Configurer l’entreprise, la facturation et les services

Comprendre les niveaux de configuration

Les paramètres de l’organisation influencent les opérations de toute votre équipe : identité commerciale, taxes, e-mails ou facturation automatique. Les préférences de Mon compte concernent votre utilisateur ou votre appartenance personnelle à cette organisation. Enfin, certaines capacités sont activées par l’administrateur de la plateforme et ne sont pas des réglages librement modifiables dans votre tableau de bord.

Vérifiez l’organisation active avant de modifier un paramètre. Si vous gérez plusieurs entreprises, une valeur correcte pour l’une peut être incorrecte pour l’autre. Les droits de consultation des paramètres et les droits de modification sont distincts ; contactez un responsable si vous ne disposez pas des actions nécessaires.

Renseigner l’identité de l’entreprise

1. Ouvrez les paramètres des informations de l’entreprise.
2. Complétez la raison sociale et l’identifiant fiscal avec le type approprié.
3. Vérifiez le pays, la rue, le numéro, l’éventuelle boîte, le code postal et la ville.
4. Ajoutez le site web, l’e-mail et le téléphone de contact souhaités.
5. Renseignez les comptes bancaires utiles, puis le nom et la signature du responsable lorsque votre usage le nécessite.
6. Enregistrez et vérifiez ensuite un aperçu de document ou d’e-mail concerné.

Le nom d’affichage utilisé pour choisir l’organisation n’est pas un substitut à sa raison sociale. Les e-mails portant l’identité de l’entreprise utilisent les informations commerciales renseignées ; il est donc utile de les compléter avant les premiers envois, et pas uniquement avant la première facture.

Contrôlez les données bancaires avec une attention particulière. Le formulaire permet plusieurs comptes et une option de génération de QR code pour les comptes concernés. La présence d’un compte dans vos paramètres ne signifie pas que Bookelio a vérifié sa titularité ou qu’il exécute des virements.

Ajouter un logo et une signature

Le champ de logo propose un téléversement et des actions de remplacement ou retrait. Il peut également recevoir une adresse d’image par le dialogue prévu. Préférez une image lisible sur fond clair et vérifiez sa taille dans l’aperçu des documents et e-mails qui l’utilisent.

Le stockage de fichiers doit être opérationnel pour les téléversements. Si l’image apparaît dans le formulaire mais ne peut pas être enregistrée ou réaffichée, vérifiez le message d’erreur avant de multiplier les versions. Une URL copiée depuis un espace privé externe peut être inaccessible à un destinataire : utilisez le téléversement prévu lorsque possible.

Le nom et la signature du responsable servent aux documents qui les exploitent, notamment les attestations de formation. La signature est une donnée à maintenir avec la même attention que les autres éléments d’identité de l’entreprise.

Configurer les politiques de TVA

Les politiques de TVA permettent de réutiliser un taux et une catégorie, avec des exceptions par pays. Une politique possède un nom, un taux par défaut, une catégorie fiscale et, selon le cas, les justifications d’exonération. Le formulaire permet également de paramétrer l’application de l’autoliquidation et des règles par pays.

Créez des noms explicites correspondant à vos usages et associez ensuite les politiques aux offres concernées. Vérifiez les valeurs qui sont préremplies : un taux proposé automatiquement n’est pas une recommandation fiscale pour votre entreprise.

Les prix d’offres saisis hors TVA et les prix publics TVA comprise ne sont pas la même valeur. Pour vérifier un cas, partez du prix hors TVA, du client et de son pays, puis comparez le résultat dans le parcours concerné. Changer une politique ne constitue pas une correction des factures déjà créées. En cas d’incertitude sur la catégorie à choisir, faites valider le paramétrage par votre responsable comptable.

Choisir les automatismes de facturation

Paramètres de facturation présente trois choix indépendants :

• Réservations de créneaux : génération d’une facture après leur paiement.
• Inscriptions aux formations : génération d’une facture après paiement.
• Facture lors de l’appel du solde : génération sur les demandes non payées lorsque la date de demande du paiement complet est atteinte.

Chaque modification est enregistrée par l’action sur le réglage. Attendez la confirmation de sauvegarde. Ces automatismes nécessitent un service d’e-mail et un stockage valides. Les factures générées après paiement sont transmises par e-mail et, lorsque c’est possible, par Peppol ; le rappel de solde utilise le lien vers la page de paiement.

Activer ces réglages ne doit pas être interprété comme une commande de régénération de tout votre historique. Vérifiez les prochaines opérations et les documents déjà liés avant toute création manuelle complémentaire. Le guide des factures explique les contrôles de paiement et de doublons.

Personnaliser les e-mails

Dans Thèmes des e-mails, choisissez un thème puis enregistrez. Les thèmes proposés comprennent Classique, Élégant, Corporate, Océan, Coucher de soleil, Lavande et Rose. L’aperçu aide à comparer les palettes ; les contenus métier restent ceux des messages envoyés.

Le pied de page des e-mails de l’organisation reprend le logo et les informations commerciales disponibles. Une campagne peut choisir un autre thème que celui de l’organisation sans changer ce réglage global. Les campagnes en HTML brut conservent leur propre présentation : elles ne sont pas recolorées automatiquement. Pour préparer une campagne complète, consultez Communication.

Connecter les services externes

La rubrique des identifiants de connexion — parfois intitulée Credentials — permet d’ajouter, modifier et supprimer des configurations. L’ajout actuellement proposé dans le tableau de bord couvre SMTP et Resend pour l’envoi d’e-mails, Mollie pour les paiements, S3 pour le stockage et Peppol pour la facturation électronique.

Bookelio prend aussi en charge des paiements Stripe lorsqu’ils sont configurés, mais cet écran ne propose pas de formulaire d’ajout Stripe. Faites intervenir le responsable technique pour ce cas au lieu de chercher un type absent de la liste.

Certains services par défaut peuvent être fournis par la plateforme en l’absence d’une configuration propre à l’organisation. Une liste locale vide ne signifie donc pas toujours qu’aucun service ne fonctionne. À l’inverse, ajouter une configuration incorrecte peut empêcher l’utilisation normale de celle prévue pour votre organisation. Coordonnez tout changement de fournisseur avec votre administrateur.

Ne partagez jamais les mots de passe et clés d’accès dans une capture ou un ticket de support. Ne supprimez pas une connexion pour la « tester » : cette action peut interrompre les e-mails, les paiements ou l’accès aux fichiers. Pour Peppol, l’activation de certains accès et la réception nécessitent en plus une intervention de la superadministration.

Préférences personnelles et variables avancées

Dans Mon compte, le récapitulatif quotidien des réservations est facultatif. Activez-le, choisissez l’heure et enregistrez votre profil. Le bouton d’envoi de test demande un récapitulatif de la journée, avec un objet marqué comme test, même si l’envoi quotidien n’est pas activé. L’horaire est interprété selon le fuseau configuré par la plateforme, pas comme un changement du fuseau de votre navigateur.

Les variables d’organisation constituent un réglage avancé. Leur éditeur affiche un avertissement parce qu’une valeur incorrecte peut modifier le fonctionnement d’un module ou d’un site connecté. Utilisez les écrans dédiés lorsqu’ils existent et ne créez pas une clé devinée pour tenter d’activer une fonctionnalité. Certaines variables internes sont protégées et ne sont pas modifiables depuis cette page.