Organiser les cours collectifs, packs et crédits

Quand utiliser les cours collectifs ?

Le module Cours collectifs gère une séance à horaire fixé à laquelle plusieurs clients peuvent s'inscrire individuellement. Chaque séance possède une activité, un animateur, une salle, une durée, une capacité et éventuellement une liste d'attente.

Utilisez ce module pour un atelier hebdomadaire de douze places, par exemple. Une réservation classique protège plutôt un créneau pour une prestation ; une formation possède son propre suivi de dates et d'attestations. Ces trois parcours ne sont pas interchangeables.

Le menu comporte une section dédiée Cours collectifs, avec les accès Calendrier, Cours proposés et Packs et crédits. Votre organisation doit disposer du module et votre compte des droits nécessaires. Le portail public Réservéo est un espace distinct, lorsqu'il est configuré pour votre organisation.

Dans Bookelio, les mêmes onglets Calendrier, Catalogue, Packs et crédits, Emplacements et Paramètres, placés à droite du titre dans cette configuration, permettent de passer d'un écran à l'autre. Sur un écran étroit, ils se placent sous le titre. Le catalogue affiche la durée, la capacité, le tarif HTVA et les animateurs/salles associés. Recherchez un nom de cours, un animateur ou un lieu et utilisez Tous, Actifs ou Inactifs pour retrouver un cours. Prêts à planifier compte les cours actifs avec au moins un animateur et une salle associés.

La page Paramètres répartit ses réglages dans trois onglets : Réservations pour l’autorisation préalable, Paiements pour les moyens de règlement et la vente de packs, et Réservéo pour l’apparence et le domaine personnalisé. Changer d’onglet conserve une saisie non enregistrée. La gestion des lieux reste accessible uniquement par l’onglet Emplacements de l’en-tête collectif.

Lorsque l’autorisation préalable est active, un client connecté à Réservéo dont le compte n’est pas encore validé voit un bouton Demander l’accès sur la séance choisie, sans formulaire de contact. Les membres qui peuvent valider l’accès reçoivent la notification Demande d’accès Réservéo dans Bookelio et par e-mail (le push peut être activé dans les Préférences de notifications), au plus une fois par jour et par client. Elle ouvre la fiche client, où vous autorisez ses réservations.

Le bouton Filtres, dans la barre compacte au-dessus du calendrier, permet d’afficher les filtres par cours, animateur ou texte. Refermer ce panneau conserve les filtres actifs ; leur nombre reste indiqué sur le bouton. Afficher les séances annulées rend leur motif consultable sans proposer de nouvelle inscription. Effacer les filtres conserve la date et la vue choisies.

Préparer un cours collectif

Dans la configuration des cours collectifs, ouvrez l’onglet Emplacements. Cette page reprend la gestion existante : créez ou modifiez un emplacement, puis utilisez son bouton Salles, accompagné du nombre de salles, pour les organiser. Les lieux et salles sont partagés avec les réservations classiques. Le droit de lecture des emplacements permet de consulter cette page ; les droits de création, modification et suppression restent distincts. Cet accès est ajouté dans la configuration des cours, sans nouvelle entrée dans le menu de gauche.

Le gestionnaire rappelle le nom de l’emplacement et affiche, pour chaque salle, son temps de nettoyage après réservation classique. Modifier ouvre ses informations ; Supprimer demande une confirmation nommant la salle. En cas d’erreur, la saisie ou la confirmation reste disponible pour réessayer. Les icônes secondaires des emplacements conservent des infobulles explicites.

Depuis les cours collectifs, les commandes d’animateurs de l’emplacement, de semaine type et d’indisponibilités sont masquées. Elles restent disponibles dans la gestion générale Paramètres → Emplacements ; les affectations d’animateurs propres à chaque cours restent accessibles dans son formulaire.

Créez d’abord les lieux et salles dans Paramètres → Emplacements. Le module Cours collectifs donne accès à cette rubrique avec les droits sur les emplacements ; le module Réservations n’est pas nécessaire.

1. Ouvrez Cours collectifs → Cours proposés, puis cliquez sur Nouveau cours.
2. Renseignez le nom, la description et la durée du cours.
3. Définissez son prix HTVA et sa politique de TVA.
4. Sélectionnez les animateurs et les salles autorisés.
5. Renseignez la capacité par défaut, la liste d'attente et éventuellement les calories.
6. Activez le cours lorsqu'il est prêt à être proposé.
7. Enregistrez puis ouvrez le calendrier pour créer ses séances.

Ce catalogue est indépendant des services de réservation classiques : créer ou modifier un cours ne crée ni ne modifie un service. Un cours peut être préparé sans affectations, mais il doit être actif et lié à la salle et à l'animateur choisis pour planifier une séance. Désactiver un cours le masque dans Réservéo sans supprimer ses séances, inscriptions ni règlements existants.

Créer une séance ponctuelle

1. Dans le calendrier, cliquez sur Nouvelle séance.
2. Sélectionnez l'activité, l'animateur et la salle.
3. Renseignez la date, l'heure et la durée en minutes.
4. Vérifiez la capacité et la liste d'attente proposées pour cette séance.
5. Créez la séance et contrôlez son emplacement dans le calendrier.

Bookelio vérifie les conflits avec d'autres cours collectifs et avec les réservations existantes de la salle ou du membre. Un conflit peut donc provenir d'un rendez-vous individuel que vous ne voyez pas dans la seule vue des cours collectifs.

Le calendrier reprend les mêmes vues Mois, Semaine et Jour que les réservations simples. Les flèches chargent la période choisie, sans limite aux huit prochaines semaines ; Aujourd'hui revient à la date courante. Cliquez sur un jour pour le détailler, puis sur une séance pour accéder aux participants, à la modification ou à l'annulation. Nouvelle séance préremplit la date sélectionnée : vérifiez l'heure avant de confirmer. Naviguer dans le calendrier ne crée aucune séance.

Planifier une récurrence hebdomadaire

Le bouton Nouvelle récurrence est directement accessible au-dessus du calendrier, à côté de Nouvelle séance, et en haut de Cours proposés. Il ouvre le même formulaire depuis ces deux accès. Le panneau Récurrences hebdomadaires, sous le calendrier, reste disponible pour consulter et arrêter les séries existantes.

1. Cliquez sur Nouvelle récurrence, sans devoir déplier le panneau des séries.
2. Choisissez l'activité, l'animateur et la salle.
3. Définissez le jour, la première date, l'heure locale et le fuseau horaire.
4. Renseignez la durée et les paramètres de capacité.
5. Indiquez une date de fin si la série est limitée.
6. Créez la récurrence et lisez le résultat de génération.
7. Vérifiez le nombre de séances créées et les conflits éventuellement ignorés.

La création génère par défaut un horizon de douze semaines, sous réserve de la date de fin. Une récurrence sans date de fin ne signifie pas que toutes les séances futures existent déjà indéfiniment. Contrôlez régulièrement votre horizon réellement planifié.

Le fuseau horaire est important pour conserver une heure locale cohérente, notamment lors des changements d'heure. Pour un cours à 18 h, renseignez l'heure locale attendue et le fuseau correspondant, plutôt que de décaler manuellement chaque séance.

Modifier la récurrence

Dans Récurrences hebdomadaires, cliquez sur Modifier à côté de la série :

1. Ajustez le jour, l'heure, le fuseau horaire, l'animateur, la salle, la durée, la capacité, la liste d'attente ou la date de fin. Le cours et la première date restent inchangés.
2. Choisissez À la règle uniquement (par défaut) pour conserver les séances déjà créées, Séances futures non modifiées manuellement pour préserver les exceptions individuelles, ou Toutes les séances futures pour appliquer aussi la règle aux séances modifiées manuellement.
3. Enregistrez et vérifiez le nombre de séances mises à jour. Le calendrier et la liste sont actualisés.

L'option Toutes les séances futures remplace les ajustements manuels d'horaire, d'animateur, de salle, de durée, de capacité et de liste d'attente. Les deux autres choix conservent ces exceptions. Les séances passées ou annulées, les inscriptions et les paiements sont toujours conservés. Une capacité accrue peut promouvoir des clients en attente, sans les débiter. Un conflit de salle/animateur, une capacité insuffisante ou une édition concurrente bloque toute la modification. Une séance future ne peut pas être déplacée dans le passé ou hors des dates de la série, même si elle avait été déplacée manuellement depuis une ancienne semaine.

Cette action ne crée et n'annule aucune séance. Une date de fin plus proche ne supprime pas les séances déjà générées ; annulez-les séparément si nécessaire.

Modifier une seule occurrence

Ouvrez la modification de la séance concernée pour changer ses paramètres. Une séance issue d'une récurrence peut ainsi être ajustée individuellement ; cela ne réécrit pas toute la série.

Vous ne pouvez pas réduire la capacité en dessous du nombre de participants déjà confirmés. Une augmentation laissant des places disponibles peut faire avancer des clients de la liste d'attente. Vérifiez donc les participants après une modification de capacité.

Arrêter une récurrence

L'action Désactiver la récurrence propose une option distincte : Annuler également les séances futures déjà générées.

Sans cette option, vous désactivez la récurrence mais conservez les séances déjà créées. Avec l'option, les futures séances concernées et leurs inscriptions sont annulées. Relisez votre choix : arrêter une règle de répétition et annuler des engagements existants sont deux conséquences différentes.

Ajouter et suivre les participants

1. Cliquez sur une séance dans le calendrier : les Participants s'affichent directement dans sa fiche, sans ouvrir une seconde fenêtre.
2. Consultez le nombre de places occupées et le nombre de personnes en attente.
3. Sélectionnez un client, puis choisissez le Règlement :
   • Inscription gratuite : aucune somme ni crédit n'est demandé ;
   • Utiliser 1 crédit : un crédit valide du client est débité (son solde est affiché ; l'option est grisée s'il n'en a aucun) ;
   • Envoyer une demande de paiement par e-mail : une demande au tarif TTC de la séance est créée et le client reçoit un lien pour payer en ligne (Mollie ou Stripe). Sa place reste réservée : la demande n'a pas d'échéance automatique.
4. Cliquez sur Ajouter et vérifiez le résultat : Confirmé ou En attente.

Les séances d'une série portent une icône de récurrence dans les vues mois, semaine et jour, même lorsqu'elles ont été modifiées individuellement. Leur fiche propose Modifier la récurrence pour ouvrir le formulaire de la série liée, avec les mêmes choix de portée. Une série désactivée est signalée et ne peut pas être modifiée. Les actions disponibles dépendent de vos permissions.

Si une place est disponible, le client est confirmé. Si la séance est complète et la liste d'attente active, il rejoint cette liste. Sans liste d'attente, une séance complète refuse une nouvelle inscription. Un même client ne doit pas être ajouté deux fois à la même séance.

Le règlement choisi est enregistré en même temps que la place. Un crédit insuffisant, un client sans adresse e-mail, l'absence de prestataire de paiement ou un cours gratuit refusent l'ajout sans rien enregistrer. La demande de paiement par e-mail requiert le droit de créer des demandes de paiement. En liste d'attente, seul le mode est retenu : le crédit est débité ou la demande créée au moment où la personne est promue, depuis son compte Réservéo. Une demande de paiement n'est pas un encaissement : le participant affiche Règlement attendu jusqu'au paiement complet.

Libérer une place

Utilisez Annuler l'inscription, indiquez le motif et confirmez. Si l'inscription a été réglée par crédit ou payée en ligne, la fenêtre propose aussi une Compensation (voir plus bas). Lorsqu'une place confirmée est libérée, le premier client en liste d'attente peut être promu, selon l'ordre d'attente.

Exemple : une séance de dix places affiche dix confirmations et deux personnes en attente. L'annulation d'une personne confirmée peut faire passer la première personne en attente dans les confirmations. Si un règlement est demandé dans Réservéo, cette promotion ne débite pas automatiquement le client : il doit finaliser son règlement dans son compte.

Choisir le thème de Réservéo

Dans Cours collectifs → Paramètres → Réservéo, la section Apparence de Réservéo propose Corail, Océan, Forêt, Prune, Or, Minuit, Anthracite et Noir & Or. Corail est le thème par défaut. Or associe ivoire et doré ; Minuit, Anthracite et Noir & Or sont sombres, y compris les formulaires et les cartes de séances. Le choix est indépendant du mode clair/sombre de votre navigateur.

Sélectionnez un aperçu, puis cliquez sur Appliquer le thème pour enregistrer le choix de l’organisation active. Sans application, rien ne change. Le droit de modification des cours collectifs est nécessaire ; un accès en lecture permet seulement de consulter le thème.

Le thème concerne le planning, la connexion, le compte, les packs et les pages de réservation, y compris sur le sous-domaine de l’organisation. Rechargez Réservéo pour voir le changement ; le planning peut conserver son cache pendant une minute. Les réservations, paiements et thèmes des emails restent inchangés.

Fuchsia est un thème clair avec sa propre mise en page, appelée Clinique : une barre latérale sur ordinateur et une barre flottante en bas d'écran sur mobile, avec des cartes à effet verre et une typographie dédiée. Les huit autres thèmes conservent la mise en page actuelle du planning.

Avec Fuchsia, la page racine de l'organisation devient un écran d'accueil au lieu du planning : un message de bienvenue, la prochaine séance avec un compte à rebours, et pour les clients connectés leurs séances réservées ce mois-ci ainsi que leurs prochaines séances ; les visiteurs voient à la place la prochaine séance publique, les séances à venir avec leurs places disponibles et un bouton de connexion. Le planning lui-même se trouve désormais sur /{organisation}/planning, avec des vues semaine, jour, liste et mois, des filtres par activité et par lieu, et un panneau latéral par séance — le prix n'y est pas affiché ; la réservation se fait toujours depuis la page de la séance. Les liens de réservation et les pages de séance restent inchangés.

Sur l'accueil et le planning Fuchsia, les places disponibles sont actualisées automatiquement toutes les 60 secondes (mise en pause quand l'onglet du navigateur est en arrière-plan), avec une indication de la fraîcheur des données. Si une séance complète retrouve une place entre deux actualisations, une notification apparaît. Une courte introduction s'ouvre lors de la première visite de l'accueil Fuchsia et peut être rouverte à tout moment avec le bouton ?.

Fuchsia n'inclut pas le pointage QR, les notifications en temps réel (la disponibilité n'est actualisée que périodiquement), le prix des séances dans le panneau du planning, ni les nouvelles vues de planning pour les huit autres thèmes.

Utiliser votre propre domaine

Dans Cours collectifs → Paramètres → Réservéo, la section Domaine personnalisé de Réservéo permet d’associer un domaine à l’organisation active. Exemple fictif : booking.atelier-exemple.be ouvre le même portail que atelier-exemple.reserveo.be. L’adresse Réservéo existante reste disponible. Une organisation possède au plus un domaine personnalisé vérifié ; le même domaine ne peut pas appartenir à deux organisations.

Vous devez pouvoir modifier les DNS du domaine et disposer du droit de modification des cours collectifs. Un accès en lecture permet de consulter les réglages. Le domaine doit également être ajouté par l’administrateur à l’hébergement Réservéo, avec un certificat HTTPS ; la vérification DNS ne réalise pas cette étape.

1. Saisissez le domaine seul, sans https:// ni chemin, puis cliquez sur Préparer le domaine.
2. Chez votre fournisseur DNS, créez le CNAME du domaine vers la cible exacte affichée dans Bookelio.
3. Ajoutez le TXT au nom _reserveo.<domaine> avec la valeur complète reserveo-verification=<jeton affiché> fournie par Bookelio. Copiez le nom et la valeur sans les modifier.
4. Après propagation des deux enregistrements, cliquez sur Vérifier le domaine. La vérification exige le TXT exact et le CNAME vers la cible affichée ; en cas d’échec, corrigez les DNS ou attendez leur propagation avant de réessayer.
5. Faites confirmer l’enregistrement du domaine sur l’hébergement et son certificat HTTPS, puis ouvrez le lien pour le tester avant de le partager avec vos clients.

Préparer un remplacement conserve le domaine actuellement vérifié jusqu’à la réussite de la nouvelle vérification. Retirer le domaine supprime immédiatement le domaine actif et celui en attente ; les clients peuvent continuer à utiliser l’adresse Réservéo existante. Si les réglages ont été modifiés ailleurs, votre saisie est conservée et Recharger les réglages est nécessaire avant de poursuivre ; abandonner une saisie modifiée demande confirmation.

Configurer le règlement Réservéo

La carte Règlement des inscriptions Réservéo permet d'activer un règlement pour les nouvelles inscriptions et de choisir les méthodes autorisées :

• Crédits : un crédit par séance, sous réserve d'un solde valide.
• Euros en ligne : paiement par le prestataire configuré pour l'organisation.
• Euros sur place : montant dû à encaisser et à rapprocher par l'équipe.

Le tarif en euros reprend le prix TTC du cours, calculé avec son propre tarif et sa politique de TVA. Sans règlement activé, le parcours conserve son fonctionnement gratuit historique. Modifier ce réglage ne facture pas rétroactivement les anciennes inscriptions.

La liste d'attente n'entraîne aucun débit. Une inscription confirmée peut encore afficher Règlement attendu : confirmation de place et règlement sont deux états séparés. Ne marquez pas un paiement comme reçu simplement parce que la personne apparaît parmi les participants.

Le parcours client Réservéo repose sur une connexion par lien e-mail et une confirmation explicite. L'annulation publique en libre-service n'est pas un parcours disponible à promettre actuellement ; votre équipe gère les demandes d'annulation depuis le tableau de bord.

Le planning public affiche une semaine sur grand écran et un jour sélectionné sur mobile, avec des filtres par activité, lieu et places disponibles. Mon compte et Crédits & packs sont des pages dans le même cadre que le planning : inscriptions, solde et achats sont accessibles sans modale. Après confirmation d'un règlement en ligne, le client est directement redirigé vers le prestataire. Un paiement en attente peut être repris depuis l'inscription ou le pack concerné ; au retour, le statut se vérifie automatiquement pendant quelques instants. Le retour du navigateur ne suffit jamais à confirmer le paiement ou à ajouter des crédits.

Emails et facturation des cours collectifs

Les nouvelles inscriptions déclenchent une confirmation ou un avis de liste d'attente. Une promotion, une modification d'horaire/salle/animateur ou une annulation donne lieu à un email de suivi. Les avis de règlement distinguent un montant dû, un paiement intégral reçu et un crédit consommé. Un achat de pack réglé confirme les crédits attribués. Ces emails sont en français et reprennent l'apparence de l'organisation ; une adresse client et un service email opérationnels sont nécessaires. Les envois sont traités en arrière-plan et réessayés en cas d'erreur.

Dans Paramètres > Facturation, activez Cours collectifs et packs pour facturer les prochains encaissements intégraux en euros. L'option est désactivée par défaut et indépendante des formations/réservations classiques. Un règlement sur place doit d'abord être enregistré comme reçu dans les paiements. Les séances gratuites et celles réglées en crédits ne sont pas facturées à nouveau : le pack est facturé à l'achat. Aucun rattrapage des anciens encaissements n'est lancé. Les coordonnées de facturation et services email/stockage doivent être complets ; les documents restent accessibles dans la facturation habituelle.

Choisir l'envoi lors d'un déplacement ou d'une annulation

Dans les fenêtres de modification et d'annulation Bookelio, Prévenir les participants par e-mail est coché par défaut. Décochez-le pour effectuer ce déplacement ou cette annulation sans avis par e-mail. Le choix est conservé si l'enregistrement échoue et revient à coché à la prochaine ouverture.

Pour déplacer plusieurs séances, modifiez la récurrence et choisissez la portée future adaptée, y compris les exceptions si vous souhaitez les reprendre. Tous les déplacements de cette action sont réunis dans un seul e-mail par adresse destinataire, avec uniquement les séances qui concernent cette adresse. Il en va de même lorsque vous désactivez une série en annulant ses séances futures. Une modification de règle seule ou de capacité seule n'envoie pas d'avis de déplacement. Les confirmations de promotion depuis la liste d'attente et les reçus de paiement restent indépendants.

Créer des packs et attribuer des crédits

Dans Packs et crédits :

1. Créez un pack avec un nom, une quantité de crédits et, si nécessaire, une durée de validité.
2. Renseignez son prix lorsque vous en avez l'usage.
3. Pour la vente en ligne dans Réservéo, activez explicitement cette option sur le pack et vérifiez le prix HTVA ainsi que la politique de TVA.
4. Sélectionnez un client dans la section de crédits.
5. Consultez son solde disponible et ses lots attribués.
6. Pour une attribution administrative, utilisez Attribuer des crédits avec un pack ou une attribution libre et une note interne utile.
7. Contrôlez l'historique des mouvements après l'opération.

Une attribution administrative n'est pas la preuve du paiement d'un pack. Dans un achat en ligne, les crédits sont attribués après confirmation du règlement complet ; leur validité démarre à l'attribution. Désactiver un pack empêche son usage futur comme offre active mais ne supprime pas les crédits déjà attribués.

Annulations et conséquences financières

Lors de l'annulation d'une inscription, ou d'une séance entière, Bookelio propose une Compensation pour chaque participant concerné. Le crédit est le choix par défaut.

• Inscription réglée en crédit : Rendre le crédit utilisé ou Aucune compensation (annulation tardive, par exemple). Le crédit revient à son lot d'origine s'il est encore valable, sans prolonger sa validité ; si le lot a expiré ou a été révoqué, un nouveau crédit sans échéance est ajouté.
• Inscription payée en euros : Attribuer un crédit (un crédit sans échéance au lieu d'un remboursement), Rembourser … (paiement Mollie ou Stripe, montant encore remboursable) ou Aucune compensation. Attribuer un crédit requiert le droit de gérer les crédits ; rembourser, le droit de rembourser les paiements. Sans ces droits, l'option correspondante n'est pas proposée.

Lors de l'annulation d'une séance, seuls les participants ayant un crédit utilisé ou un paiement à compenser sont listés, chacun avec son propre choix. Le remboursement est demandé au prestataire après l'annulation : un échec n'annule pas l'annulation ; il est signalé et peut être relancé depuis la page de la demande de paiement. Un paiement sur place ou externe se rembourse depuis cette même page si vous ne choisissez pas un crédit. Une demande de paiement non réglée est simplement clôturée. Un paiement en cours bloque l'annulation : vérifiez son statut avant de réessayer.

Les achats de packs ont une conséquence sur les crédits déjà accordés. Ne lancez pas un remboursement générique en supposant que les crédits seront automatiquement repris : faites vérifier le dossier et la procédure adaptée.

Dépannage rapide

L'activité n'est pas proposée

Vérifiez son activation pour les cours collectifs et ses associations avec la salle et l'animateur. Consultez également les droits du compte.

Le client possède des crédits mais ne peut pas les utiliser

Contrôlez l'organisation, les dates de validité des lots, le solde disponible et l'autorisation du règlement par crédits. Ne confondez pas le nombre historiquement attribué avec le nombre encore utilisable.

Il manque des séances dans une série

Vérifiez l'horizon de génération, la date de fin et les conflits signalés à la création. Un nombre de conflits ignorés signifie que certaines occurrences n'ont pas été créées ; contrôlez les ressources avant de les ajouter manuellement.