Gérer les services et les réservations

Service, réservation ou formation ?

Dans le menu Bookelio, Services désigne les activités réservables sur un créneau. Le service décrit ce que vous proposez ; la réservation associe une prestation à un client, une heure, une salle et un membre.

Un soin individuel ou la privatisation d'un espace correspond à ce parcours. Pour des éditions de formation avec participants et attestations, utilisez Formations. Pour plusieurs inscriptions indépendantes à une séance commune, utilisez Cours collectifs.

Vous travaillez principalement dans Planning → Services et Planning → Réservations. Préparez d'abord les lieux, salles et disponibilités, les membres habilités et, pour un encaissement, les réglages de TVA et de paiement.

Créer ou modifier un service

1. Dans Services, ouvrez le formulaire de création ou l'édition du service concerné.
2. Renseignez un nom clair et une description utile au client : contenu, durée, déroulement et informations pratiques.
3. Définissez le pas de réservation et, si nécessaire, le nettoyage après réservation.
4. Choisissez les délais de réservation et d'annulation.
5. Définissez le mode d'occupation des salles.
6. Configurez la tarification, la TVA et le paiement complet ou par acompte.
7. Enregistrez puis associez les salles et membres concernés depuis la liste des services.

Ne confondez pas les trois réglages de temps :

• La durée correspond au temps de prestation réservé.
• Le pas de réservation définit l'espacement des départs proposés.
• Le nettoyage préserve une marge après l'occupation ; si la salle en définit aussi une, la durée la plus longue s'applique.

Avec une durée de 60 minutes et un pas de 30 minutes, un service ne devient pas une prestation de 30 minutes. Les heures de départ sont simplement proposées sur une grille plus fine, sous réserve de disponibilité.

Délais et occupation des ressources

Réservable jusqu'à, exprimé en heures avant le début, permet d'éviter les réservations de dernière minute. Par exemple, 2 interdit un départ situé à moins de deux heures. Laisser le champ vide ne signifie pas que les créneaux passés redeviennent réservables.

Annulable jusqu'à définit un délai lié à l'annulation. La modification du statut d'une réservation existante peut être refusée lorsque ce délai n'est plus respecté. Ce réglage n'est pas une politique de remboursement et ne garantit pas qu'un bouton d'annulation soit disponible sur tous les sites publics.

Pour le mode d'occupation, choisissez une seule salle ou toutes les salles liées simultanément. Le second mode protège plusieurs espaces pour une même prestation ; la disponibilité de l'ensemble devient nécessaire.

Préparer le prix

Le formulaire propose une tarification avec prix de base et durée, des paliers dégressifs, ainsi qu'une matrice personnes × heures pour les prestations à tarif variable. Les paliers fixent un prix unitaire à partir d'une quantité minimale. La matrice décrit des combinaisons précises de nombre de personnes, de durée et de prix.

Renseignez des combinaisons cohérentes avec les options réellement proposées. Un montant manquant dans une matrice n'est pas une invitation à inventer un tarif au moment de la réservation. Contrôlez le récapitulatif calculé avant toute confirmation.

Le service peut aussi comporter des suppléments réservables, avec leur nom, description, tarif, mode de calcul et politique de TVA. Expliquez suffisamment chaque supplément pour que le client sache ce qu'il choisit. Une description seule n'ajoute pas un supplément payant : il faut le configurer dans la section dédiée.

Paiement complet ou acompte

La section Paiement en ligne permet un paiement complet, un acompte en pourcentage ou un acompte fixe TTC. Vérifiez le montant demandé maintenant et le montant restant dû : encaisser un acompte ne signifie pas que toute la prestation est réglée.

Les paramètres de paiement du service définissent le parcours d'encaissement. Ils ne remplacent ni la connexion au prestataire de paiement, ni le contrôle des transactions, ni la création éventuelle d'une facture. Consultez Paiements.

Créer une réservation depuis le tableau de bord

1. Ouvrez Réservations puis l'action de création.
2. Sélectionnez le client. Vérifiez son identité pour éviter une nouvelle fiche en doublon.
3. Choisissez le service, la salle lorsqu'elle est sélectionnable, puis le membre.
4. Sélectionnez la date et un créneau disponible. Renseignez les personnes et la durée lorsque le service utilise ces paramètres.
5. Ajoutez éventuellement un nom de bénéficiaire, distinct du client qui porte le dossier.
6. Vérifiez le statut demandé.
7. Décidez si vous voulez créer une demande de paiement.
8. Enregistrez et contrôlez le résultat dans la liste ou le calendrier.

Le formulaire propose aussi une saisie manuelle des horaires. Réservez-la aux situations que vous maîtrisez : une heure saisie manuellement n'est pas une preuve que les ressources sont disponibles. Contrôlez les contraintes de l'équipe et des salles avant de confirmer.

Réservation seule ou réservation avec demande de paiement

L'option Créer une demande de paiement permet de dissocier l'occupation du créneau du suivi financier. Si vous la décochez, Bookelio crée uniquement la réservation, sans calcul de tarif ni demande de paiement dans ce parcours.

Une réservation créée ainsi n'est pas « payée gratuitement » : elle n'a simplement pas de demande de paiement générée par cette opération. Documentez votre intention dans votre organisation et gérez séparément tout montant à encaisser.

Comprendre les statuts

Le statut de réservation et celui du paiement sont deux informations distinctes. Le formulaire administratif peut créer une réservation approuvée sans encaissement préalable. À l'inverse, un parcours public payant attend la confirmation du règlement pour finaliser l'approbation selon ses règles.

Ne changez pas le statut en « Approuvée » uniquement parce qu'un client présente une capture d'écran de paiement. Consultez la demande de paiement et les transactions associées.

Retrouver et déplacer une réservation

La page propose les vues Liste et Calendrier. La liste comporte des filtres de période, statut, paiement, service et membre, ainsi qu'une recherche et une pagination. Retirez les filtres inutiles si une réservation semble absente. Le calendrier n'affiche pas les réservations annulées comme des occupations actives.

Pour déplacer une réservation :

1. Retrouvez le dossier exact et ouvrez sa modification.
2. Vérifiez le client, le service et les ressources avant de modifier la date ou les heures.
3. Contrôlez la disponibilité du nouveau créneau.
4. Examinez l'option Prévenir par email si le créneau change.
5. Enregistrez, puis vérifiez le nouveau positionnement.

Cette option de notification envoie un message à l'administration et au membre assigné uniquement si la date ou l'heure change. Elle ne promet pas un e-mail au client : prévoyez sa confirmation avec votre procédure habituelle. Modifier le planning ne doit pas être interprété comme une nouvelle facturation automatique.

Annuler ou supprimer : deux conséquences différentes

Passer le statut à Annulée conserve un dossier identifiable dans l'historique. La suppression, proposée avec confirmation dans la liste, retire la réservation. Ne supprimez pas une réservation pour tenter de rembourser son paiement : le suivi financier est un dossier distinct.

Avant une annulation, vérifiez les délais applicables, les autres ressources concernées, les communications nécessaires et les montants déjà encaissés. Un changement de statut ne déclenche pas à lui seul un remboursement au client.

Résoudre les problèmes courants

Aucun créneau disponible

Vérifiez les associations service–salle–membre, les horaires, les fermetures, les réservations en attente, le nettoyage et le délai de réservation. Le guide Lieux et disponibilités fournit une liste de contrôle complète.

Le montant ne correspond pas au prix affiché sur le service

Contrôlez les personnes, la durée, les paliers, les suppléments, la TVA et l'éventuel acompte. Comparez des montants exprimés sur la même base, et ne confondez pas le total de la prestation avec le montant demandé immédiatement.

Le déplacement n'a pas envoyé d'e-mail

Vérifiez qu'une date ou une heure a réellement changé, que l'option était cochée et que les adresses de l'administration et du membre sont renseignées. Consultez ensuite Communication pour le suivi des envois, sans relancer plusieurs fois la modification du dossier.