alimentent le suivi interne, pas automatiquement la facturation.

Vous pouvez faire tourner plusieurs chronos simultanément, y compris sur des tâches différentes. L'en-tête du dashboard affiche leur nombre et ouvre une liste compacte avec leur contexte, leur durée en direct et le lien vers la tâche, la sous-tâche ou le projet concerné. Un chrono démarré depuis une tâche apparaît immédiatement, sans recharger la page. Vous pouvez également en démarrer un depuis Actions → Nouveau chrono.

L'arrêt vise toujours le chrono choisi et n'arrête pas les autres. Une confirmation permet de compléter ou corriger son commentaire et sa catégorie ; la durée finale est recalculée par Bookelio au moment de l'arrêt. Il n'existe pas d'arrêt global implicite.

La page Suivi du temps reprend les chronos actifs et les entrées terminées. Ses synthèses séparent le temps par client, par projet et hors client, tout en distinguant le temps enregistré des chronos encore actifs. Les périodes, filtres, archives, liste journalière et timeline permettent d'examiner le détail sans transformer ces durées en facturation automatique.

Avec le droit d'export, Exporter XLSX télécharge les entrées arrêtées correspondant aux filtres de la page, y compris le choix d'archives. Le classeur sépare un résumé par client, un détail par jour et les entrées hors client ; il indique combien de chronos actifs ont été exclus. Le menu voisin propose encore le CSV historique si vous y avez accès. L'export XLSX est limité à 25 000 entrées arrêtées : réduisez la période ou les filtres si ce seuil est dépassé.

Si un de vos chronos continue dans une autre organisation à laquelle vous avez encore accès, un rappel l'indique dans le dashboard. Utilisez l'action proposée pour basculer vers cette organisation avant d'ouvrir la cible ou d'arrêter le chrono. Bookelio revérifie vos droits et le module pour chaque organisation ; un chrono inaccessible n'est pas affiché et aucune action n'est envoyée dans la mauvaise organisation.

Tenir l'annuaire des partenaires

Accès : Relations → Partenaires, avec le module Prospects. L'annuaire regroupe les contacts externes qui ne sont ni des clients, ni des prospects, ni des apporteurs : comptable, fournisseurs, sous-traitants, institutions… Chaque fiche contient un nom (obligatoire), la société, la fonction, une catégorie libre, l'e-mail, le téléphone, le site web, l'adresse et des notes internes. Les catégories déjà utilisées sont proposées à la saisie et servent de filtre ; la recherche porte sur le nom, la société, la fonction, la catégorie, l'e-mail et le téléphone.

L'e-mail, le téléphone et le site s'ouvrent directement depuis la liste. Un contact se modifie avec le droit de modifier les données CRM et s'archive avec le droit d'archivage ; un contact archivé reste consultable via Afficher les archivés et doit être restauré avant d'être modifié. L'annuaire n'a aucun effet commercial ou financier : il ne crée ni client, ni prospect, ni commission.

Gérer les apporteurs et les contrats commerciaux

Dans CRM → Apporteurs, enregistrez les coordonnées, le type de commission et la valeur indicative, puis rattachez les clients concernés. Les pourcentages sont exprimés comme un taux, tandis que les montants fixes ou récurrents utilisent la devise affichée. Ces valeurs servent au suivi : Bookelio ne crée pas automatiquement un paiement, une dette fournisseur ou une facture d'achat.

Dans CRM → Contrats commerciaux, consignez les revenus récurrents d'un client : libellé, montant périodique, frais de mise en place, fréquence, dates, état et notes. Utilisez l'action dédiée pour changer le montant ; elle conserve l'historique au lieu de réécrire silencieusement le passé. Le MRR affiché est un indicateur déclaratif normalisé. Il ne prouve ni la facturation ni l'encaissement et n'accorde aucun accès logiciel.

Dans le même formulaire, Phases de mise en place répartit les frais de mise en place en étapes (par exemple Signature 40 %, Livraison intermédiaire 35 %, Livraison finale 25 %), avec une date prévue facultative pour chacune ; sans date, la phase est due au premier mois de la récurrence. Le total doit faire 100 % ; les montants de chaque phase sont calculés à partir des frais. Évolution du montant périodique programme un nouveau montant à partir d'une date, à la baisse comme à la hausse (par exemple 600 € par mois, puis 450 € à partir du 1er janvier 2027). Le montant en vigueur, l'équivalent mensuel et le MRR suivent automatiquement le palier applicable. Ces informations restent déclaratives : elles ne créent ni facture ni demande de paiement.

En haut de la page, la Vue d'ensemble des contrats projette les contrats actifs mois par mois sur la période choisie : MRR actuel, ARR, MRR en fin de période, total de la période et mise en place planifiée. Chaque mois est facturé à la date anniversaire du contrat (le jour de son début), au montant en vigueur ce jour-là : une baisse au 29 décembre d'un contrat commencé le 1er s'applique à partir de janvier. Cette règle vaut partout : graphique, MRR actuel, montant en vigueur des contrats, fiche client et analyse commerciale. Le graphique empile le récurrent et, si Inclure la mise en place dans les mois est activé, les phases de mise en place à leur mois prévu (une phase sans date, ou des frais sans phase, sont dus au premier mois de la récurrence). Un tableau mensuel et un échéancier (débuts, fins, phases, changements de montant) complètent la vue. Cette projection repose sur les contrats actuels et ne remplace pas l'historique de l'analyse commerciale.

Dans CRM → Analyse commerciale, choisissez une période pour voir l'évolution mensuelle de ce MRR, séparément pour chaque devise. L'écran indique à partir de quelle date l'historique est fiable. Les mois antérieurs à cette date ne sont pas reconstitués à partir des contrats actuels : une absence de point sur ces mois ne signifie pas que le MRR était nul.

La période, les dates d'une plage personnalisée, la source et la devise choisies restent dans l'adresse de la page. Vous pouvez partager ce lien ou utiliser le retour du navigateur pour retrouver les mêmes filtres ; chaque indicateur conserve ses propres droits d'accès.

Dans l'onglet Temps, les totaux, catégories et projets ouvrent une liste de temps avec la même période et les mêmes critères. Les exports historiques ne représentent pas cette population complète lorsqu'elle comprend des chronos actifs ; ils sont donc indisponibles dans ce détail.

Dans l'onglet Facturation, les liens Factures et Avoirs de Facturé ouvrent la liste des documents avec la même période d'émission et la même devise. Cette liste demande le droit de lire les documents et le module Facturation. Son export historique n'applique pas exactement ce filtre et n'est donc pas proposé dans ce détail.

Donner accès au portail client

Lorsque le module complémentaire est activé, CRM → Portail client permet d'inviter l'adresse vérifiée d'un client, de renvoyer son invitation ou de révoquer son accès. Vérifiez le client et l'e-mail avant l'envoi : une invitation donne accès aux informations prévues pour cette relation client, sans donner accès au dashboard interne.

La révocation coupe les prochains accès mais ne supprime pas la fiche client ni son historique. Si l'adresse change, révoquez l'ancien accès et créez une invitation correcte plutôt que de partager le lien reçu par une autre personne.

Traiter les alertes commerciales

La page CRM → Relances regroupe les situations à revoir, par exemple un prospect silencieux, un rendez-vous sans note, un devis sans réponse, un client inactif, une facture impayée ou un contrat arrivant à échéance. Chaque règle peut être activée et recevoir un seuil adapté.

Une alerte est un rappel interne. Ouvrez la cible, vérifiez la situation, puis choisissez de la résoudre, de l'ignorer ou de la reporter. Résoudre une alerte ne modifie pas le contrat, le rendez-vous, l'offre, la facture ou le paiement qui l'a déclenchée.

Consulter et régler ses notifications

La cloche dans l’en-tête affiche les notifications non lues de l’organisation active. Elle ouvre un aperçu compact ; Tout voir mène à la boîte complète, où vous pouvez afficher toutes les notifications ou seulement les non-lues, filtrer leur source et charger les pages suivantes. Tout marquer comme lu traite uniquement les notifications déjà présentes au moment de l’action : une arrivée simultanée reste non lue.

Une notification qui propose une flèche ouvre la fiche exacte disponible avec vos droits. Bookelio la marque comme lue seulement si la demande de lecture réussit. Certaines sources restent provisoirement consultables sans lien direct lorsqu’aucun écran ne sait encore charger l’objet exact ; elles portent alors la mention Ouverture indisponible. Une source archivée, supprimée ou devenue inaccessible n’est plus exposée dans la boîte.

Dans Préférences de notifications (menu de votre compte en bas de la barre latérale, ou bouton Préférences de la page Notifications), choisissez séparément les notifications dans Bookelio, par push et par e-mail pour chaque événement, puis cliquez sur Enregistrer les préférences. Ce réglage vous appartient dans l’organisation active et ne demande pas un droit de paramétrage administratif. Les e-mails des rappels de rendez-vous et de post-it sont activés par défaut pour conserver les rappels déjà programmés ; toute modification explicite s’applique aux prochains envois.

Les avis qui étaient autrefois envoyés à l’adresse de contact de l’organisation passent désormais par ces notifications, avec l’e-mail activé par défaut : nouvelle réservation (pour l’animateur), réservation déplacée, carte cadeau ou pack payé, demande de contact, inscription confirmée ou demande d’inscription à approuver, document Peppol reçu et échec d’envoi Peppol. Chaque membre autorisé à consulter la source les reçoit dans sa langue, avec un bouton Ouvrir dans Bookelio, et peut les désactiver pour lui-même. Répondre à l’e-mail d’une demande de contact ou d’une inscription répond directement au visiteur ou au participant. L’adresse de contact de l’organisation ne reçoit plus ces avis.

Lorsque le push est disponible, Activer sur cet appareil demande l’autorisation du navigateur et enregistre uniquement cet appareil. Sur iPhone ou iPad, installez d’abord Bookelio sur l’écran d’accueil si le navigateur le demande. Désactiver sur cet appareil retire la souscription ; les canaux encore cochés, comme la boîte Bookelio ou l’e-mail, continuent selon vos préférences. Le push peut rester indisponible pendant une activation progressive du service.

Résoudre les situations fréquentes

Une carte ne peut pas être déplacée

Vérifiez vos droits de modification, l'état archivé de la fiche et l'action demandée. Une conversion vers Gagné peut aussi nécessiter l'accès aux clients. Rechargez le tableau si une autre personne a modifié le prospect entre-temps.

Le rendez-vous n'affiche pas de fiche liée

Un rendez-vous peut volontairement rester sans contact. Si une fiche doit être liée, modifiez le rendez-vous et recherchez le prospect ou le client exact ; une simple ressemblance de nom ne crée pas de lien.

Le MRR ne correspond pas aux paiements

C'est attendu lorsque les contrats déclaratifs n'ont pas été actualisés ou lorsque la facturation suit un autre rythme. Comparez le contrat CRM avec les demandes de paiement et les factures, sans modifier les écritures financières pour forcer l'indicateur.

Une action ou une page manque

Contrôlez l'organisation active, l'activation du module CRM et vos droits dans l'organisation. Demandez à un administrateur de vérifier le droit précis plutôt que de partager un compte plus permissif.

Lier une tâche à un prospect

Une tâche peut être rattachée à un prospect au lieu d’un client ou d’un projet : choisissez-le dans le formulaire de la tâche, ou créez-la depuis la fiche du prospect, qui les liste dans son onglet Tâches. Lors de la conversion, ces tâches passent automatiquement au client.

Regrouper des tâches dans un milestone

Un milestone rassemble des tâches autour d'un objectif, par exemple une mise en production. Il peut être rattaché à plusieurs projets ou à aucun. Ouvrez Projets et temps → Milestones pour les créer et les retrouver, ou l'onglet Milestones d'un projet pour créer un milestone déjà rattaché, lier un milestone existant ou le retirer du projet.

La page d'un milestone affiche son statut, son échéance, ses projets et la progression calculée sur ses tâches non archivées. Sa description s'écrit directement dans la page, comme le contenu d'une tâche (titres, listes, tableaux…), et s'enregistre automatiquement. La liste Tâches liées regroupe toutes ses tâches, quel que soit leur projet ; Nouvelle tâche la crée déjà liée. Marquer comme atteint enregistre la date d'atteinte ; Rouvrir l'efface.

Choisissez le milestone dans le formulaire d'une tâche. S'il n'est pas encore rattaché au projet de la tâche, il l'est automatiquement à l'enregistrement. Un projet ne peut pas être retiré d'un milestone tant que des tâches actives de ce projet l'utilisent. Un milestone archivé garde ses liens mais n'accepte plus de nouvelles tâches ; restaurez-le pour l'utiliser à nouveau.