Gérer les membres, les rôles et les accès

Organisation, compte et membre

Votre compte personnel vous permet de vous connecter. Votre appartenance à une organisation vous donne un rôle dans cette organisation. Les données et droits consultés dans le tableau de bord dépendent de l’organisation active : commencez toujours par vérifier son nom lorsque vous gérez plusieurs structures.

Un membre de l’équipe n’est pas une fiche client. Les clients réservent et reçoivent des documents ; les membres disposent d’un accès de gestion et peuvent, selon la configuration, être affectés à des lieux ou activités comme intervenants. Créer une fiche client ne lui ouvre pas le tableau de bord.

Inviter une personne

1. Ouvrez les paramètres des membres de l’organisation concernée.
2. Lancez l’invitation d’un membre.
3. Renseignez son adresse e-mail exacte et sélectionnez le rôle prévu.
4. Validez la création de l’invitation.
5. Copiez si nécessaire le lien proposé et transmettez-le directement à la personne invitée.
6. Vérifiez ensuite qu’elle apparaît dans les membres après acceptation.

Une invitation créée n’est pas encore une invitation acceptée. Si la personne n’accède pas à l’organisation, contrôlez l’adresse invitée, le compte utilisé et la validité de l’invitation. Le lien d’invitation n’est pas un lien à publier : il sert à rejoindre votre organisation.

L’interface peut encore présenter certains libellés de gestion des membres en anglais. « Invite Member », « Role » et « Invitation Link » correspondent respectivement à l’invitation, au rôle et au lien à transmettre.

Comprendre les rôles intégrés

Les rôles intégrés owner, admin et member conservent le fonctionnement historique de Bookelio et ne se modifient pas depuis l’éditeur de rôles. Vous pouvez consulter leurs permissions.

Point important : le rôle intégré member n’est pas un rôle de lecture seule. Il conserve de larges permissions métier. Si une personne doit seulement consulter certaines données ou gérer un périmètre restreint, créez un rôle personnalisé et attribuez-le explicitement au lieu de choisir member par défaut.

Les droits d’administration de l’organisation, des membres, des invitations, des rôles et des clés sont distincts des droits métier tels que gérer les clients ou consulter les factures. Pouvoir utiliser le planning ne signifie pas automatiquement pouvoir inviter une personne ou lui attribuer des accès.

Créer un rôle personnalisé

1. Ouvrez Paramètres, puis Rôles et permissions.
2. Choisissez la création d’un rôle.
3. Saisissez un identifiant stable, par exemple accueil ou suivi-formations.
4. Cochez les ressources et actions réellement nécessaires dans la grille.
5. Enregistrez puis attribuez ce rôle à la personne depuis la liste des membres.
6. Vérifiez avec elle que les tâches attendues fonctionnent et que les données inutiles restent hors de son périmètre.

Un rôle personnalisé commence sans aucune permission. Accorder la lecture d’un domaine n’accorde pas automatiquement sa création, sa modification, sa suppression ou ses actions d’envoi. Certaines opérations ont plusieurs effets : une inscription qui crée aussi une demande de paiement peut exiger davantage que le seul droit de lecture des formations.

Exemple : pour une personne chargée de consulter les participants, commencez par les droits de consultation appropriés. Ajoutez séparément la gestion des présences ou l’envoi d’attestations si ses tâches le nécessitent. N’accordez pas tous les droits financiers uniquement pour faire disparaître une erreur sans en identifier la cause.

Vous ne pouvez pas déléguer plus de droits que vous n’en possédez. L’identifiant d’un rôle existant reste fixe : pour changer son nom, créez le nouveau rôle, réaffectez les membres, puis gérez l’ancien rôle après vérification de ses usages.

Changer un rôle ou retirer un membre

Dans la liste des membres, le sélecteur de rôle permet de modifier celui d’un autre membre si vous y êtes autorisé. La suppression demande une confirmation. Vérifiez les conséquences opérationnelles avant de retirer une personne affectée à des activités ou réservations et organisez sa relève.

La ligne de votre propre compte ne permet pas de changer votre rôle ni de vous retirer vous-même par ces actions. Cela évite certaines pertes d’accès accidentelles. Faites intervenir un autre responsable autorisé lorsqu’une modification de votre propre appartenance est nécessaire.

Une action grisée ou invisible n’est pas forcément un problème d’affichage : elle peut indiquer une limite de votre rôle ou une protection propre à cette personne. Ne cherchez pas à contourner cette limite en partageant le compte d’un collègue.

Sécuriser le compte personnel

Dans Mon compte, vous pouvez mettre à jour votre nom, demander un changement d’adresse e-mail, changer votre mot de passe et gérer des clés d’accès — passkeys — lorsque votre appareil les prend en charge. Suivez les demandes de confirmation affichées pour un changement d’adresse.

Pour le mot de passe, le formulaire demande le mot de passe actuel, le nouveau et sa confirmation. Une modification de mot de passe depuis cet écran ne doit pas être interprétée comme une fermeture automatique de toutes les autres sessions. En cas de suspicion d’accès non autorisé, prévenez votre administrateur pour traiter l’ensemble des accès concernés.

Les préférences de récapitulatif quotidien des réservations se règlent également dans Mon compte : activation, heure et envoi de test. Il s’agit de vos préférences de membre, pas d’un abonnement automatique pour toute l’équipe.

Gérer les clés API sans partager un compte

Les clés API servent aux intégrations autorisées, pas à la connexion humaine d’un collègue. La page Clés API permet, selon vos droits, de créer une clé nommée et de lui attribuer des permissions métier limitées. Copiez la nouvelle valeur dans un emplacement sécurisé lors de sa création ; ne la placez pas dans un e-mail public, une capture ou une page de documentation.

Des clés historiques peuvent porter une indication d’accès complet. Restreindre leurs permissions retire cette exception sans changer la valeur de la clé : coordonnez donc cette opération avec le responsable de l’intégration pour éviter d’interrompre son fonctionnement. Les nouvelles clés ne doivent pas recevoir un accès global illimité.

Si une page reste inaccessible après un changement de rôle, actualisez votre session et contrôlez l’organisation active. Fournissez à l’administrateur la tâche exacte et le message affiché ; le dépannage aide à distinguer une restriction légitime d’une erreur.