Suivre les produits et les mouvements de stock

Produit, quantité et mouvement

Le module de stock permet de suivre les quantités de produits de l'organisation et d'expliquer leurs variations. Un produit décrit ce que vous comptez ; un mouvement mémorise une entrée, une sortie ou une correction, avec le stock avant et après l'opération.

Un mouvement peut être associé à une demande de paiement, mais tous les mouvements ne sont pas des ventes. Un réassort, une perte ou une correction d'inventaire peuvent modifier le stock sans demander d'argent à un client.

Accès : Tableau de bord → Stock. Pour une opération facturable, préparez la fiche client, le prix et les données de TVA. Les droits nécessaires peuvent différer entre la création d'un produit, l'ajustement des quantités et la création d'une demande de paiement.

Créer un produit

1. Dans le module Stock, ouvrez la création d'un produit.
2. Donnez un nom identifiable et, si utile, une description.
3. Renseignez éventuellement une référence SKU pour distinguer le produit de références proches.
4. Choisissez une unité compréhensible : pièce, boîte ou une autre unité correspondant à votre comptage.
5. Saisissez le stock initial réel.
6. Définissez éventuellement le seuil d'alerte de stock bas.
7. Ajoutez, si nécessaire, un prix unitaire HTVA par défaut et une politique de TVA.
8. Enregistrez et vérifiez la quantité affichée.

Un SKU déjà utilisé par un autre produit de l'organisation est refusé. Cherchez la référence existante avant de créer une variante presque identique.

Un stock initial supérieur à zéro crée un mouvement d'entrée intitulé « Stock initial ». Cela donne un point de départ traçable à l'historique. Après création, utilisez les mouvements pour faire évoluer la quantité plutôt que de considérer la fiche produit comme un compteur à écraser.

Choisir une unité cohérente

Si vous comptez des boîtes, un mouvement de +10 représente dix boîtes, pas automatiquement dix pièces. Gardez la même convention dans l'équipe. Le total des unités de plusieurs produits additionne leurs quantités ; il ne convertit pas les boîtes en pièces et ne calcule pas une valeur financière du stock.

Le prix unitaire par défaut sert à préparer une demande de paiement. Ce prix ne signifie pas qu'un produit est automatiquement mis en vente sur un site public.

Lire les indicateurs et retrouver un produit

La page affiche le nombre de produits actifs, les unités en stock et le nombre de produits au seuil de stock bas. Un produit est considéré comme bas lorsque sa quantité est inférieure ou égale à son seuil configuré.

Ces indicateurs suivent la liste de produits chargée, notamment la recherche courante. Si vous recherchez une seule référence, ne lisez pas les compteurs comme un inventaire complet de toute l'organisation.

Utilisez le champ de recherche et l'option Inclure les inactifs pour retrouver un produit désactivé. Les produits inactifs sont masqués par défaut. L'état actif se modifie dans la fiche du produit ; désactiver une référence n'efface pas ses anciens mouvements.

Le signal de stock bas est un indicateur de tableau de bord. Ne le confondez pas avec la confirmation qu'une commande fournisseur ou qu'un e-mail de réassort a été envoyé.

Enregistrer une entrée ou une sortie

1. Repérez le produit, puis ouvrez Ajuster le stock.
2. Vérifiez le produit et la quantité actuelle.
3. Sélectionnez le type : ajustement, entrée, sortie, vente, réassort, perte ou retour.
4. Saisissez la variation, avec son signe : +10 pour ajouter dix unités, -2 pour en retirer deux.
5. Ajoutez éventuellement une justification et une note interne.
6. Activez la demande de paiement seulement si cette opération doit être facturée.
7. Enregistrez, puis vérifiez la quantité obtenue et le nouveau mouvement.

La fenêtre propose une sortie par défaut. Le type décrit le mouvement ; relisez toujours la variation signée qui détermine la quantité ajoutée ou retirée.

Exemple : le stock est de 12 unités et vous remettez 3 unités à un client. La variation est -3 et le nouveau stock est de 9. Pour enregistrer un réassort de 8 unités, la variation est +8 : ne saisissez pas 17, qui serait une variation supplémentaire et non le total souhaité.

La justification est facultative : si vous la laissez vide, Bookelio en génère une. Une note reste utile pour un écart d'inventaire, un colis endommagé ou un retour à rapprocher d'une opération antérieure.

Une opération qui rendrait le stock négatif est refusée. Si un autre gestionnaire modifie le stock entre votre ouverture et votre validation, Bookelio peut également refuser l'opération et demander de recharger la page. Vérifiez la nouvelle quantité avant de recommencer.

Créer une demande de paiement avec le mouvement

Dans la fenêtre d'ajustement, l'option de demande de paiement ajoute les informations financières.

1. Sélectionnez le client facturé.
2. Vérifiez le prix unitaire HTVA proposé à partir du produit.
3. Vérifiez le taux de TVA, l'unité et les autres données fiscales affichées.
4. Adaptez la description et la référence acheteur si nécessaire.
5. Cochez l'option de paiement déjà reçu uniquement si l'encaissement est réel.
6. Enregistrez, puis ouvrez la demande de paiement liée au mouvement pour contrôler le résultat.

La quantité facturée correspond à la valeur absolue de la variation. Avec une sortie de -3 unités à 10 € HTVA, la base est de 30 € HTVA, avant TVA. Le signe négatif de la sortie ne crée donc pas une facture négative.

L'option déjà payé crée un paiement externe terminé du montant de la demande. Elle trace un règlement reçu ailleurs ; elle ne prélève pas le client. Ne l'activez pas pour simplement indiquer que le client paiera plus tard.

Le mouvement et sa demande sont enregistrés ensemble. Une demande de paiement n'est pas nécessairement une facture déjà émise : poursuivez le suivi dans Paiements et Factures et avoirs.

Consulter et corriger l'historique

La page présente les 50 mouvements récents de l'organisation. L'action Voir l'historique d'un produit charge jusqu'à 200 mouvements de ce produit. Il s'agit de listes limitées, pas d'une garantie que l'ensemble des mouvements anciens est visible à l'écran.

Chaque mouvement montre notamment la date, le type, la variation, le stock avant et après, la justification et l'éventuelle demande de paiement. Utilisez cette vue pour expliquer pourquoi une quantité a changé.

L'action Modifier d'un mouvement récent permet de corriger son type, sa justification et sa note. Elle ne permet pas de réécrire la quantité historique ni les stocks avant et après. Modifier le type « Sortie » en « Retour » ne remet donc pas les unités en stock.

Si la quantité était erronée, saisissez un nouveau mouvement de correction, après contrôle de l'inventaire réel. Exemple : une sortie de 5 a été enregistrée au lieu de 3 ; un ajustement de +2, avec une note explicative, rétablit la quantité tout en conservant la trace des deux opérations.

Vérifications en cas d'écart

Contrôlez d'abord l'unité, le signe et la différence entre variation et total souhaité. Examinez ensuite l'historique du produit et les notes avant de créer une correction.

Si une vente est annulée, distinguez le retour physique des produits et la correction financière. Une entrée de stock ne rembourse pas automatiquement le client, et un remboursement ne remet pas automatiquement une quantité dans ce module. Traitez chaque volet explicitement pour éviter un inventaire correct associé à un paiement incorrect, ou l'inverse.