Configurer les lieux, salles et disponibilités

Comprendre les trois niveaux de disponibilité

Un emplacement représente un lieu avec une adresse. Une salle représente une ressource située dans cet emplacement. Un membre est une personne de votre équipe qui peut assurer le service.

Pour qu'un créneau soit proposé, Bookelio doit pouvoir concilier le lieu, la ressource et les personnes éligibles. Une salle physiquement libre ne suffit donc pas si le lieu est fermé, si aucun animateur n'est disponible ou si la durée du service ne tient pas dans la plage restante.

Dans le menu français, ouvrez Paramètres → Emplacements. Le module de réservations et les droits appropriés doivent être disponibles. Vous aurez également besoin de Planning → Services pour associer les salles et les membres aux prestations proposées.

Créer un emplacement

1. Ouvrez la liste des emplacements et lancez la création.
2. Donnez un nom compréhensible pour l'équipe et les clients, par exemple « Centre principal ».
3. Renseignez la rue, le numéro, le code postal, la ville et le pays.
4. Ajoutez les coordonnées de contact du lieu lorsqu'elles sont pertinentes.
5. Si vous renseignez des coordonnées géographiques, complétez la latitude et la longitude ensemble.
6. Enregistrez et relisez la fiche.

Le nom sert à identifier l'emplacement dans les sélections. Évitez plusieurs noms presque identiques si votre organisation possède plusieurs sites. Une convention comme « Ville — Centre » facilite ensuite la sélection d'une salle et le contrôle d'une réservation.

Les coordonnées géographiques sont facultatives. Une latitude seule ou une longitude seule est refusée. Les champs acceptent la saisie décimale ; ne remplacez pas ces coordonnées par l'adresse complète. La manière dont une carte est affichée dépend du site public connecté à Bookelio.

Ajouter les salles

Depuis la ligne de l'emplacement, ouvrez la gestion des salles.

1. Ajoutez une salle et donnez-lui un nom explicite : « Cabinet 1 », « Studio » ou « Espace privatif ».
2. Renseignez si nécessaire le nettoyage après réservation, en minutes.
3. Enregistrez.
4. Répétez l'opération pour chaque ressource effectivement réservable.
5. Associez ensuite ces salles aux services concernés depuis Planning → Services.

Une salle n'est pas une capacité en nombre de participants. Pour organiser une séance avec douze places individuelles, utilisez les cours collectifs et leur capacité plutôt que de créer douze salles fictives.

Comprendre le délai de nettoyage

Le nettoyage ajoute une indisponibilité après une réservation. Il permet de conserver un temps de remise en état qui ne fait pas partie de la durée annoncée au client.

Si la salle et le service définissent chacun un nettoyage, Bookelio applique la durée la plus longue, pas la somme. Par exemple, une salle demandant 15 minutes et un service demandant 20 minutes entraînent une marge de 20 minutes. Une séance terminée à 11 h ne permet donc pas de réutiliser immédiatement cette ressource à 11 h.

Le pas de réservation, défini sur le service, est encore une autre notion : il détermine l'espacement des heures de départ proposées. Consultez Services et réservations pour articuler durée, pas et nettoyage.

Définir les ouvertures et les fermetures

Sur la ligne d'un emplacement, utilisez Gérer les disponibilités, l'action associée à l'icône d'horaires.

1. Renseignez les horaires d'ouverture habituels dans le gestionnaire de disponibilités.
2. Représentez les interruptions réelles, par exemple une pause de midi, dans vos plages horaires.
3. Ajoutez les indisponibilités exceptionnelles pour les jours de fermeture, travaux ou congés collectifs.
4. Vérifiez les dates de début et de fin de chaque exception.
5. Enregistrez, puis contrôlez les créneaux proposés pour une date ordinaire et une date concernée par une fermeture.

Les fermetures exceptionnelles évitent de modifier les horaires récurrents pour une absence ponctuelle. Une fermeture de l'emplacement concerne la disponibilité des salles de ce lieu ; ne l'utilisez pas pour représenter l'absence d'un seul membre si le reste de l'équipe continue à travailler.

Les modifications d'horaires pilotent les créneaux disponibles. Ne les considérez pas comme une opération d'annulation ou de notification des réservations déjà enregistrées. Si un changement d'ouverture affecte des clients existants, identifiez leurs réservations et gérez leur déplacement ou annulation séparément.

Associer les personnes et les services

Une configuration complète relie les bonnes ressources :

1. Dans Emplacements, ouvrez l'action de gestion des membres du lieu.
2. Affectez les membres qui peuvent y travailler.
3. Dans Services, associez les salles utilisables et les membres pouvant assurer chaque prestation.
4. Contrôlez les disponibilités individuelles depuis la gestion des membres.
5. Consultez à nouveau les créneaux d'un service pour une salle et une date précises.

La simple présence d'un membre dans l'organisation ne signifie pas qu'il intervient sur tous les services. Lors d'une réservation publique, les disponibilités reposent sur les personnes éligibles. Lors d'une création administrative, votre choix d'animateur précise davantage le contrôle.

Pour les accès, invitations et disponibilités de l'équipe, consultez Équipe et droits.

Réserver plusieurs salles ensemble

Un service peut utiliser une salle sélectionnée ou occuper toutes les salles liées ensemble. Ce second mode convient par exemple à une privatisation nécessitant plusieurs espaces simultanément.

Les créneaux proposés doivent alors être communs à toutes les salles concernées. Une seule salle indisponible peut empêcher la réservation du service complet, même si les autres sont libres.

Avant de choisir ce mode, vérifiez la liste des salles liées. Une salle ajoutée par erreur peut réduire fortement les disponibilités. À l'inverse, oublier une salle réellement utilisée ne protège pas cette ressource contre d'autres réservations.

Exemple de configuration cohérente

Vous proposez un service de 60 minutes dans un cabinet ouvert de 9 h à 12 h. Le membre affecté travaille sur cette même plage. La salle impose 15 minutes de nettoyage et le service propose des départs à intervalles de 30 minutes.

Une réservation de 9 h à 10 h mobilise ensuite la salle pour le nettoyage. Le départ suivant doit respecter à la fois cette marge et la grille d'heures proposée. Ajouter une fermeture exceptionnelle de 11 h à 12 h peut encore réduire les possibilités : il faut une plage libre suffisante pour accueillir la prestation selon les règles du service.

Utilisez cet exemple comme méthode de vérification : raisonnez sur chaque contrainte, pas seulement sur les cases apparemment vides du calendrier.

Pourquoi aucun créneau n'apparaît-il ?

Vérifiez dans cet ordre :

1. L'organisation et la date sélectionnées sont correctes ; vous ne consultez pas une date passée.
2. Le service est bien associé à la salle recherchée.
3. Le lieu possède des horaires d'ouverture pour la période.
4. Aucune fermeture exceptionnelle ne recouvre le créneau.
5. Au moins un membre éligible est disponible.
6. La durée du service, le pas et le délai de nettoyage laissent une possibilité réelle.
7. Le délai « Réservable jusqu'à » n'interdit pas une réservation trop proche du début.
8. Une réservation existante ou un cours collectif n'occupe pas la salle ou le membre.
9. En mode multisalle, toutes les ressources liées sont libres simultanément.

Une réservation en attente peut encore bloquer un créneau : elle n'est pas équivalente à une réservation annulée. Consultez les statuts des réservations avant de modifier les horaires pour résoudre un problème qui concerne en réalité un dossier existant.