Envoyer et recevoir des documents via Peppol

Ce que fait Peppol dans Bookelio

L’intégration Peppol permet de transmettre des factures et notes de crédit sous une forme structurée, puis de suivre le résultat de leur transmission. Elle permet également de consulter les documents reçus pour les identifiants de réception associés à votre organisation.

L’envoi Peppol n’est ni un paiement ni un envoi d’e-mail. Une facture peut avoir été envoyée sur Peppol sans être réglée. Le fichier XML UBL contient les données structurées ; le PDF permet de lire le document. Les deux représentations ne correspondent pas à deux ventes différentes.

Ce guide décrit l’utilisation de Bookelio. Il ne détermine pas les obligations de facturation électronique applicables à votre entreprise ou à une opération donnée.

Préparer l’émission

Vérifiez d’abord les informations de l’entreprise, son identifiant fiscal, son adresse et les données du client. Les identifiants Peppol de l’expéditeur et du destinataire sont utilisés pour acheminer le document : un simple nom commercial ne suffit pas à identifier une boîte de réception.

L’organisation peut utiliser ses propres identifiants de connexion au prestataire Peppol, configurés dans les paramètres d’identifiants de connexion, ou le service par défaut de la plateforme lorsqu’il est disponible. Dans ce second cas, un superadministrateur Bookelio doit autoriser l’identifiant d’émission de votre organisation. Cette autorisation n’est pas un réglage à modifier dans les variables ordinaires du tableau de bord.

Si Bookelio indique que l’accès Peppol n’est pas activé ou que l’identifiant de l’émetteur n’est pas autorisé, contactez l’administrateur de la plateforme. Ajouter un numéro dans une autre fiche ou recréer la facture sans correction de configuration ne règle pas ce problème.

Envoyer une facture ou un avoir

1. Créez le document selon le guide de facturation.
2. Dans Documents, ouvrez l’onglet Factures ou Notes de crédit et retrouvez la pièce concernée.
3. Vérifiez le client, le numéro, les montants et le PDF avant tout envoi.
4. Ouvrez le menu d’actions de la ligne et choisissez l’envoi Peppol.
5. Attendez le résultat puis consultez le badge Peppol du document.

L’action nécessite la version structurée du document et les droits correspondants. Elle n’est pas proposée lorsqu’une transmission est déjà en attente ou que le dernier envoi est réussi. N’utilisez pas plusieurs onglets pour tenter de forcer des transmissions simultanées.

Certains parcours de facturation automatique tentent également une transmission Peppol lorsque celle-ci est possible. Avant un envoi manuel, vérifiez donc l’historique : le document a peut-être déjà été transmis par ce parcours.

Lire les statuts et l’historique

Cliquez sur le badge Peppol pour ouvrir l’historique. Il présente la date de soumission, la dernière mise à jour, le statut et, lorsqu’il existe, le message d’erreur. Ces informations permettent de distinguer un problème de données d’un problème de configuration ou de disponibilité du prestataire.

Exemple : vous avez créé une facture, puis lancé son envoi. Le badge reste En attente. Le téléchargement du PDF fonctionne malgré cela, car produire ou consulter la pièce ne signifie pas que sa transmission externe est terminée. Conservez la facture existante et faites examiner la transmission plutôt que d’en créer une seconde.

Traiter les erreurs courantes

L’identifiant d’émission n’est pas autorisé

Le service par défaut peut être opérationnel sans être encore autorisé pour votre organisation. Transmettez à l’administrateur le numéro du document et le message exact. L’autorisation de l’expéditeur relève du superadministrateur ; vos droits de gestion des factures ne suffisent pas à la modifier.

Les coordonnées du destinataire sont incorrectes

Comparez les données du client et celles utilisées dans le document. La correction d’une fiche client n’implique pas la réécriture d’un XML déjà créé. Demandez quelle procédure de correction appliquer au document existant avant une nouvelle transmission.

Une transmission reste en attente

Actualisez la liste après un délai raisonnable, puis ouvrez l’historique. Si le statut ne change pas, fournissez sa date et son numéro à votre administrateur. Ne considérez pas un simple délai comme un échec définitif et ne multipliez pas les envois.

Le bouton d’envoi est absent

Vérifiez vos droits, la présence de la version XML, le type de vue — sortante ou entrante — et l’état de la dernière transmission. Une action absente peut être une protection normale contre un nouvel envoi.

Activer et utiliser la réception

La réception nécessite un enregistrement spécifique des identifiants de l’organisation, réalisé depuis la superadministration Bookelio. Une organisation peut avoir plusieurs identifiants de réception, mais un identifiant ne peut pas être attribué à plusieurs organisations de la plateforme.

L’inscription à la réception et l’autorisation d’émission sont deux sujets distincts. Il n’est pas nécessaire d’activer la réception pour pouvoir émettre lorsque l’émission est correctement configurée. Inversement, disposer de factures envoyées avec succès ne prouve pas que votre réception est enregistrée.

Pour consulter les pièces reçues, ouvrez Documents puis l’onglet des documents entrants. Retrouvez le document, ouvrez ses détails et son aperçu PDF. Vous consultez les pièces adressées à l’organisation active, pas une boîte globale regroupant toutes les organisations.

La réception d’une facture fournisseur ne réalise pas son paiement. Vérifiez votre procédure de contrôle et de règlement habituelle ; ne la confondez pas avec les demandes de paiement que vous adressez à vos propres clients.

Informations à fournir pour obtenir de l’aide

Préparez le nom de l’organisation, le numéro et le type du document, le sens de circulation, la date de tentative et le message visible dans l’historique. Ne communiquez jamais les secrets de connexion au prestataire dans une capture ou un message de support. Le guide de dépannage aide à vérifier les causes communes sans altérer vos données.