Suivre les inscriptions, présences et attestations

Ouvrir la liste d'une date

Accès : Tableau de bord → Formations → Détail de la formation → Inscriptions de la date. Vérifiez le titre et la date avant d'intervenir : les participants de deux éditions d'une même formation sont gérés séparément.

La liste affiche les participants confirmés sous forme de lignes continues, séparées par un trait fin, avec leurs coordonnées, la participation, le certificat, le paiement et les actions de gestion. Vous pouvez marquer la présence directement depuis la ligne ; un participant présent est signalé en vert. Les inscriptions en attente et les actions non autorisées restent désactivées.

En haut de la liste, une synthèse indique les places confirmées et restantes, la liste d'attente, le montant encaissé sur le total dû avec le nombre d'impayés, ainsi que les présents et les attestations envoyées ou à envoyer. Une recherche par nom, e-mail ou client de facturation et des filtres rapides (Tous, Impayés, Non pointés, Certificat à envoyer) réduisent la liste sans rien modifier. Les inscriptions en liste d'attente sont regroupées sous les participants confirmés, par ordre d'arrivée avec leur position. La case de la barre de sélection coche ou décoche les participants affichés ; une fois des participants sélectionnés, vous pouvez les marquer présents ou absents, ou leur envoyer leur certificat après confirmation. Ces actions ignorent les inscriptions auxquelles elles ne s'appliquent pas (liste d'attente, absents ou sans e-mail pour les certificats) et signalent celles qui ont échoué, que vous pouvez relancer. Seuls les sélectionnés avec une adresse e-mail sont proposés dans Écrire aux participants. Cette fenêtre accepte aussi un Template HTML, collé ou choisi parmi vos templates enregistrés : il est envoyé tel quel, sans thème, logo ni pied de page, et l’envoi est refusé tant qu’il contient des variables {{…}}, qui ne sont pas remplacées ici.

Sur ordinateur, chaque ligne suit les mêmes colonnes, titrées en haut de la liste : participant (nom, e-mail), participation, certificat (Non généré, Généré ou Envoyé, avec ses commandes), paiement et actions. Lorsque le client de facturation est une entreprise (dénomination légale ou identifiant fiscal), son nom apparaît entre parenthèses à côté du participant. Seules les inscriptions en liste d'attente portent un badge, avec un bouton Promouvoir. Les commandes de certificat, de détails, de modification et de suppression utilisent des icônes nommées au survol et accessibles au clavier ; sur petit écran, les colonnes passent sur plusieurs lignes.

Le chevron à droite, nommé Informations complémentaires, déplie les coordonnées secondaires et les demandes de paiement. La fiche s’adapte à la largeur de l’écran sans défilement horizontal ; les noms, e-mails et références longs passent à la ligne sans être coupés. Le montant payé/total de ce participant reste distinct des montants globaux des demandes de paiement liées, qui peuvent couvrir plusieurs personnes. La sélection individuelle pour les e-mails, le tri et les exports restent accessibles depuis la liste.

Les factures déjà liées aux demandes de paiement apparaissent par leur numéro dans la zone paiement du résumé du participant. Cliquez sur un numéro pour ouvrir la facture. Ces liens nécessitent le module facturation et le droit de consulter les documents ; une facture commune à plusieurs demandes n'apparaît qu'une fois dans ce résumé.

Dans les informations complémentaires, chaque demande de paiement affiche son propre montant payé / total et les numéros des factures qui lui sont liées. Sa référence est abrégée pour gagner de la place ; la référence complète reste disponible au survol et pour les lecteurs d'écran, et le lien ouvre toujours la même demande. Les numéros ouvrent les factures sous les mêmes droits. Ces montants concernent toute la demande, même si elle couvre plusieurs participants ; ils restent distincts de la part individuelle affichée dans le résumé du participant.

La liste distingue le participant, le client de facturation, la date d'inscription, le statut de placement, la présence, le certificat et les demandes de paiement. Ces informations ne sont pas interchangeables : un participant peut être confirmé sans avoir terminé son paiement, et un paiement enregistré ne prouve pas sa présence.

Préparez la fiche du client, les noms des participants et leurs coordonnées. Les actions de création, de présence, de promotion, d'envoi et de suppression peuvent nécessiter des droits différents.

Inscrire une ou plusieurs personnes

1. Ouvrez l'action d'ajout d'inscription pour la date choisie.
2. Sélectionnez le client de facturation. Il peut être différent des participants.
3. Renseignez le nom de chaque participant ; ajoutez, si utile, son e-mail, son téléphone, sa fonction et ses remarques.
4. Utilisez Ajouter un autre participant pour une inscription groupée.
5. Vérifiez le détail du prix : tarif unitaire, éventuelle réduction, montant hors TVA, TVA et total toutes taxes comprises.
6. Si un ajustement manuel est nécessaire, contrôlez le montant hors TVA réellement demandé pour l'ensemble du groupe.
7. Renseignez éventuellement un premier versement et vérifiez son traitement.
8. Choisissez si un e-mail de confirmation doit être envoyé.
9. Validez, puis contrôlez les lignes créées et les demandes de paiement associées.

Une inscription groupée crée une ligne par participant et un ensemble de demandes de paiement partagées pour le client facturé. Chaque ligne affiche le montant total et le montant payé attribués à ce participant, y compris en cas de paiement échelonné. Les liens vers les demandes de paiement conservent les montants du groupe. L'administrateur reçoit un seul e-mail de confirmation avec les coordonnées, remarques et réponses au formulaire de tous les participants ; chaque participant conserve sa confirmation individuelle.

Le tarif proposé est calculé pour le nombre de participants et le client sélectionnés. Changer le client ou la composition du groupe peut modifier le résultat. Consultez le guide des réductions pour comprendre les conditions appliquées.

Premier versement : prévu ou déjà reçu

Le premier versement saisi lors de l'inscription manuelle est un montant TTC pour cette inscription. Il doit être positif et inférieur au total TTC. Ne le confondez pas avec le premier versement hors TVA configuré par participant dans la fiche de formation.

La case de création du paiement du premier versement sert à enregistrer un encaissement déjà reçu. Elle ne lance pas un débit bancaire. Cochez-la uniquement si vous avez effectivement reçu le montant et souhaitez le tracer dans Bookelio. Pour une inscription placée en attente, cet enregistrement immédiat n'est pas effectué.

Lorsque la formation propose un paiement échelonné, le premier versement et le solde peuvent apparaître comme deux demandes. Le total restant doit être contrôlé sur l'ensemble, et pas seulement sur la première demande.

Modifier une participation

Cliquez sur le crayon Modifier la participation de la ligne. Corrigez le nom, l'e-mail, le téléphone, la fonction ou la remarque, puis cliquez sur Enregistrer. Vider un champ facultatif efface sa valeur ; Annuler ferme la fenêtre sans enregistrer. Cette action nécessite le droit de modification des formations.

La modification concerne uniquement cette participation. Elle ne change ni la fiche du client facturé, ni les paiements, ni les réponses aux formulaires. Après une correction du nom, générez à nouveau toute attestation existante avant de la renvoyer.

Lire les statuts

Ouvrez les demandes liées pour examiner un échec ou un paiement partiel. Le statut synthétique ne remplace pas l'historique détaillé des encaissements.

Gérer la liste d'attente

Lorsque la liste d'attente est activée et que les places disponibles sont insuffisantes, le groupe peut être inscrit en attente. La création administrative d'une inscription de formation peut tout de même créer des demandes de paiement : ne supposez pas qu'« en attente » signifie « aucun document financier ».

1. Vérifiez le nombre de places disponibles pour la date.
2. Repérez l'inscription en attente et utilisez Promouvoir.
3. Attendez la confirmation, puis vérifiez le statut obtenu.
4. Contrôlez les demandes de paiement et informez les personnes concernées si nécessaire.

Des participants qui partagent une demande de paiement peuvent être promus ensemble. Bookelio vérifie à nouveau qu'il reste assez de places pour le groupe complet. Une promotion refusée faute de places n'est pas un problème de paiement.

La présence ne peut pas être enregistrée pour une inscription en attente. Confirmez d'abord la place lorsque la situation le permet.

Enregistrer la présence

Après vérification de la participation réelle, utilisez le contrôle de présence de la ligne. L'enregistrement d'une présence mémorise aussi le moment où vous l'avez marquée. Ce moment de saisie ne doit pas être interprété comme une heure de pointage physique si vous effectuez l'encodage après la session.

Une présence peut être décochée si elle a été enregistrée par erreur. Un certificat déjà téléchargé ou envoyé n'est cependant pas récupéré dans la boîte du destinataire. Si une attestation erronée a été diffusée, traitez explicitement la correction avec la personne concernée.

Générer et envoyer une attestation

Avant de générer une attestation, vérifiez l'identité du participant, le titre, les dates, le lieu, la durée et les informations de l'organisation. La durée propre à la date est utilisée lorsqu'elle existe ; sinon Bookelio reprend celle de la formation. Le logo, le signataire et la signature dépendent des paramètres de l'organisation.

1. Marquez le participant comme présent.
2. Choisissez Générer le certificat.
3. Ouvrez le certificat disponible et contrôlez son contenu.
4. Utilisez l'action d'envoi lorsque vous souhaitez l'adresser par e-mail.

L'envoi nécessite une présence enregistrée et une adresse destinataire. L'e-mail du participant est prioritaire ; à défaut, celui du client de facturation est utilisé. Vérifiez ce repli, surtout lorsque plusieurs collaborateurs sont facturés à une entreprise.

L'action d'envoi peut générer le certificat s'il n'existe pas encore. S'il existe déjà, elle réutilise le fichier enregistré. Par conséquent, modifier une durée, un nom de formation ou des paramètres graphiques ne réédite pas automatiquement un ancien PDF : générez à nouveau le certificat avant de le renvoyer si vous devez actualiser son contenu.

Exporter les participants

L'outil d'export permet de télécharger un fichier CSV en choisissant les colonnes utiles : identité, coordonnées, présence, paiements, informations de formation, adresses ou réponses aux formulaires disponibles.

1. Ouvrez l'export depuis la liste des participants.
2. Sélectionnez uniquement les colonnes nécessaires à votre usage.
3. Choisissez la priorité d'adresse privée ou de facturation pour les colonnes d'adresse combinées.
4. Téléchargez et contrôlez le fichier avant de le transmettre.

Un export contient potentiellement des données personnelles. Ne transmettez pas les remarques, coordonnées ou réponses de formulaire à un destinataire qui n'en a pas besoin. Un export n'est pas un envoi automatique aux participants.

Suppression et difficultés fréquentes

La corbeille ouvre une confirmation avec le nom du participant. Vérifiez-le, puis choisissez Supprimer ou Annuler. Aucune suppression n'est envoyée avant confirmation ; en cas d'échec, la fenêtre reste ouverte pour réessayer.

La suppression retire l'inscription. Elle ne doit pas être utilisée comme un équivalent de remboursement : examinez séparément les demandes et paiements liés, particulièrement lorsqu'ils sont partagés par plusieurs participants.

Si une attestation ne peut pas être envoyée, vérifiez dans cet ordre la présence, le destinataire, la génération du PDF et la configuration des e-mails. Si la génération échoue, faites aussi vérifier le stockage des documents et les paramètres de certificat.

Si le statut payé semble incohérent, ouvrez toutes les demandes liées. Un premier versement payé et un solde impayé constituent toujours une inscription à rapprocher financièrement.