Organiser les formations et les événements

Formation, événement et date : trois notions à distinguer

Dans Bookelio, une fiche de formation décrit une offre : titre, description, prix de base, durée, catégories et réglages de communication. Le même module permet de choisir le type événement lorsque l'offre n'est pas une formation.

Une date correspond à une édition concrète de cette offre, avec son horaire, son lieu et sa capacité. Les participants s'inscrivent à une date, pas seulement au titre général de la formation. Une offre peut donc avoir plusieurs dates sans que vous dupliquiez toute sa présentation.

Exemple : créez une fiche « Accueil des nouveaux collaborateurs », puis une date en octobre et une autre en novembre. Chaque date a sa propre liste d'inscrits, sa capacité et éventuellement son prix particulier.

Accès : Tableau de bord → Formations. Préparez une politique de TVA adaptée et vérifiez que votre rôle permet de créer ou de modifier les formations.

Créer une offre

1. Ouvrez Formations, puis Créer une formation.
2. Sélectionnez le type d'offre : formation ou événement.
3. Saisissez un titre clair et une description expliquant le contenu, le public visé et les informations pratiques.
4. Complétez si nécessaire les informations de présentation publique : image, sous-titre, identifiant d'URL et mise en avant.
5. Renseignez le prix de base et la politique de TVA.
6. Indiquez la durée en jours et/ou en heures lorsque cette information est pertinente.
7. Choisissez éventuellement des catégories et un groupe tarifaire.
8. Configurez le paiement échelonné si vous souhaitez proposer un premier versement.
9. Enregistrez, puis ouvrez le détail de l'offre pour créer sa première date.

Les informations publiques peuvent être reprises par un site connecté à Bookelio. Leur présence dans la fiche ne garantit pas, à elle seule, que toutes les intégrations les affichent de la même manière. Contrôlez également le site effectivement utilisé par vos clients.

L'option Service protégé — validation admin avant paiement sert aux offres qui nécessitent un examen de la demande avant le règlement. Elle indique que les demandes d'inscription sont créées sans redirection immédiate vers le paiement. Avant de l'activer, vérifiez que votre équipe et le site connecté prennent en charge le suivi de ces demandes ; ne présentez pas une demande à valider comme une confirmation de paiement.

Catégories et groupes tarifaires

Les catégories servent à organiser le catalogue par thème. Elles peuvent être structurées en catégories et sous-catégories depuis l'outil de gestion des catégories.

Les groupes tarifaires servent à appliquer des règles de réduction. Ils ne doivent pas être confondus avec les catégories de contenu. Deux formations dans une même catégorie ne bénéficient pas automatiquement des mêmes réductions si elles ne sont pas rattachées au groupe tarifaire attendu.

Consultez Tarifs et réductions avant de définir une politique de fidélité ou d'inscription anticipée.

Durée pédagogique et période au calendrier

La durée renseignée en jours ou en heures est une donnée utilisée notamment pour les attestations et certaines réductions. La date de fin décrit la période réelle de la session. Ces informations remplissent des rôles différents : une formation qui s'étend sur deux dates calendaires n'est pas automatiquement comptée comme deux jours pédagogiques dans une réduction.

Renseignez explicitement la durée utile et vérifiez-la avant de produire des attestations. Une durée absente contribue pour zéro dans une règle basée sur les jours ou les heures.

Ajouter une date

1. Ouvrez le détail de la formation.
2. Dans Dates, choisissez Ajouter une date.
3. Renseignez le début et, si nécessaire, la fin.
4. Définissez le nombre maximal de participants.
5. Renseignez le lieu ou les indications pratiques utiles.
6. Activez éventuellement la liste d'attente.
7. Laissez les champs de remplacement vides pour conserver les valeurs générales, ou saisissez les valeurs propres à cette date.
8. Sélectionnez éventuellement un formulaire publié lié à cette session.
9. Enregistrez et vérifiez le récapitulatif de la date.

La date peut remplacer le prix, la politique de TVA, la durée et le premier versement de la formation. Par exemple, une édition intensive peut avoir un tarif et une durée différents tout en restant dans le même catalogue. Le récapitulatif indique les valeurs spécifiques et les valeurs reprises par défaut.

Ne remplacez pas un prix par zéro pour signifier « utiliser le prix habituel ». Un champ de remplacement vide signifie héritage ; zéro est un montant spécifique.

Capacité et liste d'attente

Le tableau des dates affiche les places ainsi que le nombre de personnes en attente lorsqu'il y en a. Le nombre maximal concerne les inscriptions confirmées. Une personne en attente ne doit pas être considérée comme ayant une place confirmée.

La capacité est contrôlée à nouveau lors de l'inscription. Deux gestionnaires peuvent consulter le même nombre de places disponibles, mais une réservation créée entre-temps peut modifier la situation au moment de la validation.

Pour inscrire plusieurs participants ensemble, il faut pouvoir accueillir le groupe entier ; Bookelio peut le placer en attente si la capacité ne suffit pas et si cette option est activée. La promotion d'un groupe en attente exige également assez de places pour l'ensemble concerné. Retrouvez le déroulement dans Inscriptions et attestations.

Préparer les versements

Le paiement échelonné se configure au niveau de la formation, avec un premier versement hors TVA. Une date peut remplacer ce montant. Lors d'une inscription de plusieurs participants, le montant configuré par participant est pris en compte pour le groupe.

La date propose aussi une date de demande du solde. Ce réglage permet l'envoi d'une demande pour les soldes non payés, tant que la formation n'a pas commencé. Il ne signifie pas qu'un paiement sera prélevé automatiquement à cette date.

Vérifiez les dates et la configuration des e-mails avant de vous appuyer sur ces envois. Pour les montants déjà encaissés et les demandes créées, utilisez le suivi des paiements.

Préparer les messages aux participants

Les outils de personnalisation d'e-mails permettent de préparer les messages de la formation et, si nécessaire, de les adapter pour une date précise. Une personnalisation de date peut remplacer le modèle général correspondant.

Avant un envoi, vérifiez le titre, les horaires, le lieu, le destinataire et les éventuelles variables du message. Un changement de lieu dans la fiche n'est pas à considérer comme une notification automatique déjà reçue par les participants : utilisez l'outil d'envoi prévu lorsque vous devez les informer.

Les e-mails d'attestation font partie d'un processus distinct : ils nécessitent d'abord l'enregistrement de la présence. La génération d'une attestation et son envoi sont expliqués dans le guide des inscriptions.

Retrouver, modifier et supprimer

Le catalogue peut être trié par titre, prochaine date ou prix. Utilisez le tri par prochaine date pour préparer les sessions imminentes et le détail de chaque offre pour consulter ses dates.

Après une modification, vérifiez particulièrement les valeurs remplacées au niveau des dates : changer le prix général ne remplace pas un prix spécifique déjà renseigné pour une édition.

La suppression d'une date est une action destructive ; la confirmation indique qu'elle supprime aussi ses inscriptions. N'utilisez pas cette action comme un simple signalement d'annulation ou comme un remboursement. Avant de supprimer une date existante, examinez les inscriptions, paiements et communications nécessaires. Les opérations financières et l'information des participants restent à traiter explicitement.

Vérifications avant ouverture des inscriptions

• Le titre et le type d'offre sont corrects.
• La date, les heures, le lieu et la capacité correspondent à l'édition prévue.
• Les montants remplacés au niveau de la date sont intentionnels.
• Les durées sont renseignées si elles servent aux attestations ou réductions.
• Le formulaire lié est publié et non archivé.
• Les conditions de versement et les messages ont été relus.

Si une offre paraît absente du site public alors qu'elle existe dans Bookelio, distinguez le catalogue du tableau de bord et les règles de présentation du site connecté. Vérifiez la date et les informations publiques, puis faites contrôler l'intégration si nécessaire.