Communication et formulaires
Créer des formulaires et consulter les réponses
Préparer des questionnaires, les publier et les lier à des services ou dates de formation, tout en préservant le contexte des réponses historiques.
Sur cette page
Comprendre formulaires et soumissions
Un formulaire définit les questions à poser. Une soumission correspond à un ensemble de réponses enregistré à un moment donné. Modifier le formulaire ne revient pas à modifier les réponses déjà reçues.
Bookelio permet de préparer des questionnaires, de les associer à des services ou à des dates de formation, et d'encoder manuellement une réponse depuis le tableau de bord. Par exemple, vous pouvez préparer un questionnaire de besoins avant une formation ou collecter des préférences utiles à une réservation.
Accès : Tableau de bord → Formulaires. La liste affiche le titre, l'état, le nombre de questions et le nombre de soumissions. Utilisez Modifier pour ouvrir le contenu et les réponses. Vérifiez vos droits si vous pouvez consulter un formulaire sans pouvoir l'enregistrer.
Préparer les questions
Avant de créer le formulaire, définissez ce que vous ferez de chaque réponse. Limitez les questions obligatoires aux informations réellement nécessaires. Un intitulé précis évite les réponses difficiles à interpréter : « Quel sujet souhaitez-vous approfondir ? » est plus exploitable que « Remarque » lorsque l'objectif est de préparer une formation.
Les types disponibles couvrent les besoins suivants :
| Type | Usage conseillé |
|---|---|
| Texte court | Fonction, référence ou réponse brève. |
| Texte long | Besoin détaillé, commentaire ou explication. |
| Adresse de contact demandée dans le questionnaire. | |
| Téléphone | Numéro communiqué par le répondant. |
| Nombre | Quantité ou autre valeur numérique. |
| Date | Date choisie par le répondant. |
| Choix unique | Une réponse parmi plusieurs options. |
| Choix multiple | Plusieurs réponses possibles. |
| Oui/non | Réponse binaire. |
Utilisez le texte d'aide pour expliquer le format attendu ou la raison de la question. Pour les choix, saisissez une option par ligne. Un choix unique convient à « Votre niveau principal » ; un choix multiple convient à « Les sujets qui vous intéressent ».
Ne demandez pas dans une question libre des données sensibles dont votre équipe n'a pas besoin. Le formulaire est un outil de collecte, pas une garantie que toutes les informations saisies seront pertinentes ou vérifiées.
Créer un formulaire
- Dans Formulaires, cliquez sur Nouveau formulaire.
- Saisissez un titre identifiable, puis une description si elle aide les gestionnaires ou les répondants.
- Renseignez au moins une question avec son intitulé et son type.
- Ajoutez, si nécessaire, un texte d'aide et des options.
- Activez le caractère obligatoire pour les questions indispensables.
- Ajoutez les autres questions et relisez leur ordre.
- Conservez le formulaire en brouillon tant que la préparation n'est pas terminée, ou cochez Publié pour l'utiliser.
- Enregistrez, puis ouvrez le détail du formulaire pour vérifier son contenu.
Le titre du formulaire doit permettre de le retrouver dans les sélecteurs de liaison. Préférez par exemple « Besoins avant formation — accueil » à plusieurs formulaires tous nommés « Questions ».
Brouillon, publié ou archivé
Un formulaire en brouillon reste un travail de préparation. Un formulaire publié et non archivé peut recevoir de nouvelles soumissions. Un formulaire archivé permet de conserver les données tout en cessant son utilisation pour les nouvelles réponses.
La publication n'est pas l'envoi d'un e-mail et ne crée pas à elle seule une campagne. Elle rend le formulaire utilisable dans les parcours qui le prennent en charge. Pour informer des participants, utilisez séparément les outils de communication.
Même l'encodage manuel depuis le détail exige un formulaire publié et non archivé. Si l'enregistrement d'une réponse indique que le formulaire est introuvable, commencez par vérifier son état avant de créer une copie.
Lier le formulaire à un service ou à une date
Dans le détail du formulaire, les sections de liaison permettent de sélectionner des services et des dates de formation.
- Ouvrez le formulaire concerné.
- Sélectionnez les services ou les dates auxquels il doit être rattaché.
- Vérifiez que le formulaire est publié et non archivé pour les nouvelles réponses.
- Enregistrez la configuration.
- Contrôlez le parcours de réservation ou d'inscription utilisé par vos clients.
Vous pouvez également choisir un formulaire lié lors de l'édition d'une date de formation. Le sélecteur privilégie les formulaires utilisables, publiés et non archivés.
La liaison à une date n'est pas la même chose que la liaison à toutes les dates d'une formation. Si un questionnaire doit être utilisé lors de plusieurs éditions, vérifiez chacune des dates sélectionnées. La présentation exacte au public dépend aussi du site connecté à Bookelio.
Encoder une réponse manuellement
La section Encoder une réponse sert à saisir un ensemble de réponses depuis le tableau de bord.
- Ouvrez un formulaire publié et non archivé.
- Renseignez éventuellement le nom et l'e-mail du répondant.
- Complétez les questions visibles, notamment les questions obligatoires.
- Enregistrez une seule fois et attendez la confirmation.
- Retrouvez la soumission dans la liste en dessous.
Les champs nom et e-mail de cette section décrivent le répondant de la soumission. Ils ne constituent pas une sélection de fiche client et ne rattachent pas automatiquement cette saisie manuelle à une inscription précise.
Chaque validation crée une nouvelle soumission. Si vous souhaitez seulement relire une réponse, consultez la liste existante plutôt que d'encoder de nouveau les mêmes informations. Aucun envoi de questionnaire ne découle automatiquement de cette saisie.
Modifier les questions sans réécrire le passé
Vous pouvez modifier les intitulés, les types, les options et le caractère obligatoire dans la section des questions affichées. Enregistrez ensuite les modifications du formulaire.
Bookelio préserve les anciennes versions des questions lorsqu'une modification en change la structure. Une question retirée de l'affichage est archivée ; les anciennes réponses restent associées à la question et aux options auxquelles le répondant a effectivement répondu.
Exemple : vous remplacez « Avez-vous déjà participé ? » par « Combien de sessions avez-vous suivies ? ». Les anciennes réponses oui/non ne deviennent pas artificiellement des nombres. Elles restent lisibles avec l'ancien intitulé, tandis que les nouvelles soumissions utilisent la nouvelle question.
Cette conservation explique pourquoi des soumissions historiques peuvent montrer des formulations absentes du formulaire actuel. Ce n'est pas nécessairement une erreur ou une réponse obsolète à supprimer.
Consulter les réponses et résoudre les difficultés
La section Soumissions affiche le répondant, son e-mail lorsqu'il existe, la date de soumission et les réponses. Sans nom, le répondant est affiché comme anonyme. Un choix multiple peut apparaître sous plusieurs réponses associées à la même question.
Si une question obligatoire bloque l'enregistrement, complétez la réponse attendue. Si une option est signalée comme invalide après une modification du formulaire dans un autre onglet, rechargez la version courante et vérifiez les nouvelles options avant de reprendre la saisie.
Si les réponses d'une inscription doivent être consultées ou exportées avec les participants, utilisez également Inscriptions et attestations. La liste générale des soumissions et l'export de participants répondent à des besoins différents ; ne supposez pas qu'une réponse manuelle sans inscription liée apparaîtra dans cet export.