Organiser les cours collectifs, packs et crédits

Quand utiliser les cours collectifs ?

Le module Cours collectifs gère une séance à horaire fixé à laquelle plusieurs clients peuvent s'inscrire individuellement. Chaque séance possède une activité, un animateur, une salle, une durée, une capacité et éventuellement une liste d'attente.

Utilisez ce module pour un atelier hebdomadaire de douze places, par exemple. Une réservation classique protège plutôt un créneau pour une prestation ; une formation possède son propre suivi de dates et d'attestations. Ces trois parcours ne sont pas interchangeables.

Dans le menu, ouvrez Planning → Cours collectifs. Les packs sont accessibles depuis Planning → Packs et crédits. Votre organisation doit disposer du module et votre compte des droits nécessaires. Le portail public Réservéo est un espace distinct, lorsqu'il est configuré pour votre organisation.

Préparer une activité collective

1. Préparez d'abord le service, les salles et les membres qui peuvent assurer l'activité.
2. Ouvrez Cours collectifs et repérez l'activité à configurer.
3. Cliquez sur Configurer.
4. Activez sa disponibilité pour les cours collectifs.
5. Renseignez la capacité par défaut et choisissez si la liste d'attente est autorisée.
6. Complétez les informations facultatives, comme l'estimation de calories si elle correspond à votre usage.
7. Enregistrez puis ouvrez le calendrier.

Une activité existante n'est pas nécessairement activée pour les cours collectifs. L'activité doit également être liée à la salle et à l'animateur choisis ; la simple existence d'une salle dans l'organisation ne suffit pas.

Créer une séance ponctuelle

1. Dans le calendrier, cliquez sur Nouvelle séance.
2. Sélectionnez l'activité, l'animateur et la salle.
3. Renseignez la date, l'heure et la durée en minutes.
4. Vérifiez la capacité et la liste d'attente proposées pour cette séance.
5. Créez la séance et contrôlez son emplacement dans le calendrier.

Bookelio vérifie les conflits avec d'autres cours collectifs et avec les réservations existantes de la salle ou du membre. Un conflit peut donc provenir d'un rendez-vous individuel que vous ne voyez pas dans la seule vue des cours collectifs.

La page de calendrier présente les huit prochaines semaines. L'absence d'une séance située au-delà de cette fenêtre ne signifie pas automatiquement qu'elle a été supprimée.

Planifier une récurrence hebdomadaire

La section Récurrences hebdomadaires permet de créer une série :

1. Cliquez sur Nouvelle récurrence.
2. Choisissez l'activité, l'animateur et la salle.
3. Définissez le jour, la première date, l'heure locale et le fuseau horaire.
4. Renseignez la durée et les paramètres de capacité.
5. Indiquez une date de fin si la série est limitée.
6. Créez la récurrence et lisez le résultat de génération.
7. Vérifiez le nombre de séances créées et les conflits éventuellement ignorés.

La création génère par défaut un horizon de douze semaines, sous réserve de la date de fin. Une récurrence sans date de fin ne signifie pas que toutes les séances futures existent déjà indéfiniment. Contrôlez régulièrement votre horizon réellement planifié.

Le fuseau horaire est important pour conserver une heure locale cohérente, notamment lors des changements d'heure. Pour un cours à 18 h, renseignez l'heure locale attendue et le fuseau correspondant, plutôt que de décaler manuellement chaque séance.

Modifier une seule occurrence

Ouvrez la modification de la séance concernée pour changer ses paramètres. Une séance issue d'une récurrence peut ainsi être ajustée individuellement ; cela ne réécrit pas toute la série.

Vous ne pouvez pas réduire la capacité en dessous du nombre de participants déjà confirmés. Une augmentation laissant des places disponibles peut faire avancer des clients de la liste d'attente. Vérifiez donc les participants après une modification de capacité.

Arrêter une récurrence

L'action Désactiver la récurrence propose une option distincte : Annuler également les séances futures déjà générées.

Sans cette option, vous désactivez la récurrence mais conservez les séances déjà créées. Avec l'option, les futures séances concernées et leurs inscriptions sont annulées. Relisez votre choix : arrêter une règle de répétition et annuler des engagements existants sont deux conséquences différentes.

Ajouter et suivre les participants

1. Sur une séance, ouvrez Participants.
2. Consultez le nombre de places occupées et le nombre de personnes en attente.
3. Sélectionnez un client et cliquez sur Ajouter.
4. Vérifiez le résultat : Confirmé ou En attente.

Si une place est disponible, le client est confirmé. Si la séance est complète et la liste d'attente active, il rejoint cette liste. Sans liste d'attente, une séance complète refuse une nouvelle inscription. Un même client ne doit pas être ajouté deux fois à la même séance.

L'ajout administratif gère le placement du client. Il ne lance pas automatiquement le parcours payant Réservéo : ne supposez pas qu'ajouter un participant depuis ce dialogue a consommé un crédit ou encaissé son tarif.

Libérer une place

Utilisez Annuler l'inscription, indiquez le motif et confirmez. Lorsqu'une place confirmée est libérée, le premier client en liste d'attente peut être promu, selon l'ordre d'attente.

Exemple : une séance de dix places affiche dix confirmations et deux personnes en attente. L'annulation d'une personne confirmée peut faire passer la première personne en attente dans les confirmations. Si un règlement est demandé dans Réservéo, cette promotion ne débite pas automatiquement le client : il doit finaliser son règlement dans son compte.

Configurer le règlement Réservéo

La carte Règlement des inscriptions Réservéo permet d'activer un règlement pour les nouvelles inscriptions et de choisir les méthodes autorisées :

• Crédits : un crédit par séance, sous réserve d'un solde valide.
• Euros en ligne : paiement par le prestataire configuré pour l'organisation.
• Euros sur place : montant dû à encaisser et à rapprocher par l'équipe.

Le tarif en euros reprend le prix TTC de l'activité. Sans règlement activé, le parcours conserve son fonctionnement gratuit historique. Modifier ce réglage ne facture pas rétroactivement les anciennes inscriptions.

La liste d'attente n'entraîne aucun débit. Une inscription confirmée peut encore afficher Règlement attendu : confirmation de place et règlement sont deux états séparés. Ne marquez pas un paiement comme reçu simplement parce que la personne apparaît parmi les participants.

Le parcours client Réservéo repose sur une connexion par lien e-mail et une confirmation explicite. L'annulation publique en libre-service n'est pas un parcours disponible à promettre actuellement ; votre équipe gère les demandes d'annulation depuis le tableau de bord.

Créer des packs et attribuer des crédits

Dans Packs et crédits :

1. Créez un pack avec un nom, une quantité de crédits et, si nécessaire, une durée de validité.
2. Renseignez son prix lorsque vous en avez l'usage.
3. Pour la vente en ligne dans Réservéo, activez explicitement cette option sur le pack et vérifiez le prix HTVA ainsi que la politique de TVA.
4. Sélectionnez un client dans la section de crédits.
5. Consultez son solde disponible et ses lots attribués.
6. Pour une attribution administrative, utilisez Attribuer des crédits avec un pack ou une attribution libre et une note interne utile.
7. Contrôlez l'historique des mouvements après l'opération.

Une attribution administrative n'est pas la preuve du paiement d'un pack. Dans un achat en ligne, les crédits sont attribués après confirmation du règlement complet ; leur validité démarre à l'attribution. Désactiver un pack empêche son usage futur comme offre active mais ne supprime pas les crédits déjà attribués.

Annulations et conséquences financières

L'annulation administrative d'une inscription réglée en crédits restitue le crédit au lot d'origine, sans prolonger sa validité. Si ce lot est expiré, un crédit restitué n'est donc pas nécessairement disponible pour une nouvelle séance.

Les remboursements en euros ne sont pas automatiquement exécutés par cette annulation. Ils nécessitent une action financière distincte. Un paiement en cours peut bloquer l'annulation : vérifiez son statut avant de réessayer.

Les achats de packs ont une conséquence sur les crédits déjà accordés. Ne lancez pas un remboursement générique en supposant que les crédits seront automatiquement repris : faites vérifier le dossier et la procédure adaptée.

Dépannage rapide

L'activité n'est pas proposée

Vérifiez son activation pour les cours collectifs et ses associations avec la salle et l'animateur. Consultez également les droits du compte.

Le client possède des crédits mais ne peut pas les utiliser

Contrôlez l'organisation, les dates de validité des lots, le solde disponible et l'autorisation du règlement par crédits. Ne confondez pas le nombre historiquement attribué avec le nombre encore utilisable.

Il manque des séances dans une série

Vérifiez l'horizon de génération, la date de fin et les conflits signalés à la création. Un nombre de conflits ignorés signifie que certaines occurrences n'ont pas été créées ; contrôlez les ressources avant de les ajouter manuellement.