Suivre les inscriptions, présences et attestations

Ouvrir la liste d'une date

Accès : Tableau de bord → Formations → Détail de la formation → Inscriptions de la date. Vérifiez le titre et la date avant d'intervenir : les participants de deux éditions d'une même formation sont gérés séparément.

La liste distingue le participant, le client de facturation, la date d'inscription, le statut de placement, la présence, le certificat et les demandes de paiement. Ces informations ne sont pas interchangeables : un participant peut être confirmé sans avoir terminé son paiement, et un paiement enregistré ne prouve pas sa présence.

Préparez la fiche du client, les noms des participants et leurs coordonnées. Les actions de création, de présence, de promotion, d'envoi et de suppression peuvent nécessiter des droits différents.

Inscrire une ou plusieurs personnes

1. Ouvrez l'action d'ajout d'inscription pour la date choisie.
2. Sélectionnez le client de facturation. Il peut être différent des participants.
3. Renseignez le nom de chaque participant ; ajoutez, si utile, son e-mail, son téléphone, sa fonction et ses remarques.
4. Utilisez Ajouter un autre participant pour une inscription groupée.
5. Vérifiez le détail du prix : tarif unitaire, éventuelle réduction, montant hors TVA, TVA et total toutes taxes comprises.
6. Si un ajustement manuel est nécessaire, contrôlez le montant hors TVA réellement demandé pour l'ensemble du groupe.
7. Renseignez éventuellement un premier versement et vérifiez son traitement.
8. Choisissez si un e-mail de confirmation doit être envoyé.
9. Validez, puis contrôlez les lignes créées et les demandes de paiement associées.

Une inscription groupée crée une ligne par participant et un ensemble de demandes de paiement commun au client facturé. Si trois collaborateurs partagent une demande, ne multipliez pas son montant par trois en lisant la liste : les liens des trois lignes peuvent pointer vers la même demande.

Le tarif proposé est calculé pour le nombre de participants et le client sélectionnés. Changer le client ou la composition du groupe peut modifier le résultat. Consultez le guide des réductions pour comprendre les conditions appliquées.

Premier versement : prévu ou déjà reçu

Le premier versement saisi lors de l'inscription manuelle est un montant TTC pour cette inscription. Il doit être positif et inférieur au total TTC. Ne le confondez pas avec le premier versement hors TVA configuré par participant dans la fiche de formation.

La case de création du paiement du premier versement sert à enregistrer un encaissement déjà reçu. Elle ne lance pas un débit bancaire. Cochez-la uniquement si vous avez effectivement reçu le montant et souhaitez le tracer dans Bookelio. Pour une inscription placée en attente, cet enregistrement immédiat n'est pas effectué.

Lorsque la formation propose un paiement échelonné, le premier versement et le solde peuvent apparaître comme deux demandes. Le total restant doit être contrôlé sur l'ensemble, et pas seulement sur la première demande.

Lire les statuts

Ouvrez les demandes liées pour examiner un échec ou un paiement partiel. Le statut synthétique ne remplace pas l'historique détaillé des encaissements.

Gérer la liste d'attente

Lorsque la liste d'attente est activée et que les places disponibles sont insuffisantes, le groupe peut être inscrit en attente. La création administrative d'une inscription de formation peut tout de même créer des demandes de paiement : ne supposez pas qu'« en attente » signifie « aucun document financier ».

1. Vérifiez le nombre de places disponibles pour la date.
2. Repérez l'inscription en attente et utilisez Promouvoir.
3. Attendez la confirmation, puis vérifiez le statut obtenu.
4. Contrôlez les demandes de paiement et informez les personnes concernées si nécessaire.

Des participants qui partagent une demande de paiement peuvent être promus ensemble. Bookelio vérifie à nouveau qu'il reste assez de places pour le groupe complet. Une promotion refusée faute de places n'est pas un problème de paiement.

La présence ne peut pas être enregistrée pour une inscription en attente. Confirmez d'abord la place lorsque la situation le permet.

Enregistrer la présence

Après vérification de la participation réelle, utilisez le contrôle de présence de la ligne. L'enregistrement d'une présence mémorise aussi le moment où vous l'avez marquée. Ce moment de saisie ne doit pas être interprété comme une heure de pointage physique si vous effectuez l'encodage après la session.

Une présence peut être décochée si elle a été enregistrée par erreur. Un certificat déjà téléchargé ou envoyé n'est cependant pas récupéré dans la boîte du destinataire. Si une attestation erronée a été diffusée, traitez explicitement la correction avec la personne concernée.

Générer et envoyer une attestation

Avant de générer une attestation, vérifiez l'identité du participant, le titre, les dates, le lieu, la durée et les informations de l'organisation. La durée propre à la date est utilisée lorsqu'elle existe ; sinon Bookelio reprend celle de la formation. Le logo, le signataire et la signature dépendent des paramètres de l'organisation.

1. Marquez le participant comme présent.
2. Choisissez Générer le certificat.
3. Ouvrez le certificat disponible et contrôlez son contenu.
4. Utilisez l'action d'envoi lorsque vous souhaitez l'adresser par e-mail.

L'envoi nécessite une présence enregistrée et une adresse destinataire. L'e-mail du participant est prioritaire ; à défaut, celui du client de facturation est utilisé. Vérifiez ce repli, surtout lorsque plusieurs collaborateurs sont facturés à une entreprise.

L'action d'envoi peut générer le certificat s'il n'existe pas encore. S'il existe déjà, elle réutilise le fichier enregistré. Par conséquent, modifier une durée, un nom de formation ou des paramètres graphiques ne réédite pas automatiquement un ancien PDF : générez à nouveau le certificat avant de le renvoyer si vous devez actualiser son contenu.

Exporter les participants

L'outil d'export permet de télécharger un fichier CSV en choisissant les colonnes utiles : identité, coordonnées, présence, paiements, informations de formation, adresses ou réponses aux formulaires disponibles.

1. Ouvrez l'export depuis la liste des participants.
2. Sélectionnez uniquement les colonnes nécessaires à votre usage.
3. Choisissez la priorité d'adresse privée ou de facturation pour les colonnes d'adresse combinées.
4. Téléchargez et contrôlez le fichier avant de le transmettre.

Un export contient potentiellement des données personnelles. Ne transmettez pas les remarques, coordonnées ou réponses de formulaire à un destinataire qui n'en a pas besoin. Un export n'est pas un envoi automatique aux participants.

Suppression et difficultés fréquentes

La suppression retire l'inscription. Elle ne doit pas être utilisée comme un équivalent de remboursement : examinez séparément les demandes et paiements liés, particulièrement lorsqu'ils sont partagés par plusieurs participants.

Si une attestation ne peut pas être envoyée, vérifiez dans cet ordre la présence, le destinataire, la génération du PDF et la configuration des e-mails. Si la génération échoue, faites aussi vérifier le stockage des documents et les paramètres de certificat.

Si le statut payé semble incohérent, ouvrez toutes les demandes liées. Un premier versement payé et un solde impayé constituent toujours une inscription à rapprocher financièrement.